Prawo zamówień publicznych narzuca rygorystyczne zasady weryfikacji podmiotów ubiegających się o realizację kontraktów. Każdy przedsiębiorca musi udokumentować swoje kwalifikacje, co bywa procesem złożonym i czasochłonnym. Nadchodząca certyfikacja wykonawców ma na celu znaczące uproszczenie tych procedur, stanowiąc oficjalne potwierdzenie wiarygodności i zdolności firmy do realizacji zamówień publicznych.
Na czym polega certyfikacja wykonawców w zamówieniach publicznych?
W polskim systemie prawnym obowiązuje Ustawa z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych. Nie znajdziemy w niej jednak zagadnienia certyfikacji wykonawców, które jest istotne z punktu widzenia każdego podmiotu ubiegającego się o realizację określonego zamówienia publicznego.
Pojęcie certyfikacji dotyczy usprawnienia i standaryzacji procesu weryfikacji podmiotowej przedsiębiorców starających się o kontrakty publiczne. Jest to dobrowolne narzędzie, które potwierdza, że wykonawca spełnia określone wymogi formalne i ma niezbędne zdolności do należytego wykonania zamówienia, bez konieczności każdorazowego gromadzenia i przedstawiania wielu dokumentów w poszczególnych przetargach.
Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to narzędzie wprowadzone Ustawą z 5 sierpnia 2025 roku o takim samym tytule. Wspomniany akt prawny ma wejść w życie w lipcu 2026 roku. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ww. ustawy certyfikacja, o której udzielenie może wystąpić wykonawca, jest przeprowadzana na potrzeby ubiegania się o udzielenie zamówienia i służy potwierdzeniu niepodlegania wykonawcy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia lub potwierdzeniu jego zdolności do należytego wykonania zamówienia.
Certyfikacja polega więc na poddaniu się przez wykonawcę niezależnej weryfikacji prowadzonej przez wyspecjalizowany podmiot certyfikujący. Instytucje te, aby móc prowadzić taką działalność, muszą najpierw uzyskać akredytację (np. w Polskim Centrum Akredytacji). Celem jest wydanie Certyfikatu Wykonawcy Zamówień Publicznych, który stanowi urzędowy dowód na to, że firma jest rzetelna i przygotowana do realizacji konkretnego rodzaju zamówień. Proces ten ma na celu przede wszystkim potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania, a także potwierdzenie zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia w określonym zakresie.
Certyfikacja to pewnego rodzaju wstępny audyt konkretnego przedsiębiorstwa . Wykonawca, zamiast w każdym przetargu przedkładać zaświadczenia z urzędów, wykazy robót czy referencje, może posłużyć się jednym dokumentem – certyfikatem. To z kolei ma tworzyć domniemanie prawdziwości informacji w nim zawartych, znacznie przyspieszając pracę zamawiającego w zakresie kwalifikacji podmiotowej.
Zakres i obowiązywanie certyfikatów wykonawców
Zgodnie z założeniami nowej ustawy certyfikaty mają być wydawane na określony czas (od roku do trzech lat) i rejestrowane w jawnej, ogólnodostępnej Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców, co zapewni transparentność i ułatwi weryfikację przez zamawiających. Polski system przewiduje możliwość uzyskania dwóch głównych typów certyfikatów, które odnoszą się do dwóch kluczowych obszarów kwalifikacji podmiotowej:
- Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu (Certyfikat Negatywny) – ten rodzaj certyfikacji ma na celu potwierdzenie, że wobec wykonawcy nie zachodzą okoliczności stanowiące podstawę do wykluczenia z postępowania. Obejmuje to m.in. kluczowe kwestie formalno-prawne i finansowe. Tego rodzaju certyfikat potwierdza m.in. niekaralność za określone przestępstwa (np. o charakterze korupcyjnym), brak zaległości publicznoprawnych, a także brak konfliktu interesów, co skutkowałoby wykluczeniem danego podmiotu z przetargu.
- Certyfikacja zdolności wykonawcy (Certyfikat Pozytywny) – ten certyfikat skupia się na potwierdzeniu zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Zdolności te są profilowane, czyli odnoszą się do konkretnych obszarów działalności (np. roboty budowlane określonego typu, usługi IT, dostawy sprzętu medycznego). Certyfikacja ta ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu m.in. posiadania odpowiedniej zdolności technicznej lub zawodowej, stabilnej sytuacji ekonomicznej lub finansowej, a także spełniania wymogów odnoszących się do określonych norm, np. norm zarządzania jakością (np. ISO 9001), norm zarządzania środowiskowego (np. ISO 14001) czy w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych.
Przykład 1.
Firma A, która regularnie startuje w przetargach, uzyskuje certyfikat potwierdzający brak podstaw wykluczenia. W kolejnych 20 postępowaniach – zamiast za każdym razem dostarczać aktualne zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego czy Urzędu Skarbowego – po prostu załącza ważny certyfikat, co radykalnie zmniejsza jej obciążenie administracyjne i skraca czas przygotowania oferty.
Przykład 2.
Firma B specjalizująca się w budowie mostów uzyskuje certyfikat zdolności, który potwierdza jej doświadczenie w realizacji tego typu robót o wartości do 10 milionów złotych oraz dysponuje wyspecjalizowanym personelem i sprzętem. W postępowaniu na budowę wiaduktu zamawiający, zamiast szczegółowo weryfikować referencje i wykazy sprzętu, przyjmuje certyfikat jako wystarczający dowód spełnienia tych warunków.
Jak uzyskać certyfikat wykonawcy zamówienia publicznego?
Proces uzyskania certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych rozpoczyna się od złożenia wniosku do wybranego, akredytowanego podmiotu certyfikującego. Polskie Centrum Akredytacji prowadzi ogólnodostępny rejestr akredytowanych podmiotów. Aby znaleźć jednostki certyfikujące uprawnione do certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, należy szukać w tym rejestrze podmiotów, które uzyskały akredytację w nowym, dedykowanym zakresie, wynikającym z ustawy. Ten rejestr stanowi podstawowe źródło informacji o tym, kto faktycznie może prowadzić certyfikację. Ustawa przewiduje, że minister właściwy do spraw gospodarki będzie prowadził ogólnodostępną Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców. Choć jej głównym celem jest gromadzenie wydanych certyfikatów, będzie ona również zawierała informacje o tym, kto wydaje omawiane certyfikaty.
Po złożeniu wniosku do właściwego podmiotu certyfikacyjnego rozpoczyna się analiza dokumentów finansowych i prawnych wnioskodawcy, a także sprawdzenie firmy pod kątem technicznym i kadrowym. Kluczowym elementem tej procedury jest to, że wykonawca przedstawia wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia tylko raz na potrzeby certyfikacji. W praktyce oznacza to dla niego ogromną oszczędność czasu i zasobów, które w tradycyjnym modelu byłyby wielokrotnie angażowane w różnych przetargach.
Po pomyślnym zakończeniu audytu wydany certyfikat trafia do publicznej bazy danych i staje się podstawowym środkiem dowodowym w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Jego największa moc prawna tkwi w stworzeniu domniemania, że informacje w nim zawarte są prawdziwe.
Dla zamawiającego oznacza to, że – co do zasady – nie musi on już żądać dodatkowych, szczegółowych dokumentów potwierdzających okoliczności objęte certyfikatem. Zamawiający może podważyć to domniemanie i wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów jedynie wtedy, gdy ma uzasadnione wątpliwości co do aktualności lub prawdziwości informacji zawartych w certyfikacie.
Przykład 3.
Firma C ubiega się o zamówienie na usługi serwisowe sprzętu specjalistycznego. Otrzymała certyfikat zdolności potwierdzający, że dysponuje pięcioma technikami z określonymi uprawnieniami oraz sprzętem diagnostycznym wymaganym w tej kategorii zamówień. Zamawiający, po otwarciu ofert, widzi certyfikat, który potwierdza spełnienie warunków. Nie musi więc prosić o kopie dyplomów, zaświadczenia o uprawnieniach techników ani o wykaz sprzętu – przyjmuje, że informacje są prawdziwe.
Jeżeli zamawiający otrzymałby informację, że firma C niedawno zwolniła czterech z tych techników, mógłby wezwać wykonawcę do wyjaśnień, podważając tym samym domniemanie prawdziwości danych zawartych w certyfikacie. W standardowej procedurze zamawiający musiałby jednak przeprowadzać całą weryfikację od nowa. Dzięki temu mechanizmowi certyfikacja nie tylko upraszcza proces dla wykonawców, ale przede wszystkim znacząco przyspiesza weryfikację po stronie zamawiającego, redukując ryzyko opóźnień i sporów związanych z badaniem i oceną dokumentów podmiotowych.
Jakie są korzyści z certyfikacji wykonawców zamówień publicznych?
Certyfikacja ma przynieść korzyści zarówno wykonawcom, jak i zamawiającym, wpisując się w szerszy cel usprawnienia i profesjonalizacji postępowań publicznych. Wśród korzyści dla wykonawców można wskazać przykładowo:
- ograniczenie formalności i kosztów związanych z gromadzeniem dokumentacji do przetargu – zamiast ponosić koszty i czas na uzyskiwanie zaświadczeń, wykonawca raz płaci za certyfikację;
- uproszczenie udziału w przetargach – jeden certyfikat zastępuje szereg podmiotowych środków dowodowych, co ułatwia i przyspiesza przygotowanie oferty, szczególnie dotyczy to sektora małych i średnich przedsiębiorstw;
- wiarygodność i przejrzystość – uzyskanie certyfikatu przez niezależny podmiot zwiększa wiarygodność firmy na rynku zamówień publicznych i stanowi mocny argument potwierdzający jej rzetelność.
Jeśli chodzi o korzyści dla zamawiających, to w tym zakresie możemy wskazać:
- przyspieszenie kwalifikacji podmiotowej – domniemanie prawdziwości danych zawartych w certyfikacie pozwala na szybszą weryfikację wykonawców przy jednoczesnym ograniczeniu czasochłonnego procesu badania dokumentów;
- redukcję ryzyka proceduralnego – weryfikacja przez wyspecjalizowane i akredytowane jednostki minimalizuje ryzyko błędów po stronie zamawiającego przy ocenie warunków udziału;
- skuteczniejszą weryfikację uczestnika przetargu – wyspecjalizowane podmioty certyfikujące, mające odpowiednie doświadczenie, są w stanie przeprowadzić bardziej dogłębną i obiektywną ocenę zdolności wykonawców.
Podsumowanie
Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych stanowi dodatkowe narzędzie, które ma funkcjonować równolegle do dotychczasowych metod wykazania spełniania warunków udziału i braku podstaw wykluczenia. Ma ono w założeniu uprościć, przyspieszyć i ustandaryzować część procesu przetargowego, czyniąc rynek zamówień publicznych bardziej dostępnym i efektywnym.
