Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej w większości przypadków jest zależny od wysokości sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Granica po przekroczeniu której dany podatnik powinien dokonywać rejestru fiskalnego wynosi:
- 20.000 zł dla przedsiębiorców rozpoczynających w danym roku działalność;
- 40.000 zł dla pozostałych działalności.
Przepisy przewidują wyjątki dla niektórych rodzajów sprzedaży, odnośnie których obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej powstaje jeszcze przed dokonaniem pierwszej czynności związanej z taką sprzedażą.
Co się jednak dzieje gdy ryczałtowiec nie ma obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej, a nabywca nie żąda od niego rachunku? Czy trzeba udokumentować taką sprzedaż? Jeśli tak to w jaki sposób?
Oczywiście taką sprzedaż należy udokumentować bowiem wpływa ona na rozliczenie podatku dochodowego oraz w zależności od tego czy ryczałtowiec jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie może wpływać na rozliczenie podatku od towarów i usług. Nieewidencjonowaną na kasie fiskalnej sprzedaż, której nie towarzyszy wystawienie rachunku ani faktury nazywa się sprzedażą bezrachunkową lub niefiskalną.
Bezrachunkową sprzedaż dokumentuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, które do ewidencji przychodów wprowadza się na podstawie dowodu wewnętrznego. W dokumencie tym powinna widnieć zsumowana wartość przychodów za dany dzień, ale również wyróżnienie przychodów z podziałem na poszczególne stawki ryczałtu. Zapisu dokonuje się na koniec dnia nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.
W zależności od tego czy dany przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie kwoty sprzedaży podawane są albo w wysokości brutto, albo z podziałem na kwoty netto, podatek VAT oraz suma wartości - kwota brutto. Na koniec miesiąca sporządza się miesięczne zestawienie sprzedaży bezrachunkowej dla celów VAT, na podstawie którego wyliczony podatek ujmuje się w deklaracji VAT-7.
Ponieważ nie da się zapamiętać wartości sprzedaży nieudokumentowanej paragonem, rachunkiem ani fakturą warto jest dla tego celu prowadzić zeszyt z dziennym zestawieniem sprzedaży, który uprości podatnikowi ewidencjonowanie tego rodzaju sprzedaży. Wpisów należy dokonywać chronologicznie, a sprzedaż podzielić na poszczególne stawki podatku. Należy również pamiętać o numerowaniu stron w zeszycie oraz o podsumowaniu miesiąca, w którym podatnicy VAT będą zobowiązani wyliczyć dla poszczególnych stawek przychodów wartość netto oraz podatek VAT.
