Założenie spółki prawa handlowego tworzy nowy podmiot, którego podstawą są wspólnicy. Ich rola może być różna – od aktywnego prowadzenia spraw firmy po bierne uczestnictwo w zyskach. Rodzi to kluczowe pytanie o zasady współpracy: jak wygląda praca wspólnika na rzecz spółki od strony formalnej? Wyjaśniamy, kiedy wspólnik może świadczyć usługi lub być zatrudniony w swojej firmie i na jakich zasadach może otrzymywać za to wynagrodzenie.
Rola wspólnika w spółce handlowej
Spółki handlowe, mimo że uzależnione od swoich założycieli, stanowią oddzielne podmioty prawa. Spółki kapitałowe, jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna, mają osobowość prawną. Są one niezależnymi podmiotami prawa, które posiadają własny majątek, mogą we własnym imieniu zawierać umowy, zaciągać zobowiązania czy zatrudniać pracowników.
Wspólnicy spółek kapitałowych nie są tożsami z założonymi podmiotami. Ich podstawowa rola polega na wniesieniu wkładów i uczestniczeniu w zyskach. Co istotne w omawianym temacie, wkłady te nie mogą polegać na świadczeniu pracy lub usług. Oprócz tego mogą oni tworzyć organy zarządzające i kontrolne, ale wcale nie są do tego zobligowani prawnie. Istnieje tu zatem spora rozbieżność w funkcjonowaniu prawno-gospodarczym między wspólnikami a spółką.
W nieco innej sytuacji znajdują się spółki osobowe. Te opierają się na osobistym zaangażowaniu wspólników. Nie są one osobami prawnymi, jak ma to miejsce w przypadku spółek kapitałowych. Posiadają jedynie zdolność prawną. Co do zasady, każdy wspólnik spółki osobowej ma prawo i zarazem obowiązek prowadzenia spraw spółki. „Praca wspólnika” na rzecz spółki w tym wypadku stanowi naturalny element członkostwa w spółce. Podsumowując – ich byt i funkcjonowanie są silnie związane z osobami wspólników.
Praca wspólnika na rzecz spółki kapitałowej
Z racji na duże różnice między spółkami kapitałowymi i osobowymi w kwestii osobowości prawnej i związania roli wspólników z samymi spółkami warto rozdzielić obie te grupy podmiotów przy omawianiu pracy wspólnika w spółce.
Zaczniemy od spółek kapitałowych, gdyż tutaj sprawa jest nieco prostsza. Wspólnicy nie są tożsami ze spółką, a dzięki temu nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonywali oni pracę na rzecz spółki. Prawo nie stawia przy tym żadnych ograniczeń co do formy zatrudnienia. Wybór zależy jedynie od rodzaju spółki, roli wspólnika oraz charakteru zlecanych zadań.
Umowa o pracę
W spółkach kapitałowych praca wspólnika jest jak najbardziej możliwa. Przepisy prawa nie stawiają tutaj większych przeszkód. Jednym ze stosunków prawnych, jakie spółka może zawrzeć z udziałowcem, jest umowa o pracę. Należy jednak pamiętać, że praca ta nie może być pozorna, musi ona odpowiadać wszystkim wymogom stawianym przez Kodeks pracy, tj. pracownik przestrzega poleceń przełożonych oraz wykonuje swoje zadania w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
Nie zawsze jednak takie zatrudnienie będzie możliwe. Problemy pojawiają się w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. oraz spółki, w której zatrudniony posiada znaczącą większość udziałów (np. 95%). W takich wypadkach uznaje się, że nie ma mowy o stosunku podległości między spółką a pracownikiem (wspólnikiem), bez czego zawarcie umowy o pracę jest niemożliwe. Dana osoba nie może być jednocześnie swoim pracodawcą i pracownikiem.
Jakie są konsekwencje formalno-podatkowe zatrudnienia wspólnika na podstawie umowy o pracę? Przede wszystkim taki pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym tak jak każda inna osoba zatrudniona. Ponadto spółka ma obowiązek odprowadzania zaliczek na PIT oraz składek ZUS. Wynagrodzenie w tym wypadku jest uznawane za koszt uzyskania przychodu dla spółki.
Umowa zlecenia oraz umowa o dzieło
Jeżeli współpraca na linii spółka – wspólnik nie ma charakteru stałego, możliwe jest zawarcie umowy cywilnoprawnej. Najczęściej spotykana jest umowa zlecenia, zwłaszcza w przypadku świadczenia usług doradczych, marketingowych czy szkoleniowych. Z kolei po umowę o dzieło strony sięgają w sytuacji, gdy wspólnik ma wykonać określoną z góry jednorazową pracę, na przykład ma stworzyć stronę internetową firmy, opracować raport, przygotować strategię itd.
Mimo że nie jest to tak jednoznaczne, jak przy umowie o pracę, to również tym wypadku praca wspólnika w jednoosobowej spółce z o.o. lub spółce, w której wspólnik posiada zdecydowaną większość udziałów, na podstawie umowy zlecenie lub o dzieło może budzić wątpliwości, szczególnie urzędników z ZUS-u. Organ uznaje tutaj, że wspólnik działa sam ze sobą, czyli we własnej sprawie i we własnym interesie (nie można tu mówić o stronach umowy). W spółkach wieloosobowych problem ten raczej nie występuje.
Pod względem podatkowym wynagrodzenie z umowy zlecenie podlega podobnym regułom co umowa o pracę. Otóż to spółka jest płatnikiem podatku dochodowego, tj. to ona oblicza podatek, pobiera go z wynagrodzenia brutto i wpłaca na rzecz urzędu skarbowego. Ponadto spółka jako zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę (wspólnika) do ZUS-u i odprowadzać za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że zleceniobiorca jest zwolniony z tego obowiązku. Aktualnie wygląda to w ten sposób, że umowa zlecenia podlega pod obowiązkowe składki ZUS, jeśli dla zleceniobiorcy jest jedynym źródłem dochodu. Kolejne umowy, o ile nie są zawarte z pracodawcą, a wartość wynagrodzenia z pierwszej umowy przekracza wysokość minimalnego wynagrodzenia, nie muszą być już oskładkowane.
Odnośnie do umowy o dzieło to spółka jest odpowiedzialna za pobranie i odprowadzenie do urzędu skarbowego podatku dochodowego. Ten rodzaj współpracy jest jednak zwolniony ze składek ZUS.
Powołanie do pełnienia funkcji w organach spółki
Wynagrodzenie za pracę wspólnik może uzyskiwać również na podstawie powołania. Tutaj jednak jest to ograniczone do pełnienia funkcji w organach spółki, tj. w zarządzie, radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Wynagrodzenie to jest wówczas regulowane uchwałą zgromadzenia wspólników (w spółce z o.o.) lub walnego zgromadzenia (w spółce akcyjnej).
Praca na podstawie samego powołania podlega opodatkowaniu PIT. Co do ZUS-u, to zależy już od organu, w jakim funkcję pełni wspólnik. Członek zarządu nie jest objęty ubezpieczeniem społecznym, jednakże spółka ma obowiązek opłacania za niego składek zdrowotnych. W przypadku rady nadzorczej członkowie podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu. Z kolei przy komisji rewizyjnej – nie ma żadnego obowiązku w zakresie składek ZUS.
Świadczenie usług w ramach własnej działalności gospodarczej
Wspólnik, oprócz bycia właścicielem udziałów (akcji) w spółce, może również prowadzić własną działalność gospodarczą. To z kolei daje mu możliwość świadczenia w jej ramach usług na rzecz spółki. Jest to rozwiązanie szczególnie popularne w branży IT i marketingu.
W takim przypadku spółka zawiera ze wspólnikiem będącym przedsiębiorcą umowę B2B. Usługi są rozliczane na podstawie wystawianych faktur. Wynagrodzenie zatem stanowi przychód z działalności gospodarczej wspólnika, spółka nie ma tutaj żadnych obowiązków w zakresie PIT i ZUS.
Trzeba jednak uważać na ryzyko zakwestionowania takiej współpracy przez organy państwowe i uznanie ich za ukryty stosunek pracy. Będzie tak, zwłaszcza jeśli charakter świadczenia usług ma cechy ciągłości i podporządkowania.
Praca wspólnika w spółce osobowej
Spółki osobowe, czyli spóła jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna, opierają się na osobistym zaangażowaniu wspólników. To z kolei nieco komplikuje możliwość zatrudnienia wspólników jako pracowników spółki.
Zgodnie z zasadami Kodeksu spółek handlowych (ksh; z wyjątkami) każdy wspólnik spółki osobowej prowadzi sprawy spółki. To oznacza, że wspólnik ma prawo i obowiązek uczestniczyć w podejmowaniu decyzji dotyczących działalności firmy i wykonywać czynności związane z funkcjonowaniem spółki, a jego zapłatą za to jest udział w zyskach. „Praca” na rzecz spółki jest traktowana jako naturalny element członkostwa i nie wymaga zawierania dodatkowych umów.
Co więcej, jak możemy przeczytać w art. 46 ksh, za prowadzenie spraw spółki wspólnik nie otrzymuje wynagrodzenia. Istnieje jednak możliwość przyznania wspólnikowi w umowie lub uchwale spółki odrębnego wynagrodzenia – obok partycypowania w zyskach spółki – za świadczenie usług polegających na zarządzaniu firmą.
Możliwość świadczenia usług na rzecz spółki
Choć co do zasady wspólnik nie otrzymuje pensji za zaangażowanie włożone w funkcjonowanie spółki, to są takie sytuacje, kiedy będzie mu się należało wynagrodzenie za dodatkową pracę świadczoną na rzecz firmy.
Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z 3 lipca 2020 roku (znak: 0114-KDIP3-1.4011.360.2020.1.EC), w sytuacji gdy wspólnik spółki jawnej świadczy usługi dla tej spółki jako odrębny podmiot prowadzący działalność gospodarczą na własny rachunek, to transakcje zawierane z tą spółką następują na podstawie stosunku prawnego łączącego dwa odrębne podmioty gospodarcze. Przepisy nie przewidują ograniczenia w zakresie możliwości zawierania umów między odrębnymi podmiotami gospodarczymi, w których ta sama osoba fizyczna prowadząca indywidualną działalność gospodarczą świadczy usługi na rzecz spółki jawnej, w której jest również wspólnikiem. Sam fakt, że wspólnikiem spółki jawnej jest ta sama osoba, która świadczy usługi na rzecz spółki, nie stanowi przeszkody do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wspólników spółki jawnej wydatków na nabycie usług od wspólnika świadczonych przez niego w ramach prowadzonej odrębnie indywidualnej działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Wspólnik spółki jawnej prowadzi w jej ramach firmę kamieniarską. Oprócz tego ma również JDG w przedmiocie marketingu w sieci. Czy w takim wypadku może on zawrzeć umowę zlecenie na prowadzenie kont spółki w social mediach?
Tak, przedmiot działalności spółki oraz JDG wspólnika nie pokrywa się ze sobą. Stąd też wynika, że świadczenie usług na rzecz spółki nie naruszy w żaden sposób zakazu wynikającego z art. 46 ksh, zgodnie z którym za prowadzenie spraw spółki wspólnikowi nie przysługuje wynagrodzenie.
Zatem praca wspólnika na rzecz spółki osobowej jest możliwa. Ważne jest jednak, by zawarta umowa miała realny charakter, a nie służyła wyłącznie celom optymalizacji podatkowej lub omijaniu obowiązków ZUS. Sytuacje, w których wspólnik sztucznie zatrudnia się we własnej spółce, aby np. korzystać z ubezpieczenia chorobowego, są bardzo rzetelnie weryfikowane przez organy państwowe. Takie działanie może bardzo szybko przerodzić się w kary finansowe nałożone na spółkę.
