Wyrównanie świadczeń chorobowych – jak wykazać w ZUS

Rozliczenia z ZUS należą do najbardziej złożonych obowiązków administracyjnych polskich przedsiębiorców. W gąszczu przepisów i terminów łatwo o pomyłki, zwłaszcza w niestandardowych sytuacjach. Jedną z nich, wymagającą szczególnej precyzji, jest wyrównanie świadczeń chorobowych. Przyczyną może być błąd ludzki, źle obliczona podstawa wymiaru świadczenia czy zmiana kwalifikacji absencji. Niezależnie od powodu, na pracodawcy spoczywa obowiązek nie tylko wypłaty należności pracownikowi, ale też prawidłowego zaraportowania operacji w dokumentach ZUS, aby uniknąć wezwań do korekty, odsetek czy kontroli.

Rodzaje wyrównań świadczeń chorobowych – co i kiedy należy wyrównać?

Zanim zagłębimy się w techniczne aspekty raportowania i wypełniania poszczególnych pól w programie Płatnik, niezbędne jest precyzyjne rozróżnienie rodzajów świadczeń, które mogą podlegać wyrównaniu. Każde z nich ma odmienną naturę prawną i jest inaczej finansowane, co wprost przekłada się na sposób ich oskładkowania i opodatkowania. W praktyce kadrowo-płacowej najczęściej spotykamy się z trzema głównymi kategoriami wyrównań. Pierwszą i zdecydowanie najczęstszą jest wyrównanie wynagrodzenia za czas choroby, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy. Jest to świadczenie, które w całości finansowane jest bezpośrednio z majątku pracodawcy. Przysługuje ono pracownikowi za pierwsze 33 dni łącznej niezdolności do pracy w ciągu danego roku kalendarzowego (lub, w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia, za pierwsze 14 dni). Do jego zaniżenia dochodzi najczęściej na skutek błędu w ustaleniu podstawy wymiaru, np. poprzez nieuwzględnienie w niej premii kwartalnej, dodatku stażowego czy innego składnika wynagrodzenia, który zgodnie z przepisami powinien być w niej zawarty. Wyrównanie tego świadczenia jest w pełni obowiązkiem pracodawcy, który musi pokryć różnicę z własnych środków.

Drugim typem, o odmiennym charakterze, jest wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego. Zasiłek ten, w fundamentalnym przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego, jest finansowany ze środków publicznych, a konkretnie z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Przysługuje on ubezpieczonemu dopiero po wyczerpaniu okresu pobierania wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy, a więc od 34. dnia niezdolności do pracy (lub od 15. dnia dla pracowników po 50. roku życia). W tym miejscu kluczową rolę odgrywa wielkość zatrudnienia. Pracodawcy, którzy na 30 listopada poprzedniego roku zgłaszali do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, stają się tzw. płatnikami zasiłków. Oznacza to, że mają obowiązek obliczać i wypłacać te zasiłki w imieniu ZUS-u, a następnie potrącać wypłacone kwoty z należnych za dany miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne. Mniejsi pracodawcy (do 20 ubezpieczonych) jedynie kompletują i przekazują dokumentację do ZUS-u, a organ rentowy dokonuje wypłaty bezpośrednio na konto pracownika. Wyrównanie zasiłku może być więc konieczne zarówno po stronie pracodawcy-płatnika zasiłków (jeśli to on popełnił błąd w obliczeniach), jak i po stronie samego ZUS-u.

Trzecią, wysoce specyficzną kategorią, jest wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego. Ma ono miejsce w sytuacji, gdy niezdolność do pracy pracownika nie jest wynikiem zwykłej choroby, lecz została spowodowana udokumentowanym wypadkiem przy pracy lub zdiagnozowaną chorobą zawodową. W takim przypadku pracownikowi od pierwszego dnia absencji przysługuje zasiłek w preferencyjnej wysokości 100% podstawy wymiaru, który jest finansowany z odrębnego Funduszu Wypadkowego. W praktyce bardzo często zdarza się, że bezpośrednio po zdarzeniu absencja jest traktowana jako zwykła choroba – pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy w standardowej wysokości 80% podstawy wymiaru. Dopiero po pewnym czasie, po zebraniu dokumentacji i sporządzeniu protokołu powypadkowego, zdarzenie zostaje oficjalnie zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. Właśnie w tym momencie po stronie płatnika (pracodawcy lub ZUS-u) powstaje obowiązek ponownego przeliczenia całego świadczenia za okres od dnia wypadku i wypłaty pracownikowi powstałej różnicy do pełnych 100% podstawy wymiaru. Każdy z tych trzech scenariuszy, jak zobaczymy, wymaga zastosowania zupełnie innej procedury w raportach ZUS.

Wyrównanie świadczeń chorobowych w ZUS – klucz do poprawnych rozliczeń

Najważniejszą i fundamentalną zasadą, którą należy bezwzględnie zapamiętać przy rozliczaniu wszelkiego rodzaju wyrównań, jest to, że operacji tej dokonujemy na bieżąco, w dokumentach rozliczeniowych składanych za miesiąc, w którym nastąpiła faktyczna wypłata wyrównania na rzecz pracownika. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi, a nawet nie powinien cofać się w czasie i korygować imiennych raportów ZUS za miesiące, których dotyczyła pierwotna, zaniżona wypłata. Taki mechanizm byłby niezwykle uciążliwy, czasochłonny i generowałby konieczność sporządzania wielomiesięcznych, łańcuszkowych korekt deklaracji rozliczeniowej DRA i raportów imiennych, co mogłoby prowadzić do chaosu w dokumentacji. Zamiast tego, ustawodawca przewidział znacznie prostsze i bardziej eleganckie rozwiązanie – specjalne, dedykowane kody świadczenia/przerwy, które pozwalają na zaraportowanie kwoty wyrównania w bieżącym okresie rozliczeniowym, z jednoczesnym precyzyjnym wskazaniem, jakiego okresu w przeszłości ono dotyczy. Głównym dokumentem służącym do tego celu jest imienny raport miesięczny ZUS RSA, w którym ewidencjonuje się wypłacone świadczenia i przerwy w opłacaniu składek.

W raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym pracodawca fizycznie przelał pracownikowi wyrównanie, należy wypełnić odrębny blok informacyjny dedykowany tej konkretnej operacji. Wpisuje się w nim oczywiście dane identyfikacyjne pracownika oraz jego kod tytułu ubezpieczenia. Kluczowe z punktu widzenia prawidłowości rozliczenia są jednak 3 pola: „Kod świadczenia/przerwy”, „Okres od-do” oraz „Kwota”. W zależności od rodzaju wyrównywanego świadczenia, którego naturę omówiliśmy wcześniej, należy użyć jednego z następujących, ściśle określonych kodów:

• 335 – dla wyrównania wynagrodzenia za czas choroby (finansowanego przez pracodawcę),

• 317 – dla wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego (finansowanego z FUS),

• 318 – dla wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (finansowanego z Funduszu Wypadkowego). 

W polu „Okres od-do” należy bezwzględnie wpisać przedział czasowy, za który pierwotnie przysługiwało zaniżone świadczenie (np. miesiąc, w którym pracownik chorował), natomiast w polu „Kwota” wpisujemy łączną kwotę brutto wypłaconego wyrównania.

Sprawa komplikuje się nieznacznie, ale w sposób niezwykle istotny, w przypadku wyrównania wynagrodzenia chorobowego (kod 335). Wynika to z faktu, że od tego konkretnego świadczenia należy naliczyć i odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wyrównanie zasiłków (kody 317 i 318), jako świadczeń z ubezpieczenia społecznego, jest z tego obowiązku całkowicie zwolnione. Oznacza to, że kwotę brutto wyrównania wynagrodzenia chorobowego pracodawca musi dodatkowo uwzględnić w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, składanym również za miesiąc dokonania wypłaty. Kwotę tę należy zsumować z innymi przychodami pracownika z danego miesiąca, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (np. z wynagrodzeniem za pracę), i od łącznej, zsumowanej podstawy obliczyć składkę w wysokości 9%. Jest to fundamentalna różnica, której pominięcie jest jednym z najczęstszych i najpoważniejszych błędów, prowadzącym wprost do powstania zaległości w opłacaniu składek i wszczęcia postępowania przez ZUS.

Wyrównanie a podatki – jak prawidłowo obliczyć i odprowadzić zaliczkę na PIT?

Kwestie związane z prawidłowym zaraportowaniem operacji w ZUS-ie to jedna, niezwykle ważna strona medalu. Druga, równie istotna i niosąca ryzyko błędu, to prawidłowe rozliczenie podatkowe wypłaconego wyrównania. Zarówno wyrównanie wynagrodzenia chorobowego, jak i wyrównanie zasiłku stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu. Jednakże, co kluczowe, sposób jego kwalifikacji do źródła przychodów i w konsekwencji metoda opodatkowania są diametralnie różne.

[alert-info] Dwa różne źródła przychodu:

• Wyrównanie wynagrodzenia chorobowego (kod 335) to przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że przy obliczaniu zaliczki na podatek uwzględniasz koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek (PIT-2).

• Wyrównanie zasiłku chorobowego (kody 317, 318) to przychód z innych źródeł. Oznacza to, że zaliczkę na podatek pobierasz od pełnej kwoty brutto, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej podatek. [alert-info]

Ta pozornie subtelna różnica w podejściu ma bardzo istotne znaczenie dla kwoty netto, jaką finalnie otrzyma pracownik. Niezależnie od rodzaju wszystkie wypłacone w danym roku kalendarzowym kwoty wyrównań (zarówno wynagrodzenia chorobowego, jak i zasiłków) pracodawca musi zsumować i wykazać w rocznej informacji PIT-11, którą przekazuje pracownikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu do końca lutego następnego roku. Kwoty te zostaną wykazane w odpowiednich, odrębnych rubrykach, w zależności od zakwalifikowanego źródła przychodu.

Praktyczne przykłady rozliczenia wyrównań

Aby w pełni zobrazować omówione, niekiedy skomplikowane zasady, przeanalizujmy dwa rozbudowane, konkretne przypadki, z którymi może spotkać się każdy przedsiębiorca w swojej codziennej praktyce.

Przykład 1.

Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby od 10 do 19 maja 2025 roku. Pracodawca, w wyniku błędu w dziale kadr, przyjął do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego zaniżoną kwotę, pomijając przyznaną w poprzednich miesiącach premię uznaniową. W rezultacie pracownik otrzymał świadczenie niższe o 500 zł brutto. Błąd został wykryty podczas wewnętrznego audytu w lipcu, a 28 lipca 2025 roku pracodawca wypłacił pracownikowi należne wyrównanie. Pracownik w lipcu otrzymał również wynagrodzenie za pracę w wysokości 5000 zł brutto. W dokumentach rozliczeniowych ZUS za lipiec 2025 roku pracodawca musi:

1. W raporcie ZUS RSA – wypełnić odrębny blok dla danego pracownika, wpisując kod świadczenia/przerwy 335, okres od 10 do 19 maja 2025 roku oraz kwotę 500,00 zł.

2. W raporcie ZUS RCA – doliczyć kwotę 500 zł do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawa ta wyniesie 5500 zł (5000 zł wynagrodzenia + 500 zł wyrównania). Składka zdrowotna naliczona od samego wyrównania to 45 zł (500 zł * 9%).

3. Rozliczenie podatkowe (lista płac) – od kwoty 500 zł brutto pracodawca potrąca składkę zdrowotną w wysokości 45 zł. Następnie oblicza zaliczkę na podatek dochodowy (12%), uwzględniając koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek (jeśli nie zostały w całości wykorzystane przy wynagrodzeniu zasadniczym). Kwota netto do wypłaty z tytułu wyrównania będzie pomniejszona zarówno o składkę zdrowotną, jak i zaliczkę na podatek.

Przykład 2.

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały marzec 2025 roku (od 1 do 31 marca). Pracodawca, będący płatnikiem zasiłków, wypłacił mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w standardowej wysokości 80% podstawy wymiaru. W sierpniu 2025 roku, po długotrwałym postępowaniu, zespół powypadkowy zatwierdził protokół, w którym uznał to zdarzenie za wypadek przy pracy. W związku z tym pracownikowi należy się wyrównanie zasiłku do 100% podstawy wymiaru za cały okres absencji. Różnica ta wyniosła 850 zł brutto i została wypłacona pracownikowi wraz z sierpniowym wynagrodzeniem, 25 sierpnia 2025 roku. W dokumentach rozliczeniowych ZUS za sierpień 2025 roku pracodawca musi:

1. W raporcie ZUS RSA – wypełnić blok dla pracownika, wpisując kod świadczenia/przerwy 318, okres od 1 do 31 marca 2025 roku oraz kwotę 850,00 zł.

2. W raporcie ZUS RCA – nie dokonuje absolutnie żadnych zmian związanych z tym wyrównaniem. Od wyrównania zasiłku (zarówno chorobowego, jak i wypadkowego) nie nalicza się składki na ubezpieczenie zdrowotne.

3. Rozliczenie podatkowe (lista płac) – pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy (12%) od pełnej kwoty brutto, czyli od 850 zł. Kwota ta jest traktowana jako przychód z innych źródeł, a więc przy obliczaniu zaliczki nie pomniejsza się jej o koszty uzyskania przychodu ani nie stosuje się kwoty zmniejszającej podatek. Zaliczka wyniesie 102 zł (850 zł * 12%).

Podsumowanie przykładów

Terminy i przedawnienie – o czym należy pamiętać?

Prawidłowe i terminowe rozliczenie to fundament unikania problemów z ZUS-em. Dokumenty rozliczeniowe (komplet składający się z deklaracji ZUS DRA oraz raportów imiennych ZUS RCA, RSA) zawierające informacje o wyrównaniach należy złożyć i opłacić w standardowych, ustawowych terminach, które zależą od formy prawnej i statusu płatnika składek.

W kontekście wyrównań warto również mieć świadomość istnienia instytucji przedawnienia roszczeń, która działa w obie strony. Roszczenie pracownika o wypłatę zaniżonego świadczenia chorobowego nie jest bezterminowe. Zgodnie z art. 67 ustawy zasiłkowej, roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego (a co za tym idzie, również o jego wyrównanie) co do zasady przedawnia się z upływem 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jest to stosunkowo krótki termin. Istnieje jednak niezwykle ważny wyjątek od tej reguły – jeżeli niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku w terminie nastąpiło z przyczyn całkowicie niezależnych od ubezpieczonego (np. długotrwała hospitalizacja uniemożliwiająca kontakt), termin ten liczy się od dnia, w którym ustała owa przeszkoda. Co więcej, w sytuacji, gdy błąd w naliczeniu świadczenia leży ewidentnie po stronie płatnika składek (pracodawcy) lub samego ZUS-u, termin przedawnienia roszczeń o świadczenia z ubezpieczenia społecznego wynosi 3 lata. To właśnie ten dłuższy termin ma najczęściej zastosowanie w praktyce i daje pracownikowi znacznie szersze pole do dochodzenia swoich praw.

Podsumowanie

Podsumowując, prawidłowe wykazanie wyrównania świadczeń chorobowych w dokumentach ZUS, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowane, opiera się na kilku logicznych i kluczowych zasadach. Najważniejsze z nich to raportowanie operacji w miesiącu jej faktycznej wypłaty, stosowanie właściwych, dedykowanych kodów wyrównawczych, pamiętanie o odmiennych zasadach oskładkowania wyrównania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz o fundamentalnych różnicach w ich opodatkowaniu. Staranne, świadome i pozbawione pośpiechu podejście do tego zagadnienia pozwala nie tylko na rzetelne spełnienie obowiązków prawnych, ale także na budowanie wizerunku wiarygodnego i profesjonalnego pracodawcy, który dba o prawidłowe i transparentne rozliczenia ze swoimi pracownikami oraz z instytucjami państwa.