Ekwiwalent urlopowy w świadectwie pracy

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, w tym dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku – z uwzględnieniem dni urlopu, za które wypłacono mu ekwiwalent urlopowy.

Prawo do urlopu wypoczynkowego i jego cel

Zgodnie z art. 14 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. W myśl art. 152 kp pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (dalej „urlop”), i prawa tego pracownik nie może się zrzec.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 kp).

Urlop w naturze

W związku z celem, jakiemu służy urlop wypoczynkowy, powinien być on udzielany w naturze (tzn. poprzez umożliwienie pracownikowi faktycznego korzystania z dni wolnych) oraz w określonych terminach – zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę, a w przypadku nieustalenia planu urlopów, po porozumieniu z pracownikiem. Na wniosek pracownicy, pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, którzy korzystają z urlopu macierzyńskiego, udziela się im urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (asrt. 163 kp). W niektórych przypadkach opisanych w art. 164-167 kp możliwe jest przesunięcie terminu urlopu. Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kp należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kp).

Ekwiwalent urlopowy

Odstąpienie od generalnej zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy taki sposób udzielenia urlopu nie jest możliwy. Jest to przypadek opisany w art. 171 kp. Zgodnie z tym przepisem w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. 

Przykład 1.

Umowa o pracę została rozwiązana 30 czerwca. Pracownikowi za 6 miesięcy pracy (styczeń-czerwiec) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, przysługiwał urlop proporcjonalny w wymiarze 13 dni (26 dni × 6/12). Do 30 czerwca pracownik wykorzystał w naturze 10 dni, czyli 80 godzin urlopu (10 × 8 godzin). W związku z tym pracodawca wypłacił pracownikowi ekwiwalent pieniężny za 3 dni urlopu, czyli za 24 godziny (3 × 8 godzin). 

Przykład 2.

31 marca strony rozwiązały umowę o pracę zawartą na czas określony. W dniu rozwiązania umowy pracownik miał niewykorzystane 2 dni (16 godzin) urlopu wypoczynkowego. Jednak w związku z tym, że strony zawarły 1 kwietnia kolejną umowę o pracę, pracodawca zdecydował, że pracownik wykorzysta ten urlop w czasie trwania drugiej umowy.

Wysokość ekwiwalentu

Zgodnie z § 18 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17 tego rozporządzenia przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia, a następnie;
• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie;
• mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent urlopowy w świadectwie pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, w którym należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 1 i 2 kp).

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku.

Jak wynika ze wzoru świadectwa pracy stanowiącego załącznik do wspomnianego rozporządzenia, pracodawca powinien w ust. 6 pkt 1 świadectwa zawrzeć informację:

• o wymiarze, w jakim pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w okresie zatrudnienia, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, w tym
• o wymiarze urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na podstawie art. 167² kp (czyli tzw. urlopu na żądanie).

Zgodnie z pouczeniem zamieszczonym na wspomnianym wzorze pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku

kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent urlopowy; odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin tzw. urlopu na żądanie, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² kp.

W związku z powyższym w świadectwie pracy należy podać liczbę dni przysługującego i wykorzystanego urlopu, bez wskazywania, w jaki sposób urlop wykorzystano – w naturze czy poprzez wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego. Sposób wykorzystania urlopu nie ma bowiem istotnego znaczenia dla kolejnego pracodawcy, w przeciwieństwie do informacji:

• o liczbie dni wykorzystanych w danym roku kalendarzowym – ma to znaczenie przy ustalaniu prawa pracownika do urlopu proporcjonalnego, o którym mowa w art. 155¹ kp, oraz
• o liczbie dni wykorzystanego urlopu na żądanie – kolejny pracodawca wie dzięki temu, w jakim zakresie pracownik wykorzystał przysługujący mu w tym trybie urlop, który w danym roku kalendarzowym może wynieść maksymalnie 4 dni (art. 167² kp).

Przykład 3.

Informacja dotycząca wykorzystania urlopu wypoczynkowego, zawarta w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy może brzmieć następująco:

„6. W okresie zatrudnienia pracownik:

1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni, w tym 2 dni urlopu udzielonego na podstawie art. 167² kp”.

Przy sporządzaniu świadectwa pracy dni urlopu wypoczynkowego, za które wypłacono pracownikowi ekwiwalent urlopowy, traktuje się tak samo, jak dni wykorzystania urlopu w naturze – jako dni wykorzystanego urlopu.