Sposoby na obniżenie kosztów zatrudnienia pracowników

Obecnie wszyscy borykają się z rosnącymi kosztami życia, ale również prowadzenia działalności gospodarczej. Już wiadomo o kolejnych podwyżkach cen gazu i prądu, które wykorzystywane są także przez przedsiębiorców. Ponadto wiemy również o rekordowym wzroście składek na ZUS, które obowiązywać mają od stycznia 2023 roku. W związku z tym coraz więcej przedsiębiorców będzie szukało oszczędności w prowadzonych przez siebie firmach, a jedną z nich może być obniżenie kosztów zatrudnienia pracowników.

Sposoby na obniżenie kosztów zatrudnienia pracowników

Najdalej idącym sposobem obniżenia kosztów zatrudnienia pracowników jest redukcja etatów, jednak ten sposób powinien być ostatecznością.

Mniej drastyczne środki, jakie może podjąć pracodawca w celu obniżenia kosztów zatrudnienia, to w szczególności:

• wprowadzenie przestoju;
• wypowiedzenie układu zbiorowego pracy, jeśli taki wprowadzono u pracodawcy;
• złożenie pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i płacy;
• zmniejszenie wymiaru czasu pracy pracowników;
• zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania układu zakładowego i/lub układu ponadzakładowego pracy;
• zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy;
• zatrudnienie pracowników na podstawie umów cywiloprawnych zamiast umowy o pracę.

Przestój

Pracodawca, u którego występują przerwy w pracy związane np. z dostępnością surowców, materiałów, aby obniżyć koszty zatrudnienia, może wprowadzić w firmie przestój.

W takiej sytuacji pracownikowi, który był gotów do wykonywania pracy, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, za czas niewykonywania pracy przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – wówczas 60% wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że w tym wypadku wynagrodzenie to nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Za czas przestoju spowodowanego warunkami atmosferycznymi wynagrodzenie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu przy pracach uzależnionych od tych warunków, jeżeli przepisy prawa pracy tak stanowią. W tej sytuacji powierzenie pracownikowi na czas takiego przestoju innej pracy skutkuje tym, że przysługiwać mu będzie wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę, chyba że przepisy prawa pracy przewidują, że należy mu się wynagrodzenie na takich samych zasadach jak pracownikowi, któremu pracodawca na czas przestoju powierzył inną pracę.

Wypowiedzenie układu zbiorowego pracy

Układ zbiorowy pracy jest porozumieniem regulującym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają obligatoryjnego wprowadzenia układu zbiorowego pracy. Zawarcie układu następuje w drodze rokowań. Podmiot występujący z inicjatywą jego zawarcia jest obowiązany powiadomić o tym każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, dla których ma być zawarty układ, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie organizacje związkowe.

Przepisy Kodeksu pracy określają formę układu, który musi zostać zawarty pisemnie na czas nieokreślony lub na czas określony, z zastrzeżeniem, że przed upływem terminu obowiązywania układu zawartego na czas określony strony mogą przedłużyć jego obowiązywanie na czas określony lub uznać układ za zawarty na czas nieokreślony.

W treści układu określa się zakres jego obowiązywania oraz wskazuje siedziby stron układu.

Układ obowiązuje do czasu jego rozwiązania , które może nastąpić na podstawie zgodnego oświadczenia stron lub z upływem okresu, na który został zawarty, albo na skutek wypowiedzenia z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron.

Po upływie okresu wypowiedzenia układu zbiorowego jego postanowienia przestają wiązać strony.

Często układy zbiorowe przewidują dodatkowe benefity dla pracowników, dlatego ich wypowiedzenie może pomóc przedsiębiorcy obniżyć koszty związane z zatrudnianiem pracowników.

Wypowiadając układ zbiorowy pracy, należy mieć na uwadze stanowisko wyrażone przez Sąd Najwyższy w wyroku z 3 marca 2011 roku, sygn. akt II PK 107/10, zgodnie z którym „[...] rozwiązanie układu zbiorowego pracy nie oznacza, że przejęte z tego układu korzystniejsze postanowienia umowy o pracę przestają obowiązywać, a treść stosunku pracy „cofa się” do stanu „przedukładowego”. W analizowanym zakresie zawartość normatywna art. 214¹³ § 2 kp nie pozostawia wątpliwości, że także po upływie okresu stosowania (obowiązywania) dotychczasowego układu zbiorowego pracy, wskutek jego rozwiązania w sposób prawem przewidziany (art. 241⁷ § 1 pkt 1–3 kp), wynikające z tego układu, a przejęte do treści indywidualnych stosunków pracy warunki istotne stosuje się do upływu okresu ich wypowiedzenia. [...] W przypadkach prowadzących do ustania obowiązywania układu zbiorowego [...] przezorny i zapobiegliwy pracodawca ma legalne możliwości doprowadzenia do zmian istotnych warunków umów o pracę [...]. Dopuszczalne jest bowiem wypowiedzenie przez pracodawcę warunków umowy o pracę w związku z ustaniem obowiązywania układu zbiorowego pracy, byle wywoływało ono skutek zmieniający w terminie przypadającym po upływie okresu obowiązywania układu [...].”.

Ponadto Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z 15 października 2008 roku, sygn. III PZP 1/08, wyraził pogląd, że „przepis art. 241¹³ § 2 zdanie drugie kp nie wyłącza wymagania zasadności wypowiedzenia warunków pracy i płacy (art. 45 § 1 w związku z art. 42 § 1 kp) oraz konsultacji zamiaru tego wypowiedzenia z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową (art. 38 kp), jeżeli rozwiązany układ zbiorowy pracy nie został zastąpiony nowym układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania”.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy

Kolejnym ze sposobów obniżenia kosztów zatrudnienia jest to, że pracodawca może zaproponować pracownikowi nowe warunki lub płacy. Propozycja ta powinna nastąpić na piśmie. Jeśli pracodawca to uczyni, mamy do czynienia z tzw. wypowiedzeniem zmieniającym warunki pracy lub płacy, do którego odpowiednio stosuje się przepisy o wypowiadaniu umowy o pracę.

Pracodawca w treści pisemnego wypowiedzenia warunków pracy lub płacy powinien zawrzeć pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni od otrzymania tego wypowiedzenia.

W przypadku składania wypowiedzenia zmieniającego warunki płacy lub pracy pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca jest obowiązany podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie oraz zawiadomić o zamiarze wręczenia wypowiedzenia zmieniającego reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową.

Dopuszczalne jest wręczenia wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy pracownikom objętym ochroną przedemerytalną, jeżeli wypowiedzenie stało się konieczne ze względu na:

1. wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy;
2. stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

Po złożeniu przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego warunki płacy lub pracy stosuje się domniemanie, że pracownik wyraził na nie zgodę, jeżeli przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych mu warunków. Pracodawca, wypowiadając warunki pracy lub płacy, ma obowiązek pouczyć o tym pracownika, a gdyby to nie nastąpiło, wówczas pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków do końca okresu wypowiedzenia.

Wskazać należy na stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w wyroku z 30 września 2011 roku, sygn. III PK 14/11: „uregulowaną w art. 42 kp instytucją wypowiedzenia zmieniającego można objąć zarówno warunki pracy i płacy, jak i jeden z tych elementów treści stosunku pracy. Zmiana musi być jednak istotna, albowiem wszelkie inne modyfikacje warunków zatrudnienia mieszczą się w kręgu uprawnień kierowniczych pracodawcy. Poza tym powinna być ona niekorzystna dla pracownika, gdyż poprawa warunków pracy i płacy nie wymaga zastosowania trybu wypowiedzenia (wyroki Sądu Najwyższego: z 7 listopada 1974 roku, I PR 332/74, OSNCP 1975 nr 6, poz. 103; z 18 maja 1978 roku, I PRN 40/78, niepublikowany i z 26 lipca 1979 roku, I PR 64/79, OSNCP 1980 nr 1, poz. 17)”.

Obniżenie wymiaru czasu pracy

Pracodawca, chcąc ograniczyć koszty zatrudnienia, może zmniejszyć wymiar czasu pracy pracownika, co powinno nastąpić w omówionej wyżej formie wypowiedzenia zmieniającego.

Porozumienie o zawieszeniu stosowania układu zbiorowego lub układu ponadzakładowego

Przepisy Kodeksu pracy pozwalają na zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania u danego pracodawcy, w całości lub w części, układu zakładowego oraz układu ponadzakładowego, bądź jednego z nich, na okres nie dłuższy niż 3 lata ze względu na sytuację finansową pracodawcy.

Porozumienie o zawieszeniu stosowania układu zakładowego zawierają jego strony. Gdy u pracodawcy obowiązuje jedynie układ ponadzakładowy, porozumienie o zawieszeniu stosowania tego układu lub niektórych jego postanowień mogą zawrzeć strony uprawnione do zawarcia układu zakładowego.

Zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania układu zakładowego lub układu ponadzakładowego u danego pracodawcy podlega zgłoszeniu do rejestru odpowiednio układów zakładowych lub układów ponadzakładowych. Ponadto informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego strony porozumienia przekazują jego stronom.

Porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy

Pracodawca, jeżeli jest to uzasadnione jego sytuacją finansową, może zawrzeć z reprezentująca pracowników organizacją związkową – a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy – porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy odnosi się wyłącznie do aktów wewnątrzzakładowego prawa pracy, tj. regulaminów oraz zakładowych porozumień i układów zbiorowych pracy, a także statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy w danym zakładzie pracy.

Po zawarciu porozumienia pracodawca przekazuje je właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy nie narusza regulacji dotyczącej zawieszenia stosowania zakładowego układu zbiorowego pracy. Skutkiem zawarcia porozumienia w praktyce będzie obniżenie wynagrodzeń lub pozbawienie pracowników dodatkowych świadczeń, jednakże związane z tym obniżenie kosztów zatrudnienia pozwala na utrzymanie miejsc pracy.

Zatrudnianie w oparciu o umowy cywilnoprawne

Jednym ze sposobów pracodawców na obniżenie kosztów zatrudnienia jest zatrudnianie pracowników w oparciu o umowy cywilnoprawne.

W przypadku pracowników zatrudnionych w innych firmach, których wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu, kosztem pracodawcy przy najczęściej zawieranej umowie zleceniu będzie jedynie wynagrodzenie brutto. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku studentów do 26. roku życia.

W przypadku osób zatrudnianych na umowę zlecenie, których umowa ta jest jedynym źródłem zatrudnienia, pracodawca ponosi te same ciężary, co w przypadku umowy o pracę.

Jeśli chodzi o umowę o dzieło, to kosztem przedsiębiorcy będzie jedynie wynagrodzenie brutto wypłacane wykonującemu dzieło.

Trudno wskazać najlepszy sposób obniżenia kosztów zatrudnienia. Każdy pracodawca musi samodzielnie rozważyć, który będzie dla niego najlepszy, uwzględniając specyfikę swojej firmy.