Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy do jednej z uproszczonych form ewidencji podatkowej. Przepisy prawne określają szczegółowo, kto podlega obowiązkowi jej prowadzenia oraz limity jakie muszą być przestrzegane.
Jak wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do prowadzenia KPiR zobowiązane są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki partnerskie, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki jawne osób fizycznych, których przychody netto ze sprzedaży w roku poprzednim nie przekroczyły równowartości 1.200.000 euro (4.936.560 zł w 2013 roku) . Po przekroczeniu tejże kwoty podmioty te są zobowiązane do prowadzenia tzw. pełnych ksiąg.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa m.in. jakie podmioty podlegają obowiązkowi prowadzenia księgi. Należą do nich osoby fizyczne, które uzyskują przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:
- wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
- prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
- duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
- będących przedsiębiorcami żeglugowymi w rozumieniu ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym.
W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi.
Istnieją również grupy podmiotów, których prowadzenie księgi nie obowiązuje:
- opłacające podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- wykonujące wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- wykonujące zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- dokonują odpłatnego zbycia składników majątku.
