Przesunięcia (przerzuty) towarów oraz materiałów występują najczęściej w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność wielozakładową. Jest to działanie naturalne i zrozumiałe, ponieważ w sytuacji, gdy w jednym zakładzie zabraknie określonego towaru można polegać na zasobach innego zakładu, należącego do tego samego podatnika. Przedsiębiorca jest jednak zobowiązany to dokumentowania tych zdarzeń gospodarczych odpowiednimi dowodami wewnętrznymi, które nazywane są dowodami przesunięć.
Konieczność tworzenia przez podatnika dowodów przesunięć uregulowana została w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Zgodnie z § 9 ust. 4 tego rozporządzenia, w przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej "dowodami przesunięć". Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.
W myśl ustępu 5 tego samego paragrafu, dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane:
- numer kolejny wpisu,
- datę dokonania przesunięcia,
- nazwę towarów lub materiałów,
- ilość,
- wartość przesuwanych towarów lub materiałów obliczoną według cen zakupu.
Ponadto, jeśli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć. Warunkiem w tym przypadku jest umieszczenie na dowodzie zakupu nazwy zakładu, do którego przekazuje te towary.
Często zdarza się, iż w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego, podatnik otrzymuje jedną fakturę zakupu, która dotyczy towarów nabywanych dla dwóch zakładów. W tym przypadku nie ma jednak zastosowania art. 9 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, dotyczący sporządzania dowodów przesunięć. Podstawą zapisu w tej sytuacji będzie faktura VAT. Dla własnych potrzeb podatnik może dokonać na niej adnotacji odnośnie określonych towarów przekazywanych do danego zakładu. W sytuacji takie nie ma także zastosowania dokument WZ, ponieważ służy on jedynie dokumentowaniu wydania materiału na zewnątrz firmy. Pozycję taką przyjął Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białym stoku z dnia 27 czerwca 2006 r. (RO-ZV/415/PDOF-253/333/US/06).
Przesunięcia towarów lub materiałów nie należy ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jest ona bowiem przeznaczona do ewidencjonowania operacji gospodarczych, które dokonywane są z podmiotami zewnętrznymi. Przesunięcie materiału nie stanowi dla podatnika ani kosztu, ani przychodu. Jest to przemieszczenie składników majątku w obrębie przedsiębiorstwa podatnika.
Jednak, zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami, dowody przesunięć stanowią dowody księgowe. Oznacza to, iż ich sporządzanie jest konieczne.
W przypadku niedopełnienia obowiązków, związanych z dokumentowaniem przesunięć towarów i materiałów, nie powstaną u podatnika zaległości podatkowe, ponieważ nie są to transakcje zewnętrzne. Brak dowodów przesunięć może skutkować odpowiedzialnością podatnika na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Ponadto, sporządzanie dowodów przesunięć stanowi ułatwienie do podatnika. Dzięki tym dowodom może on właściwie prowadzić gospodarkę magazynową przedsiębiorstwa.
