Jedna z podstawowych zasad prawa pracy stanowi, że pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja socjalne potrzeby pracowników. Realizacja tego zobowiązania następuje w ramach działalności socjalnej, która jest finansowana z odrębnego funduszu, ten z kolei jest tworzony z corocznych odpisów. Pracodawca może ponadto wypłacać świadczenie urlopowe, które jest ustalane na dany rok kalendarzowy. Ile zatem wynoszą odpisy na ZFŚS oraz świadczenie urlopowe w 2025 roku?
Podstawowe zasady w zakresie prowadzenia działalności socjalnej
Podstawowe regulacje w zakresie prowadzenia działalności socjalnej pracodawcy na rzecz pracowników regulują przepisy Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej „ustawą o ZFŚS”.
W ogólnym ujęciu zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej jako „ZFŚS” lub „Fundusz”) tworzą pracodawcy, którzy nie należą do sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do utworzenia Funduszu, przy czym:
- układ zbiorowy pracy (uzp) może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, a także może stanowić, że Fundusz nie będzie tworzony;
- postanowienia, o których mowa powyżej, mogą być zawarte w regulaminie wynagrodzenia, jeżeli pracownicy nie są objęci uzp;
- postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej, przy odpowiednim zastosowaniu art. 4 ustawy o ZFŚS.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS.
Jeżeli wskazani pracodawcy nie zamierzają tworzyć Funduszu ani wypłacać świadczenia urlopowego, to wówczas:
- pracodawcy nieobjęci uzp oraz nieobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania – informację w tej sprawie przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy;
- pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników:
- objęci uzp – informację w tej sprawie zawierają w uzp,
- nieobjęci uzp – informację w tej sprawie zawierają w regulaminie wynagradzania.
Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, który ustala się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Szczegółowe zasady w tej materii zawierają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zwanego dalej „rozporządzeniem”.
Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Natomiast w odniesieniu do rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia Funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Powyższa metoda ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych ma zastosowanie również wówczas, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż 1 rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.
Odpisy na ZFŚS obowiązujące w 2025 roku
Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Obwieszczenie w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w poprzednim roku Prezes GUS ogłasza w „Monitorze Polskim" nie później niż do 20 lutego roku kolejnego.
Zarówno odpis podstawowy, jak i odpisy szczególne i odpis zwiększający, ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Kwota mająca zastosowanie jako kryterium ustalania powyższych odpisów została zawarta w Obwieszczeniu Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2025 roku w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 roku i w drugim półroczu 2024 roku.
Zgodnie z tymi danymi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2024 roku wyniosło 7 140,52 zł, a w drugim półroczu 2024 roku wyniosło 7 262,39 zł.
Odpisy na ZFŚS obowiązujące w 2025 roku zostały wyszczególnione w tabeli zamieszczonej poniżej.
Odpis podstawowy na ZFŚS oraz odpisy szczególne na 2025 rok | |||
Rodzaj odpisu | Podstawa naliczenia odpisu | Stopa odpisu | Kwota odpisu |
Podstawowy — na jednego zatrudnionego | 7 262,39 zł | 37,5% | 2 723,40 zł |
Odpisy szczególne: |
| ||
na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze | 7 262,39 zł | 50,0% | 3 631,20 zł |
na zatrudnionego zaliczonego do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności (odpis fakultatywny) | 7 262,39 zł | 37,5%+6,25% | 3 177,30 zł |
na pracownika młodocianego | 7 262,39 zł | 5% – w I roku nauki | 363,12 zł |
6% – w II roku nauki | 435,74 zł | ||
7% – w III roku nauki | 508,37 zł | ||
Odpis zwiększający wysokość odpisu podstawowego na każdego emeryta objętego opieką socjalną pracodawcy (odpis fakultatywny) | 7 262,39 zł | 6,25% | 453,90 zł |
Odpis zwiększający Fundusz odnoszący się do pracodawców, którzy utworzyli żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczyli z Funduszu kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego odpisu podstawowego. Warunkiem dokonania zwiększenia jest przeznaczenie całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (odpis fakultatywny) | 7 262,39 zł | 7,5% | 544,68 zł |
Odpisy i zwiększenia u pracodawcy tworzą jeden Fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy o ZFŚS) oraz obciążają koszty działalności pracodawcy.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września danego roku kalendarzowego, z tym że do 31 maja tego roku należy przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów: podstawowego, na pracownika młodocianego oraz pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Świadczenie urlopowe w 2025 roku
Wysokość świadczenia urlopowego trzeba naliczyć wykorzystując przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w 2024 r. lub w drugim półroczu 2024 r., w zależności od tego, które jest wyższe. Obwieszczenie w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. Prezes GUS ogłosił w 19 lutego 2025 r.
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, pracodawcy niebędący jednostkami budżetowymi zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Możliwe jest także nietworzenie Funduszu i niewypłacanie świadczenia urlopowego, przy czym rezygnacja w tym zakresie przedmiotowym wymaga zastosowania odpowiednich procedur ustawowych.
W przypadku wypłacania świadczenia urlopowego przez wskazanych pracodawców wysokość tej należności nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego przyjętego na dany rok kalendarzowy.
Wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wynosi 3631,20 zł.
Świadczenie urlopowe dla pracowników, w tym wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Przykład 1.
Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe. Oprócz pracowników zatrudnionych w standardowych warunkach w firmie pracują także osoby wykonujące pracę w szczególnych warunkach, w tym na część etatu. 5 osób świadczy taką pracę na pełny etat — przysługuje im zatem świadczenie urlopowe w wysokości 3 631,20 zł. 4 osoby wykonują pracę w szczególnych warunkach w wymiarze 1/2 etatu, wobec czego należy im wypłacić wspomniane świadczenie w wysokości 1 815,60 zł. Pozostałym pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy świadczenie urlopowe jest należne w wysokości 2723,40 zł.
Przykład 2.
Pracodawca zatrudnia pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i na pół etatu. Ponadto w firmie są zatrudnieni pracownicy młodociani. Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe. W odniesieniu do pełnoetatowców wspomniana należność przysługuje w wysokości 2723,40 zł, natomiast osoby zatrudnione na pół etatu otrzymają 1361,70 zł. Stawki świadczenia urlopowego dla pracowników młodocianych nie podlegają modyfikacjom i przysługują w wysokości odpowiednio: 363,12 zł, 435,74 zł i 508,37 zł.
Odpisy na ZFŚS oraz świadczenie urlopowe w 2025 roku — podsumowanie
Pracodawcy zobowiązani do tworzenia ZFŚS dokonują odpisów podstawowych oraz odpisów szczególnych i zwiększających na ten Fundusz. Wysokość tych odpisów w 2025 roku jest wyższa niż w latach ubiegłych, co wynika z przyjęcia wyższej podstawy ich naliczania. Wspomniana podstawa wpływa także na wysokość świadczenia urlopowego w roku bieżącym.
