Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-4R - jak go wypełnić by nie popełnić błędów?

Nie każdy wie jak wypełnić PIT-4R. Deklarację tę składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Deklaracji, o której mowa, nie trzeba przedkładać pracownikowi. Stan wykazany w PIT-4R powinien zgadzać się z faktyczną sumą wpłaconych zaliczek do urzędu skarbowego. 

Deklarację złożyć należy w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który zaliczki były pobierane i odprowadzane.

O tym jak wypełnić PIT-4R dowiesz się w dalszej części.

Jak wypełnić PIT-4R?

Gdy płatnik dokonuje naliczenia i poboru podatku wielu pracownikom, w deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT–4R), należy wykazać sumy pobranych zaliczek za poszczególne miesiące roku podatkowego. Na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej kwoty podstawy zaliczki na podatek oraz same zaliczki przesyłane do urzędu skarbowego podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych (końcówkę kwoty podstawy opodatkowania wynoszącą mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówkę wynoszącą 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych).

Deklarację należy złożyć także w przypadku, gdy:

  • kwota zaliczek na podatek wyszła zerowa (ze względu na niskie dochody oraz kwotę składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne);

  • w danym roku lub miesiącu podatnik nie zatrudniał nikogo, lecz w pierwszym miesiącu wystąpiły jeszcze zaliczki.

Przykład 1.

W przedsiębiorstwie MARIA wypłata wynagrodzenia następuje do 10 dnia miesiąca następnego. Wynagrodzenie pracownika za grudzień 2016 r. zostało wypłacone 10 stycznia 2017 r. Pracodawca odprowadza więc podatek dochodowy za pracownika za styczeń (płatnik ma obowiązek odprowadzić podatek do urzędu skarbowego do 10 lutego).

Właściciel firmy MARIA wykazuje pobraną zaliczkę w deklaracji PIT-4R za 2017 rok. Nawet jeżeli od stycznia 2017 r. pracownik już nie jest zatrudniony w firmie.

Deklaracji nie trzeba wypełniać i składać, jeśli:

  • podatnik nie dokonywał żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek;

  • podatnik nie zatrudnia nikogo (opłaca składki wyłącznie za siebie).

Część A. Miejsce i cel składania deklaracji

PIT-4R powinien być złożony w urzędzie skarbowym właściwym dla:

  • miejsca zamieszkania płatnika - osoby fizycznej (w tym prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, albo

  • miejsca siedziby płatnika albo

  • miejsca prowadzenia działalności płatnika (gdy płatnik nie posiada siedziby).

W polu  6 wykazuje się cel złożenia PIT-4R:

1. złożenie informacji,

2. korekta informacji - wariant nr 2 należy zastosować w przypadku złożenia deklaracji po raz kolejny za ten sam okres rozliczeniowy.

Część B. Dane płatnika

Płatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka z.o.o.) w poz. 7 zaznacza 1 wariant oraz w poz. 8 podaj pełną nazwę i numer REGON.

Jeśli płatnikiem jest osoba fizyczna, zaznacza w poz. 7 wariant 2, a następnie w poz. 8 podaje dane identyfikacyjne: nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia.

Część C. Wykaz należnych zaliczek

W części C. PIT-4R wpisujemy zaliczki pomniejszone o podlegającą odliczeniu składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Wiersz 1.

W wierszu 1 podać należy sumę świadczeniobiorców oraz sumę pobranych od nich zaliczek (pomniejszonych o składki na ubezpieczenie zdrowotne), z podziałem na poszczególne miesiące:

jak wypełnić PIT-4R

W liczbie podatników (pracowników) nie uwzględnia się:

  • podatników, którzy uzyskali w danym miesiącu jedynie przychody zwolnione od podatku lub nie otrzymali w danym miesiącu wynagrodzenia (przebywali cały miesiąc na urlopie bezpłatnym),

  • zaliczki obliczonej od przychodów, która wynosi „0”,

  • zaliczek, w sprawie których zastosowano zwolnienie płatnika z obowiązku ich poboru (art. 22 § 2 ordynacji podatkowej).

Wykazać należy natomiast:

  • byłego pracownika, któremu po ustaniu stosunku pracy wypłacono np. premię (wszystkie zaliczki, od których płatnik zobowiązany był pobrać zaliczki),

  • kwotę zaliczek, których pobór został ograniczony (art. 32 ust. 2 ustawy).

Wiersz 2.

W wierszu 2 PIT-4R wykazuje się należne zaliczki na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego obliczone przez:

  • rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną - od dokonywanych na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,

  • organy rentowe - od wypłacanych bezpośrednio emerytur i rent, świadczeń przedemerytalnych i zasiłków przedemerytalnych, nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, rent strukturalnych oraz rent socjalnych,

  • osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,

  • jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne - od wypłacanych przez nie stypendiów,

  • organy zatrudnienia - od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,

  • wojewódzkie urzędy pracy  - od świadczeń wypłacanych z FGŚP,

  • areszty śledcze oraz zakłady karne - od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,

  • spółdzielnie - od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,

  • oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej - od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,

  • centrum integracji społecznej - od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 225 i Nr 205, poz. 1211),

  • podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką - od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich.

jak wypełnić PIT-4R

Wiersz 3.

W wierszu 3 PIT-4R wykazywana jest suma należnych zaliczek za poszczególne miesiące roku podatkowego wykazanych w wierszach 1 i 2.

Wiersz 4.

W wierszu 4 PIT-4R wykazywane są kwoty zaliczek na podatek, których pobór został ograniczony na podstawie art. 32 ust. 2 ustawy. Zgodnie ze wspomnianym wcześniej przepisem, jeśli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Pracodawca, na wniosek podatnika, ogranicza pobór zaliczki za dany miesiąc, w przypadku gdy niemożliwe jest określenie części tych świadczeń przypadających na jeden miesiąc, a doliczenie całej kwoty w miesiącu ich uzyskania wiązałoby się z powstaniem niewspółmiernej zaliczki w stosunku do wypłaty pieniężnej. Kwotę ograniczenia należy wykazać w wierszu 4 w miesiącu dokonania ograniczenia.

Wiersz 5.

Zaliczki przypadające na dany miesiąc w związku z wcześniejszym ograniczeniem poboru.

jak wypełnić PIT-4R

Wiersz 6.

Służy do wykazywania dodatkowo pobranego podatku wynikającego z rozliczenia za rok ubiegły.

jak wypełnić PIT-4R

Płatnik sporządza roczne obliczenie podatku, w przypadku gdy podatnik przedłoży, 10.01 roku następującego po roku podatkowym, płatnikowi oświadczenie PIT-12 (przeznaczone dla podatników, którzy zdecydują, by rozliczenia ich deklaracji dokonał za nich pracodawca). Różnicę między rocznym obliczeniem podatku a kwotą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego (poz.83) lub na wniosek podatnika z dochodu za kwiecień roku następnego (poz.84).

Gdy stosunek, który uzasadnia pobór zaliczek, ustał w styczniu bądź lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka (styczeń poz.81 lub luty poz.82). Pobraną różnicę wraz z zaliczkami za te miesiące płatnik wpłaca do urzędu skarbowego.

Suma wartości wykazanych w tym wierszu daje sumę kwot „do zapłaty” wynikających z PIT-40 sporządzonych przez płatnika.

Wiersz 7.

jak wypełnić PIT-4R

Jeśli z obliczenia rocznego PIT-40 wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec. Jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Nadpłaty zwrócone w gotówce płatnik potrąca z pobranych zaliczek za poszczególne miesiące.

Potrącenia wykazuje się w miesiącach, w których zostały dokonane. Suma wartości wykazanych w tym wierszu jest zgodna z sumą kwot „nadpłaty” wynikających z PIT-40.

Wiersz 8.

Wypełniają płatnicy przekazujący zaliczki na podatek dochodowy na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych czy na fundusz aktywności.

jak wypełnić PIT-4R

W poz. 97-108 PIT-4R wpisujemy zaliczki pobrane w danych miesiącach.

Płatnicy będący:

  1. zakładami pracy chronionej

  • za miesiące od początku roku do miesiąca (włącznie), w którym dochód podatnika od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, przekazują:

  • w 10% na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

  • w 90% na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych,

  • za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku u tego płatnika przekroczył kwotę, o której mowa wyżej, przekazują na zasadach ogólnych do urzędu skarbowego,

  1. zakładami aktywności zawodowej

  • za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku u tego płatnika przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art.. 27 ust. 1 ustawy o PIT, przekazują na zakładowy fundusz aktywności zawodowej,

  • za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku u tego płatnika przekroczył kwotę, o której mowa powyżej, przekazują na zasadach określonych dla pozostałych płatników.

W przypadku płatników, którzy utracili status zakładu pracy chronionej, zatrudniających osoby niepełnosprawne, kwoty pobranych zaliczek na podatek od przychodów tych osób z tytułów określonych wyżej oraz od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez tych płatników tym osobom:

  • za miesiące od początku roku do miesiąca (włącznie), w którym dochód osoby niepełnosprawnej uzyskany od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej przekazują w wysokości:

  • 25% na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych - w przypadku płatników osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości od 25 do 30%,

  • 50% na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych - w przypadku płatników osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości od 30 do 35%,

  • 75% na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych - w przypadku płatników osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości od 35 do 40%,

  • 100% na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych - w przypadku płatników osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 40%

  • a w pozostałej części na zasadach ogólnych do urzędu skarbowego,

  • za miesiące następne kwoty pobranych zaliczek na podatek płatnicy przekazują na zasadach ogólnych do urzędu skarbowego.

Wiersz 9.

Wypełniają płatnicy pobierający zaliczki od wypłat należności z tytułu:

  • wykonywanej osobiście działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej (w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa)

  • działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznym,,

  • uprawiania sportu, stypendiów sportowych przyznawanych na podstawie odrębnych przepisów, sędziowania w zawodach sportowych,

  • czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,

  • wykonania określonych czynności zleconych przez organ władzy lub administracji państwowej/samorządowej, sąd lub prokuratora, na podstawie właściwych przepisów),

  • przynależności do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,

  • wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, przez

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i jej jednostki organizacyjne oraz jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej,

  • właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

  • umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

  • praw majątkowych.

jak wypełnić PIT-4R

Kwotę należnych zaliczek, po odliczeniach, należy wpisać w poz. 109-120 PIT-4R. Zaliczki podlegają zaokrągleniu (końcówkę kwoty wynoszącą mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówkę tej kwoty wynoszącą 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych).

Płatnik nie jest zobowiązany do poboru zaliczek od wypłaconych należności z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 2 i 8, jeśli podatnik złoży oświadczenie, że jego usługi wchodzą w zakres pozarolniczej działalności gospodarczej.

Wiersz 10.

W wierszu 10 wpisujemy zaliczki pobrane ze wszelkich innych tytułów.

Wiersz 11

Wykazuje się w nim pobrany podatek do przekazania do urzędu skarbowego za poszczególne miesiące roku podatkowego.

Od sumy kwot za poszczególne miesiące z wierszy 3,5,6,9 i 10 należy odpowiednio odjąć sumę kwot z wierszy 4,7 i 8, czyli np. styczeń oddzielnie sumujemy, następnie odejmujemy i wpisujemy do poz. 133. Jeśli różnica jest ujemna, wpisujemy 0.

Wiersz 12.

W wierszu 12 PIT-4R wpisujemy wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego. Płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tego tytułu, na mocy przepisów Ordynacji podatkowej (art. 28).

Odliczanie wynagrodzenia jest przywilejem płatnika. Nie ma on obowiązku potrącenia należnego wynagrodzenia w tym miesiącu, w którym wpłacili uprzednio pobrany podatek. Nie ma więc znaczenia, jak często wynagrodzenie będzie potrącane (raz w miesiącu, raz na kwartał czy raz w roku).

Wiersz 13.

Wykazywane są tutaj kwoty należne do wpłaty za poszczególne miesiące. Od kwoty za poszczególne miesiące z wiersza 11 należy odpowiednio odjąć kwoty z wiersza 12. Jeżeli różnica w danym miesiącu jest liczbą ujemną, należy wpisać 0.

Część D. Wyjaśnienie dotyczące wpłat

W tej części PIT-4R wyjaśniane są różnice pomiędzy podatkiem pobranym a wpłaconym za dany okres. Płatnik opisuje pomyłki we wpłatach lub w naliczaniu zaliczek na podatek dochodowy.

Część E. Podpis płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku/ pełnomocnika płatnika

jak wypełnić PIT-4R

Osoba fizyczna będąca płatnikiem podaje imię (poz.170) i nazwisko (poz.171) oraz składa podpis i pieczątkę firmową (poz.172). Podpis jest bardzo ważny. Jeśli zostanie on pominięty - deklaracje uznaje się za niezłożoną. Jeśli płatnikiem jest osoba prawna - podaje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku.

Część F. Adnotacje urzędu skarbowego

Tę część wypełnia urząd skarbowy.

Wiedząc już jak wypełnić PIT-4R spokojnie możesz się za to zabrać.

PIT-4R w systemie księgowości online wfirma.pl

System wfirma.pl umożliwia łatwe i szybkie wygenerowanie rocznej zbiorczej deklaracji dochodów pracowników - PIT-4R.

PIT-4R generuje się w zakładce BIURO » DEKLARACJE » ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » ROCZNA ZBIORCZA DEKLARACJA DOCHODÓW PRACOWNIKÓW (PIT 4R).

W oknie dodawania deklaracji należy wybrać rok oraz cel złożenia.

PIT-4R w systemie wfirma.pl