Wskutek niedawnych zmian legislacyjnych w Polsce zaczęły obowiązywać przepisy regulujące status sygnalistów. W obowiązujących przepisach zapewniona została ochrona sygnalistów. Co grozi za zlekceważenie prawa w tym zakresie?
Kim są sygnaliści?
Sygnalistami określamy osoby zgłaszające naruszenia prawa w firmie, przy czym nie zawsze muszą to być pracownicy zatrudnieni w danym przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy obejmują swoim zakresem również m.in. wolontariuszy, stażystów, osoby wykonujące zadania na podstawie jakiejkolwiek umowy cywilnoprawnej, a także pracowników tymczasowych. Sygnaliści są objęci specjalną ochroną prawną, co oznacza, że nie można stosować wobec nich żadnych represji w związku z dokonywanymi przez nich zgłoszeniami podejrzenia naruszenia prawa. Ustawę o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem przez nią stosunku pracy bądź innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym bądź na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, lub już po ich ustaniu.
Sygnalista podlega ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Pracodawca nie może jednak podejmować żadnych działań odwetowych wobec takiej osoby; co więcej, ma prawny obowiązek zapewnienia jej bezpieczeństwa.
Ochrona sygnalistów a zapewnienie anonimowości
Co do zasady dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Wyjątkiem są sytuacje, w których ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W takim przypadku dane osobowe zgłaszającego mogą być ujawnione, choć dotyczy to z reguły toczącego się postępowania, w którym sygnalista występuje np. w charakterze świadka.
W przypadku firm, które zatrudniają co najmniej 50 osób, pracodawca ma obowiązek stworzyć i wdrożyć procedury ochronne sygnalistów przed datą 1 stycznia 2025 roku. W praktyce będzie to dotyczyło konieczności stworzenia regulaminów o odpowiedniej treści i podania ich do wiadomości wszystkich zatrudnionych. Nierzadko dojdzie wówczas do powołania administratora lub zarządcy sygnalistów, czyli osoby odpowiedzialnej za zbieranie zgłoszeń od sygnalistów i przekazywanie ich dalej do pracodawcy lub odpowiednich organów państwowych. Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na których rzecz pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Forma zatrudnienia nie odgrywa tutaj znaczenia, ponieważ liczy się sam fakt wykonywania pracy zarobkowej na rzecz danego przedsiębiorstwa. W przypadku przedsiębiorstw, które zatrudniają mniej niż 50 osób, ustawodawca nie przewidział obowiązku wprowadzania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oczywiście takie podmioty mogą dobrowolnie sporządzić i wdrożyć stosowną procedurę zgłoszeń.
Pamiętajmy, że ustalenie liczby osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie powinno odbywać się 2 razy do roku, tj. 1 stycznia i 1 lipca. Zgodnie z treścią art. 23 ust. 3 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów próg zatrudnienia co najmniej 50 osób, który wpływa na obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Do takich podmiotów należą m.in. biura rachunkowe oraz podmioty świadczące usługi z zakresu doradztwa podatkowego lub usługi biegłych rewidentów.
Skutki naruszenia ochrony sygnalistów
Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń, które uwidocznią nieprawidłowe zachowanie ich pracodawcy. W takiej sytuacji może to skutkować chęcią zemsty lub odwetu ze strony zatrudniającego. Aby zapobiec tego typu zdarzeniom, ustawodawca wprowadził znaczące sankcje prawne za naruszanie praw sygnalistów. Zgodnie z treścią art. 54 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów każdy, kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca omawianego czynu stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Z kolei art. 55 ustawy o sygnalistach odnosi się do bezprawnych działań odwetowych. Zgodnie z tą regulacją każdy, kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca takiego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Kolejny przepis zawarty w art. 56 omawianej ustawy reguluje skutki ujawnienia tożsamości sygnalisty, osoby jej pomagającej lub z nią powiązanej. Każdy, kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość takich osób, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Sprawcą przestępstw przeciwko sygnalistom może być tak naprawdę każdy, nie musi to być bezpośredni pracodawca takich osób. Co ciekawe, brak wdrożenia obowiązkowej procedury ochrony sygnalistów w firmie również może wiązać się z surową odpowiedzialnością. Każdy bowiem kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
Przykład 1.
Prezes firmy X zatrudnia 60 osób, z czego tylko 10 na podstawie umowy o pracę. Reszta zatrudnionych pracuje w ramach różnego rodzaju umów cywilnoprawnych. Przedsiębiorca nie wdrożył procedury ochrony sygnalistów i zasad zgłaszania naruszeń prawa, twierdząc, że w jego przypadku nie ma takiego obowiązku. Czy prezes firmy X może odpowiadać za naruszenie prawa w tym zakresie?
Tak, ponieważ zatrudnia co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz jego przedsiębiorstwa. Niewdrożenie wymaganej procedury może skutkować nałożeniem na niego grzywny.
Przykład 2.
Piotr jest małym przedsiębiorcą, który zatrudnia 5 osób. W jego przypadku nie ma obowiązku stosowania procedury wewnętrznych zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów, jednak z ostrożności stworzył on i opublikował w swojej firmie odpowiednie regulaminy. Wskutek zgłoszenia jednego z anonimowych sygnalistów przedsiębiorca dowiedział się, że zdaniem zgłaszającego narusza on prawa pracownicze. Po zbadaniu całej sprawy odkrył on, który z pracowników dokonał takiego zgłoszenia i postanowił go zwolnić. Zatrudniony stracił pracę, choć w wypowiedzeniu wskazano zupełnie inne przyczyny zwolnienia. Od kolegów z firmy dowiedział się, że był to akt zemsty ze strony pracodawcy, który nie życzy sobie zgłaszania uwag co do jego działań. Czy w tym przypadku przedsiębiorca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za działania odwetowe wobec zwolnionego sygnalisty?
Tak, choć będzie to wymagało od byłego pracownika zebrania materiałów dowodowych, które obciążą przedsiębiorcę. Samo twierdzenie sygnalisty, że doszło do odwetu, nie będzie wystarczające, aby można było pociągnąć właściciela do odpowiedzialności prawnej.
Przykład 3.
Irena jest właścicielką firmy, w której wdrożono obowiązkowe procedury zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów. Kobieta była przeciwna tworzeniu wymaganych regulaminów z obawy o wzrost liczby zgłoszeń nieprawidłowości w firmie, postanowiła więc wprowadzić skomplikowane zasady zgłoszeń, aby było ich jak najmniej. Sygnaliści, którzy chcieliby zgłosić naruszanie prawa w firmie, muszą przejść przez długi i skomplikowany proces, który dodatkowo naraża ich na ujawnienie danych osobowych w przypadku pomyłkowego dokonania zgłoszenia. Czy Irena może ponieść odpowiedzialność za utrudnianie zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów?
Tak, ponieważ sygnaliści mają prawo do anonimowego dokonywania zgłoszeń. Celowe komplikowanie procedur zgłaszania naruszeń prawa może rodzić odpowiedzialność po stronie przedsiębiorcy – może być traktowane jako utrudnianie działań sygnalistów.
Przykład 4.
Michał jest przedsiębiorcą, który wdrożył w swojej firmie zasady dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Pewnego dnia dowiedział się, że jeden z jego pracowników złożył doniesienie o możliwości naruszania prawa przez zatrudniającego. Zgłoszenie to zostało dokonane przy pomocy zewnętrznego dostawcy, który współpracuje z firmą Michała, choć oficjalnie nie jest on zatrudniony. Przedsiębiorca, obawiając się odpowiedzialności karnej, nie chciał mścić się na sygnaliście, który jest jego pracownikiem, jednak postanowił utrudnić życie dostawcy, który był pomocnikiem sygnalisty. W tym celu wykonał kilka telefonów, wskutek czego wiele innych firm zakończyło z nim współpracę. Czy w opisanej sytuacji Michał może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za działania odwetowe wobec sygnalistów?
Tak, ponieważ obowiązujące przepisy rozszerzają odpowiedzialność sprawców także wobec działań odwetowych kierowanych na osoby pomagające w dokonywaniu zgłoszeń przez sygnalistów lub osoby powiązane ze zgłaszającymi. Michał może odpowiedzieć za swoje działania, nawet jeśli dostawca nie był nigdy zatrudniony w jego firmie.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy, którzy utrudniają sygnalistom dokonywania zgłoszeń lub którzy obejmują wobec nich działania odwetowe, narażają się na odpowiedzialność karną. Dotyczy to także zachowania wymierzonego przeciwko pomocnikowi sygnalisty lub osobie z nim współpracującej. Jeśli przedsiębiorca nie wdroży odpowiedniej procedury ochrony sygnalistów i dokonywania zgłoszeń w firmie, mimo że miał taki prawny obowiązek, również naraża się na odpowiedzialność.
