Zasady rekrutacji w firmie - jak je ustalać, a czego nie robić?

Znalezienie idealnego pracownika nie jest łatwym zadaniem, szczególnie jeśli do obsadzenia mamy kilka wakatów. W tym celu prowadzone są najczęściej rekrutacje na określone stanowiska w firmie. Czy pracodawcy mają obowiązek tworzenia regulaminów rekrutacji? W jaki sposób powinien odbywać się ten proces, aby był zgodny z prawem i jak określić zasady rekrutacji?

Czym jest rekrutacja w firmie?

Rekrutacja to nic innego jak postępowanie mające na celu wyłonienie odpowiedniego kandydata do wykonania określonego zadania lub objęcia wolnego stanowiska pracy. Proces ten może być bardzo zróżnicowany, składać się z kilku etapów i trwać dowolną ilość czasu. Tak naprawdę prowadzenie rekrutacji na wolny wakat nie jest obowiązkowe, nie istnieją przepisy, które wymuszałyby na pracodawcach każdorazowe stosowanie tego rodzaju postępowania. Wyłonienie kandydata do pracy może więc nastąpić np. poprzez polecenie określonej osoby przez innego pracownika, członka rodziny przedsiębiorcy lub wskutek zwykłego przypadku. Pracodawca ma pełne prawo kontaktować się również ze swoimi poprzednimi pracownikami, którzy aktualnie nie pracują w danej firmie, a którzy potencjalnie mogliby do niej powrócić. Oczywiście wymaga to zgody byłego pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych w tym celu. Pracodawca ma prawo także skontaktować się w następnych rekrutacjach z kandydatami, którzy zostali odrzuceni przy rekrutacji, w której aplikowali na dane stanowisko, jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych także w kolejnych procesach rekrutacyjnych, prowadzonych przez tego pracodawcę. Zatem to, czy pracodawcy przysługuje takie uprawnienie, jest uzależnione od zakresu klauzuli RODO umieszczonej przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych. Pamiętajmy również, że takie uprawnienie nie jest bezterminowe, ponieważ pracodawca może przechowywać dane osobowe kandydatów nieprzyjętych do pracy maksymalnie przez okres 3 lat stanowiący termin przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W stosunku do byłych pracowników okres przechowywania ich danych jest znacznie dłuższy i wynosi:

• 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku;
• 50 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, jeśli nie spełniono warunku złożenia raportów informacyjnych do ZUS-u (wtedy 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport);
• 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, licząc od dnia zakończenia pracy przez danego pracownika.

Proces rekrutacyjny, jeśli już w ogóle do niego dojdzie, opiera się na zasadach wypracowanych w danej firmie. Mogą one ulegać okresowej zmianie, mogą także pozostawać niezmienne od wielu lat. Tak naprawdę reguły rządzące rekrutacją w firmie zależą od woli samego przełożonego lub wyznaczonych przez niego odpowiednich osób, np. działu HR. Nie ma więc przeszkód do tego, aby rekrutacja była wielostopniowa, składała się z kilku różnych zadań oferowanych kandydatom, jak również, aby polegała na zwykłej rozmowie kwalifikacyjnej albo bazowała wyłącznie na przesłanych dokumentach chętnego do pracy. Pamiętajmy jednak, że rekrutacja nie może naruszać obowiązujących norm prawnych, szczególnie jeśli chodzi o zakaz dyskryminowania. Nieprawidłowe reguły rekrutacji mogą więc przyczynić się do powstania odpowiedzialności odszkodowawczej firmy względem niesłusznie odrzuconych kandydatów.

Podstawowe zasady rekrutacji

Jeśli przedsiębiorca chce zatrudnić kogoś do pracy i zdecydował się to zrobić w ramach procesu rekrutacyjnego, powinien pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Po pierwsze należy przede wszystkim ustalić profil poszukiwanego kandydata. Robi się to na podstawie aktualnych potrzeb zakładu pracy.

Po drugie w sporządzonej przez siebie ofercie pracy zatrudniający musi wskazać, jak będzie wyglądało całe postępowanie i z jakich etapów będzie się ono składać. Pożądane jest, aby kandydaci już na starcie wiedzieli, z jakimi zadaniami przyjdzie im się zmierzyć i jak długo będzie trwała zarówno cała rekrutacja, jak i jej poszczególne etapy.

Po trzecie należy zadbać o przejrzystość i zgodność z prawem wymogów stawianych na dane stanowisko pracy. Pracodawca powinien wyraźnie wskazać, jakie kompetencje są dla niego kluczowe i czego oczekuje od przyszłego pracownika. Konieczne staje się także zakreślenie obowiązków, które będą wykonywane na danym stanowisku. Im więcej precyzyjnych informacji znajdzie się w danej ofercie pracy, tym większa szansa na wyłonienie kandydata spełniającego wskazane warunki. W tym zakresie warto wspomnieć o treści art. 183a §1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Po czwarte przedsiębiorca nie ma obowiązku tworzenia żadnych regulaminów przeprowadzania rekrutacji na wolne stanowiska pracy. Może to oczywiście zrobić, aczkolwiek będzie to tak naprawdę tylko zbędna dokumentacja. W przypadku gdy dojdzie do powstania takiego regulaminu, może on obowiązywać zarówno przez czas nieokreślony, jak i na potrzeby tylko jednej prowadzonej rekrutacji. Nie ma także przeszkód do tego, aby tego rodzaju regulaminy były co jakiś czas nowelizowane.

Ochrona danych osobowych podczas rekrutacji

Każdy pracodawca, który zdecyduje się na proces rekrutacyjny, musi bezwzględnie pamiętać o konieczności ochrony danych osobowych wszystkich kandydatów do pracy. Dotyczy to nie tylko osób, które finalnie zostaną zatrudnione w danej firmie, ale także wszystkich, którzy brali udział w rekrutacji. Przedsiębiorca nie ma prawa rozpowszechniać wiedzy pozyskanej z dokumentów kandydatów do pracy ani tych, które uzyska od nich w trakcie wykonywania zleconych zadań rekrutacyjnych lub przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej. Dobrym zwyczajem jest wskazanie w ofercie pracy wymogów załączania klauzuli RODO w przesyłanych dokumentach rekrutacyjnych. Zabezpiecza to pracodawcę przed ewentualnymi zarzutami odszkodowawczymi ze strony kandydata za naruszenie jego dóbr osobistych. Jeśli chętny do pracy nie zamieści wymaganych klauzul w swoich dokumentach rekrutacyjnych, to pracodawca ma prawo odrzucić taką kandydaturę już na samym początku i to bez szczegółowego zaznajamiania się z treścią przesłanego CV lub listu motywacyjnego.

Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów stoi na stanowisku, że cała dokumentacja rekrutacyjna kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni, powinna być niezwłocznie niszczona po zakończeniu całego procesu rekrutacyjnego. Taka praktyka powinna być stosowana niezależnie od tego, czy doszło do wyłonienia pracownika, czy też wakat w firmie w dalszym ciągu pozostał nieobsadzony. Część prawników uważa jednak, że pracodawcy mają prawo do przechowywania omawianych dokumentów, jednak nie dłużej niż przez rok. Nie wolno im przy tym rozpowszechniać i wykorzystywać danych kandydatów do pracy, chyba że pozostaje to w związku z prowadzoną rekrutacją, np. w celu ochrony przed zarzutami kandydata o dyskryminację.

Czego nie wolno robić podczas rekrutacji?

Pracodawcy mają w zasadzie dużą swobodę, jeśli chodzi o kształtowanie zasad rekrutacyjnych w swoich firmach. Muszą oczywiście pamiętać o zakazie dyskryminowania kandydatów do pracy, jednak w pozostałym zakresie ustalają zasady procesu rekrutacyjnego w zasadzie dobrowolnie. Zdecydowana większość przedsiębiorstw stawia na tradycyjny model rekrutacji, a więc przesłanie CV i listu motywacyjnego przez kandydata, a następnie przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych z wyselekcjonowanymi osobami. W tym zakresie należy unikać poruszania kwestii osobistych i rodzinnych, które dotyczą danego kandydata. Rekruter nie może zatem wymagać przedłożenia dokumentów ani udzielenia informacji na temat sytuacji rodzinnej chętnego do podjęcia pracy, ani stanu zdrowia, chyba że dane stanowisko pracy wymaga podania tej drugiej informacji.

Praktyka pokazuje, że podczas procesu rekrutacyjnego niekiedy dochodzi do dyskryminowania kobiet. Rekruterzy pytają o to, czy kandydatka ma dzieci lub czy planuje powiększenie rodziny, nierzadko pojawiają się też pytania o męża, ewentualne nałogi czy wspomniany wcześniej stan zdrowia. Kandydat bez względu na swoją płeć nie ma obowiązku odpowiadania na tego rodzaju pytania, szczególnie gdy nie pozostają one w żadnym związku z oferowanym stanowiskiem pracy. W pewnym sensie zadawanie tego rodzaju pytań może źle świadczyć nie tylko o rekrutującym, ale także całej firmie i prowadzonej przez nią polityce zatrudnienia. Oczywiste jest, że podczas całej rekrutacji zakazane jest także poniżanie kandydatów do pracy, np. poprzez zlecanie niewykonalnych zadań lub takich, które uwłaczałyby ich godności, albo poprzez naśmiewanie się z kompetencji osoby chętnej do pracy. Tego typu zdarzenia stanowią przejaw dyskryminacji i naruszania dóbr osobistych człowieka i w efekcie mogą doprowadzić do powstania odpowiedzialności odszkodowawczej po stronie pracodawcy.

Rekrutacja nie powinna także odbywać się dla pozoru, zwłaszcza jeśli dotyczy instytucji publicznych, które związane są odpowiednimi przepisami wskazującymi zasady zatrudniania pracowników. W przypadku prywatnych przedsiębiorstw tego rodzaju problemy z reguły nie występują, jednak jeśli niezatrudniony kandydat będzie w stanie udowodnić, że doszło do fałszywej rekrutacji i wybrano do pracy kogoś spoza kandydatów uczestniczących w procesie, to teoretycznie możliwe jest ubieganie się o odszkodowanie od firmy za dyskryminację. Oczywiście opublikowanie oferty pracy nie wiąże w żaden sposób pracodawcy, co oznacza, że nie ma on obowiązku zatrudnić któregokolwiek z kandydatów. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy żadna z takich osób nie spełnia podstawowych warunków na dane stanowisko pracy. Zatrudniający może wówczas ponawiać swoje ogłoszenie tak długo, aż nie trafi on na kandydata, który spełni jego wymagania.

Podsumowanie

Zasady rekrutacji w firmie są ustalane odgórnie przez pracodawcę lub delegowane przez niego osoby. Nie ma obowiązku sporządzania regulaminów rekrutacyjnych, choć jest to dopuszczalne. Przedsiębiorca decyduje, jak długo będzie trwał cały proces rekrutacyjny i z jakich etapów będzie się dokładnie składał. Podczas rekrutacji nie wolno w żaden sposób dyskryminować kandydatów do pracy i należy dbać o przestrzeganie prawa w zakresie ochrony ich danych osobowych. Przeprowadzenie rekrutacji nie zobowiązuje pracodawcy do zatrudnienia któregokolwiek z kandydatów, zwłaszcza jeśli żaden z nich nie spełnia warunków do objęcia danego stanowiska pracy.