Sygnalista w biurze rachunkowym – nowe obowiązki dla biur

Od 25 września 2024 roku zarówno biura rachunkowe, jak i większe firmy są zobowiązane zapewnić możliwość zgłaszania nieprawidłowości. Wynika to z nowej ustawy o ochronie sygnalistów. Jakie nowe obowiązki ma biuro rachunkowe w związku z wejściem w życie niniejszej ustawy, kim jest sygnalista w biurze rachunkowym? Wyjaśniamy!

Sygnalista w biurze rachunkowym – czy każde biuro musi wdrożyć procedurę?

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła obowiązek posiadania procedury wewnętrznej zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych, a także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń nieprawidłowości, dla przedsiębiorców, na rzecz których odpowiednio na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową świadczy co najmniej 50 osób. Co istotne, wskazany próg obejmuje nie tylko pracowników wykonujących swoje obowiązki wobec pracodawców na podstawie stosunku pracy, lecz także wlicza się do niego osoby świadczące pracę zarobkową dla przedsiębiorcy na podstawie innych stosunków prawnych, o ile nie zatrudniają one do tego rodzaju pracy innych osób. 

Przepisy o sygnalistach przewidują jednak pewne wyjątki, wskazując kategorie działalności gospodarczej, co do których 50-osobowy próg zatrudnienia nie ma zastosowania, a obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach będą musiały zostać wykonane niezależnie od liczby pracowników. Wśród ww. wyjątków znalazły się również biura rachunkowe. Szczególny status biur rachunkowych wynika z tego, że są one podmiotami, na których spoczywa obowiązek stosowania procedur uregulowanych w Ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, czyli w skrócie – procedur AML. 

AML, czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy, to kompleksowy system regulacji prawnych mających na celu zapobieganie, wykrywanie i zwalczanie nielegalnych przepływów finansowych. Ustawa zalicza do podmiotów, które są obowiązane działać zgodnie ze szczególnymi warunkami określonymi przepisami AML, m.in. przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą polegającą na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych lub rachunkowych czy udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego, czyli przedsiębiorców prowadzących biura rachunkowe. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności, niezależnie od jej skali, biura są zobowiązane do weryfikacji klientów, oceny ryzyka, prowadzenia dokumentacji oraz zgłaszania podejrzanych transakcji. 

Podsumowując, oznacza to, że każde biuro rachunkowe musi wdrożyć procedury wewnętrzne uregulowane w ustawie o ochronie sygnalistów niezależnie od liczby zatrudnionych. Dotyczy to także przedsiębiorców prowadzących biuro rachunkowe w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Kim jest sygnalista w biurze rachunkowym?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która, posiadając wiedzę o nielegalnych działaniach, zdobytą w związku z wykonywaną pracą lub procesem rekrutacji, zdecyduje się zgłosić te informacje. Zakres podmiotów uprawnionych do dokonania zgłoszenia jest szeroki i obejmuje zarówno pracowników etatowych, jak i osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, a także przedsiębiorców czy kandydatów do pracy. Co ważne, sygnalista to nie stanowisko czy funkcja. Sygnalistą może stać się każdy, jeśli w związku z pracą dokona zgłoszenia naruszenia prawa. Może to być również były pracownik.

Sygnalistą w biurze rachunkowym może być zarówno pracownik zatrudniony na umowę o pracę, jak i osoba wykonująca pracę na innej podstawie, np. stażysta czy współpracownik na B2B. Ważne jest, aby osoby zgłaszające nieprawidłowości czuły się bezpieczne i chronione. 

Art. 4. [Sygnalista – definicja]
1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

Czym jest naruszenie prawa?

Naruszenie prawa to każde działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Innymi słowy, jest to złamanie prawa. Ustawa dotycząca sygnalistów zawiera zamknięty katalog działań i zaniechań. Za naruszenie prawa uznaje się zgodnie z ustawą każde działanie lub zaniechanie sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawnymi, dokonane w szczególności w obszarach: korupcji, zamówień publicznych, finansów, przeciwdziałania przestępczości gospodarczej, bezpieczeństwa produktów i usług, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa cybernetycznego. Dotyczy to również działań, które mają na celu obejście prawa i naruszenie interesów publicznych.

Co bardzo ważne, przepisy prawa pracy zostały wyłączone z tego katalogu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości jedynie w ściśle określonych obszarach, które zostały wyczerpująco wymienione w przepisie art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Decyzja o wyłączeniu prawa pracy wynika z przekonania, że istnieją już odpowiednie mechanizmy ochrony praw pracowniczych, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy. Ponadto przyczyną nieuwzględnienia w zakresie stosowania ustawy potencjalnych nieprawidłowości z zakresu prawa pracy były obawy co do potencjalnego nadużywania tego mechanizmu przez pracowników, np. w celu przeciwdziałania legalnym decyzjom pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę.

Art. 3. [Naruszenie prawa – definicja]
1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

O czym może poinformować sygnalista w biurze rachunkowym?

Choć katalog obszarów, w których można dokonać zgłoszeń naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów jest obszerny, to jednak z niektórymi z nich raczej nie spotkamy się w biurze rachunkowym. O czym zatem może poinformować sygnalista w takim miejscu? Najczęściej naruszenia będą dotyczyć:

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• ochrony konsumentów.

Ewentualnie też mogą pojawić się zgłoszenia w obszarach takich jak:

• zamówienia publiczne;
• korupcja;
• rynek wewnętrzny UE, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i opodatkowanie osób prawnych.

Ponadto należy zwrócić uwagę na treść przepisu art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, zgodnie z którym biuro rachunkowe może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w nim regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez nie na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. Jeżeli biuro zdecyduje się na wprowadzenie takich zapisów w procedurze, to również może spodziewać się zgłoszeń dokonywanych w tym zakresie.

Działania odwetowe – sygnaliści pod ochroną 

Sygnalista podlega szczególnej ochronie prawnej już od momentu zgłoszenia nieprawidłowości, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłoszenie dotyczy rzeczywistego naruszenia prawa. Obowiązek weryfikacji prawdziwości zgłoszenia spoczywa na podmiocie, który je otrzymał. Sygnalista nie może być w żaden sposób dyskryminowany ani karany za swoje zgłoszenie. Niedopuszczalne są więc wobec niego działania odwetowe. Rozumie się przez nie takie zachowania, które mają na celu ukaranie pracownika poprzez naruszenie jego praw lub wyrządzenie mu szkody za to, że odważył się zgłosić nieprawidłowości. Chodzi przede wszystkim o działania, które prowadzą do nieuzasadnionego rozwiązania stosunku pracy lub odmowy jego nawiązania, pogorszenia warunków pracy, np. poprzez obniżenie wynagrodzenia, degradację czy mobbing lub innych negatywnych konsekwencji. 

Co powinno zrobić biuro rachunkowe? Procedura zgłoszeń wewnętrznych a procedury z ustawy AML

Biura rachunkowe mają obowiązek stworzyć szczegółową procedurę zgłoszeń wewnętrznych, na którą składają się procedury dotyczące:

• dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeniach prawa;

• podejmowania działań w związku z tymi zgłoszeniami (działań następczych).

Procedura dokonywania zgłoszeń jasno określa, kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie informacji o nieprawidłowościach, jakie informacje można zgłosić i w jaki sposób, tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi, a także powinna zawierać zapis o obowiązku potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania, o ile ten wskazał adres do kontaktu. 

Procedura działań następczych opisuje, jak przeprowadzić dochodzenie w sprawie zgłoszenia i jakie kroki podjąć, aby zapobiec powtarzaniu się podobnych sytuacji. Eksperci zwracają uwagę, że opracowanie takich procedur wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania, dlatego warto zacząć działać już teraz. 

Obie te procedury, stanowią procedurę działań wewnętrznych, o której mowa w ustawie.

Biura rachunkowe mają obowiązek stworzyć szczegółowe procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości, zarówno tych związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML), jak i innych naruszeń prawa. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że obowiązek ten w odniesieniu do AML został ustanowiony nie tylko w ustawie o ochronie sygnalistów, lecz także w ustawie o AML.

Jednym z wymogów dotyczących procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, którą biura rachunkowe musiały wprowadzić w lipcu 2018 roku na podstawie art. 50 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jest wymóg zawarcia w procedurze AML zasad zgłaszania przez pracowników (rzeczywistych lub potencjalnych) naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ponadto przepisy tej ustawy wymagają od biur rachunkowych, aby zagwarantowały swoim pracownikom oraz osobom z nimi współpracującym możliwość anonimowego dokonywania zgłoszeń, który zostanie szczegółowo opisany we właściwej procedurze. Oznacza to, że na podstawie przepisów ustawy o AML biura rachunkowe muszą określić w procedurze AML sposób zgłaszania naruszeń poprzez ustalenie zasad dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Mogą tego dokonać w zasadniczo dwóch modelach – pierwszy z nich przewiduje istnienie wewnętrznych procedur zgłoszeń nieanonimowych oraz anonimowych, natomiast drugi – zakłada funkcjonowanie jedynie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń anonimowych. 

Regulując zatem kwestie zgłoszeń wewnętrznych w procedurze AML można zastosować w niej następujący zapis:

Przykład 1.

§ 7 Zgłaszanie naruszeń

1. Zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zostały opracowane i uregulowane w odrębnym dokumencie, jakim jest Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń stanowiąca załącznik do niniejszej procedury.
2. Niezależnie od postanowień wskazanej procedury osoby wymienione w ust. 1 mają prawo do zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń poprzez skierowanie zgłoszeń drogą mailową na: sygnalisci.GIIF@mf.gov.pl

Jak już wspomniano wcześniej, ustawa o AML ustanawia obowiązek zapewnienia sygnaliście możliwości dokonania zgłoszenia w sposób anonimowy. Ustawa o ochronie sygnalistów, choć stwarza możliwość przyjmowania zgłoszeń sygnalistów w sposób anonimowy, nie nakłada na biuro rachunkowe obowiązku zagwarantowania trybu anonimowego w procedurze. Oznacza to, że to biuro podejmuje decyzję, czy będzie przyjmować i procedować takie zgłoszenia, czy też nie. Niezależnie od decyzji, zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów informacja o zamiarze i zasadach przyjmowania zgłoszeń anonimowych lub o odstąpieniu od takiego zamiaru powinna zostać wskazana wprost w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Wśród różnic dotyczących procesu wdrożenia procedur zgłoszeń z obu wymienionych ustaw istotne jest, że ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza wymóg skonsultowania treści procedury zgłoszeń wewnętrznych z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz biura rachunkowego, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli zaś chodzi o procedurę AML zawierającą m.in. postanowienia dotyczące zasad dokonywania zgłoszeń, brak jest wymogu konsultacji jej treści ze związkami. Procedura AML, zgodnie z przepisami, powinna jednak przed wprowadzeniem jej do stosowania zostać zaakceptowana przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Czy zatem procedury te mogą zostać połączone? Co do zasady – tak. Jednak przejrzystość i funkcjonalność tych procedur jest w naszej ocenie uzależniona od decyzji biura rachunkowego w zakresie warunków dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów ustalonych w granicach obu ustaw.

Na przykład, jeżeli biuro rachunkowe podejmie decyzję o przyjmowaniu zgłoszeń anonimowych we wszystkich obszarach, w których sygnalista może dokonać zgłoszenia zgodnie z art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, połączenie tych procedur może okazać się zabiegiem sensownym, gdyż wewnętrzny akt, którym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych, w sposób jednolity i zupełny będzie regulował tryb i warunki dokonywania zgłoszeń oraz określi zasady dokonywania działań następczych. Decydując się jednak na takie rozwiązanie, trzeba wiedzieć, że postanowienia zawarte w treści procedury powinny być wówczas zgodne zarówno z przepisami ustawy o AML określającymi warunki dla procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, jak i z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

Należy jednak pamiętać o zastosowaniu właściwych trybów konsultacji/akceptacji w kontekście wprowadzenia w życie zapisów takiej połączonej procedury.

Natomiast w przypadku podjęcia przez biuro rachunkowe decyzji, że nie przewiduje ono przyjmowania zgłoszeń anonimowych w obszarach innych niż AML, w naszej ocenie najkorzystniejszym rozwiązaniem będzie skorelowanie zapisów obu procedur i wprowadzenie do procedury zgłoszeń wewnętrznych opracowanej i wdrożonej zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów zapisów informujących o możliwości dokonania zgłoszenia w zakresie AML również w trybie anonimowym. Poniżej przykładowy zapis, jaki może w tej sytuacji znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Przykład 2.

§ 8 Zgłoszenia anonimowe

1. Biuro rachunkowe nie przyjmuje zgłoszeń dokonanych w trybie anonimowym, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Sygnaliście przysługuje prawo dokonania zgłoszenia w sposób anonimowy w odniesieniu do naruszeń prawa dokonanych w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zasady zgłaszania przez sygnalistów rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń prawa z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zostały opracowane i uregulowane w odrębnym dokumencie, jakim jest Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń stanowiąca załącznik do Procedury AML.

Nie istnieją zatem przeszkody, aby w każdej z tych procedur wprowadzić odpowiednie odesłania do drugiej z nich, tworząc przy tym system wewnętrznych, ściśle powiązanych ze sobą aktów służących zapobieganiu naruszeniom prawa w biurze rachunkowym oraz ochronie sygnalistów. Należy również pamiętać o zapewnieniu funkcjonowania ww. procedur z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności i zgodności z przepisami RODO. Spełniając wszystkie opisane powyżej kryteria, biura rachunkowe mogą stworzyć bezpieczne środowisko dla sygnalistów, jednocześnie spełniając wymagania prawne.

Rodzaje zgłoszeń oraz kanały zgłoszeń wewnętrznych w BR

Zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach sygnalista może poinformować o nieprawidłowościach w trybie:

• zgłoszenia wewnętrznego (zgłoszenia nieprawidłowości bezpośrednio podmiotowi, który jest za nie odpowiedzialny);
• zgłoszenia zewnętrznego (zgłoszenie nieprawidłowości organowi publicznemu lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich);
• ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa.

Niewątpliwie, najbardziej korzystne i rodzące najmniej zagrożeń dla przedsiębiorcy jest zgłoszenie dokonane bezpośrednio do niego, czyli zgłoszenie wewnętrzne. Dlatego też ważne jest, aby opracować, a następnie wdrożyć jasne i precyzyjne procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Na potrzeby stworzenia skutecznego, zgodnego z ustawowymi wymogami systemu zgłaszania naruszeń, biuro rachunkowe powinno ponadto stworzyć wewnętrzne kanały zgłoszeń, wprowadzić środki ochrony, powołać osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń, prowadzić rejestr zgłoszeń, a także przeszkolić personel i budować świadomość dotyczącą zgłaszania nieprawidłowości w podmiocie i ochrony sygnalistów.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń

Zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach biuro rachunkowe musi zapewnić przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów w formie ustnej i pisemnej.

Zgłoszenie ustne może zostać dokonane telefonicznie lub za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej, w formie głosowej. Jeżeli zgłoszenie zostanie dokonane za pomocą nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej powinno za zgodą sygnalisty zostać utrwalone w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku zgłoszeń dokonywanych za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej ich utrwalenie – również za zgodą sygnalisty – powinno nastąpić w formie protokołu rozmowy odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Ponadto na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Wówczas za zgodą sygnalisty, zgłoszenie takie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg. Protokół ten powinien zostać sporządzony przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Zgłoszenie pisemne zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że biuro rachunkowe powinno zapewnić możliwość dokonywania zgłoszeń w obu tych formach.

Niezależnie od rodzaju zgłoszenia i kanału, którym zostało dokonane, ustawa nakłada na osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie powinno zostać dokonane w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy je przekazać.

Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń

Prawidłowe wykonanie obowiązków nałożonych przez ustawę o sygnalistach na biuro rachunkowe wymaga także wyznaczenia osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów. 

W myśl przepisów ustawy do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów można upoważnić:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną,
• osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub 
• podmiot zewnętrzny.

W przypadku tego ostatniego należy jednak pamiętać o obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych oraz o zawarciu umowy celem powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń. 

Zgłoszenia anonimowe

Mimo że nie jest to obowiązek, biuro rachunkowe powinno rozważyć możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych. Wdrożenie takiego rozwiązania może zapobiec sytuacji, w której np. pracownik biura, w obawie przed negatywnymi konsekwencjami ze strony pracodawcy, podejmie decyzję o dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego, czyli zgłoszenia naruszenia prawa przez biuro rachunkowe bezpośrednio do organu publicznego. 

Podsumowanie 

Nowe przepisy znacznie rozszerzyły obowiązki biur rachunkowych. Od teraz, nawet małe biura muszą zapewnić możliwość zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników i innych współpracowników. Dzieje się tak dlatego, że biura rachunkowe mają dostęp do wielu informacji finansowych, co zwiększa ryzyko nadużyć. Aby zapobiegać takim sytuacjom, wprowadzono obowiązek tworzenia specjalnych procedur zgłoszeniowych.