Ochrona sygnalistów - aktualizacja przepisów zgodnie z nową ustawą

Wprowadzenie do polskiego porządku prawnego ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów (dalej – u.o.s.), która została uchwalona w związku z wdrożeniem dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej – dyrektywa), powoduje, że zostaje nałożony na pracodawców obowiązek przyjęcia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, a w związku z ich występowaniem podejmowania działań następczych, zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów. Jedynie podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób są zwolnione z tego obowiązku, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by mogły takie procedury, w swoich organizacjach wprowadzić (art. 24 ust. 2 u.o.s.). W konsekwencji, pracodawcy są obowiązani dostosować obowiązujące w zakładach pracy regulaminy oraz inne akty wewnątrzzakładowe do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów. Ochrona sygnalistów staje się istotnym elementem w tworzeniu i wdrażaniu wewnętrznych procedur w przedsiębiorstwach, co pozwala na zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami prawnymi.

Przepisy wewnątrzzakładowe a ochrona sygnalistów

Warto na początku rozważań określić akty prawne, które wymagają aktualizacji, czy zmian, by dostosować je do przyjętych przepisów z zakresu ochrony sygnalistów. Ustawa
z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy, w art. 9 §1, poza powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, wskazuje inne źródła prawa pracy, które określają prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Podstawą praw i obowiązków stron stosunku pracy są również postanowienia układów zbiorowych pracy, statuty, regulaminy, czy obwieszczenia.

Należy odnotować, że przepisy Kodeksu pracy (art. 9 §2-4) przewidują, że postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów, statutów, czy obwieszczeń pracodawcy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż postanowienia obowiązujących ustaw, czy aktów wykonawczych. 

W tym miejscu trzeba wspomnieć, że możliwe jest czasowe zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy, zawartych w aktach wewnątrzzakładowych jeśli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy (art. 9¹ §1 k.p.). Stosowne porozumienia w celu czasowego zawieszenia tychże przepisów zawiera pracodawca z reprezentującą pracowników organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, zaś czas trwania zawieszenie nie może przekroczyć 3 lat (art. 9¹ §2-3 k.p.), o czym zawiadamia się właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 9¹ §4 k.p.).

Jakie akty obowiązujące w danym zakładzie pracy wymagają zatem wnikliwych zmian w kontekście przyjętej ustawy o ochronie sygnalistów? Analizując przepisy art. 104 §1-3 k.p., w oparciu o przepisy art. 23-24 u.o.s, należy wyodrębnić dwa takie akty: układy zbiorowe pracy oraz regulamin pracy. To te dokumenty będą musiały uwzględniać przyjęte rozwiązania dotyczące ochrony sygnalistów. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, może stosowną procedurę uwzględnić i podać do wiadomości w formie obwieszczenia. 

Jak już wspomniano wyżej, przepisy Kodeksu pracy umożliwiają czasowe zawieszenie stosowania postanowień układów zbiorowych pracy i regulaminu pracy, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową przedsiębiorstwa. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje z kolei, że postanowienia aktów prawnych, w zakresie, w jakim pośrednio lub bezpośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych nie obowiązują (art. 18 i następne u.o.s.). 

Sposób wprowadzenia zmian w przepisach wewnątrzzakładowych

Pracodawca, opracowując procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych musi zatem dokonać zmian zarówno postanowień układu zbiorowego pracy, czy regulaminu pracy. W przypadku zmiany układu zbiorowego pracy, zgodnie z brzemieniem art. 241⁹ §1 k.p. zmiany wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Wymaga to zatem współdziałania stron zawartego układu, tj. pracodawcy i organizacji związkowej reprezentującej pracowników. Stosowne zmiany układu wymagają wpisu do rejestru prowadzonego odpowiednio dla:

1. układów ponadzakładowych - przez właściwego ministra do spraw pracy,
2. układów zakładowych - przez właściwego okręgowego inspektora pracy.

Przyjęty przez strony układ podlega rejestracji w ciągu:

1. trzech miesięcy – w przypadku układu ponadzakładowego,
2. jednego miesiąca – w przypadku układu zakładowego,

licząc od dnia złożenia wniosku przez jedną ze stron tego układu (art. 241¹¹ §1-2 k.p.).

Przyjęty układ zbiorowy pracy, wchodzi w życie we wskazanym w nim terminie, nie wcześniej niż z dniem jego rejestracji. Pracodawca jest obowiązany zawiadomić pracowników o zmianie układu zbiorowego pracy, w zakresie odnoszącym się do ochrony sygnalistów, dostarczy zakładowej organizacji związkowej niezbędną ilość egzemplarzy układu, jak również przedłożyć go zainteresowanemu pracownikowi na jego żądanie oraz wyjaśnić treść postanowień w nim zawartych (art. 241¹² §1-2 k.p.). W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie zawarto układu zbiorowego pracy, zaś aktem regulującym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy jest regulamin pracy zmiana tego aktu odbywa się także zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. 

Obowiązkiem wynikającym z ustalenia regulaminu jest podanie go pracownikom do wiadomości, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Postanowienia regulaminu obowiązują pracowników po upływie 2 tygodni od dnia poinformowania o tym pracowników (art. 104³ §1 k.p.).

Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych i jej zakres

Poza procedura zmiany obowiązujących aktów wewnątrzzakładowych, ustalenie, a później wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych odbywa po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją lub organizacjami związkowymi, zaś gdy brak jest takiej organizacji, konsultacje te odbywają się z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy. Konsultacje te trwają od pięciu do dziesięciu dni, od dnia przedstawienia przez pracodawcę procedury przeprowadzania zgłoszeń wewnętrznych (art. 24 ust. 3-4 u.o.s.). Procedura wchodzi w życie, po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w danym miejscu pracy (art. 24 ust. 5 u.o.s.). 

Projekt przedstawionej procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać także informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych osób, będących uczestnikami procedury zgłoszeń wewnętrznych, z uwzględnieniem okresu przetwarzania tychże danych, celu przetwarzania, osób mających dostęp do tychże danych oraz działań jakie podjął administrator w celu ochrony danych, bowiem pracodawca prowadzący rejestr jest administratorem danych osobowych tych osób (art. 29 ust. 1 pkt 2 u.o.s.).

Zgłaszający powinni posiadać także wiedzę o zachowaniu w poufności informacji udzielonych w formie zgłoszenia (art. 27 ust. 1 i 2 u.o.s.). Istotne znaczenie, poza przeprowadzeniem całej procedury wyjaśniającej, ma także charakter działań następczych, które pracodawca zobowiązuje się podjąć, w przypadku, gdy dokonane przez sygnalistę zgłoszenie zostanie ocenione pozytywnie i znajdzie potwierdzenie w przedstawionym materiale dowodowym. Sprzyja to budowie zaufania z pracodawcą jako podmiotem uprawnionym do zapobiegania naruszeniom przepisów, a jednocześnie powoduje, spadek występowania takich naruszeń.

Podsumowanie

Zmiany wewnętrznych przepisów zakładowych, w związku z ustawą o ochronie sygnalistów to nie tylko dodanie wymaganych przepisami postanowień do obowiązujących przepisów, lecz przede wszystkim opracowanie kompleksowych procedur umożliwiających zgłaszanie naruszeń, usprawnienie ochrony danych osobowych sygnalistów oraz ich ochrona przez ewentualnymi działaniami odwetowymi. 

Implementacja zmian powinna zostać przeprowadzona jednocześnie, w sposób umożliwiający w pełni zapoznanie się pracownikom z nowymi przepisami, zwłaszcza, że procedura zmiany źródeł prawa pracy, w tym układów zbiorowych, czy regulaminów, wymaga współdziałania przedstawicieli pracowników z pracodawcą. Dobrą praktyką pracodawcy, poza obowiązkiem informowania pracowników o zmianach, czy przeprowadzeniem konsultacji projektu procedury zgłoszeń jest przeprowadzenie m.in. szkolenia z zakresu ustawy o ochronie sygnalistów z wyjaśnieniem wszelkich wątpliwości, co do przedmiotu zgłoszeń wewnętrznych. 

Niewątpliwie przyczyni się to do zwiększenia świadomości pracowników, co do obowiązywania przepisów o sygnalistach, umożliwiając w przyszłości zgłoszenie rzeczywiście występujących naruszeń, które mogą być objęte przyjętą procedurą, ograniczając jednocześnie wpływ zgłoszeń negatywnych, bądź anonimowych. 

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów;
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.