Aktualnie wszyscy przystosowują się do wdrożenia do stosowania przepisów o sygnalistach, które nareszcie zostały implementowane do polskiego systemu prawa. W tym artykule skupimy się na tym jakie są procedury jeśli chodzi o zgłoszenia wewnętrzne sygnalistów.
Jakie naruszenia prawa w ramach zgłoszeń zewnętrznych mogą zgłaszać sygnaliści?
Zakres zgłoszeń sygnalistów precyzuje Ustawa o ochronie sygnalistów, wskazując, że ich przedmiotem mogą być naruszenia prawa stanowiącego działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, a dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w wyżej.
Przykład 1.
Czy pan Krzysztof może w swojej firmie w procedurze zgłoszeń zewnętrznych zawrzeć naruszenie zasad etyki wprowadzonych w regulaminie pracy?
Naruszenie standardów etycznych może być objęte procedurą zgłoszeń wewnętrznych, dlatego może to wprowadzić do tej procedury.
Sygnalista – kto może nim zostać?
Sygnalistą może być:
- pracownik;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- pracownik tymczasowy;
- przedsiębiorca;
- akcjonariusz;
- wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- prokurent;
- praktykant;
- funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej;
- żołnierz pełniący czynną służbę wojskową.
Jakie podmioty muszą wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa o sygnalistach przewiduje procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach danego podmiotu. Procedura ta dotyczy obowiązkowo podmiotów, na których rzecz według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Mniejsze podmioty również mogą ją u siebie wdrożyć.
Jak ustanawiana jest procedura zgłoszeń wewnętrznych w danej firmie?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych określać powinna sposób dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jest ona ustalana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego wyłonionymi w trybie przyjętym w tym podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa, z zastrzeżeniem, że konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Co powinno zostać zawarte w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?
Przepisy ustawy o sygnalistach określają minimum regulacji, które musi zawierać każda procedura wewnętrzna.
- wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, które są upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez uprawnionych do tego;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Dopuszcza się dodatkowe regulacje, o które może zostać poszerzona procedura zewnętrzna, w tym w szczególności o:
- wskazanie naruszeń wewnętrznych, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
- wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Obowiązki związane z procedurą zgłoszeń wewnętrznych – rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Zarówno podmiot prywatny, jak i podmiot publiczny są obowiązane prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Są one również administratorami danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.
Zawarte w rejestrze dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Procedura przyjmowania zgłoszeń oraz przetwarzanie związanych z tym danych
Istotne jest, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały nieupoważnionym dostęp do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalista może dokonać zgłoszenia:
- ustnie, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
- pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o zastosowanie tej formy.
Zgłoszenie na takim spotkaniu za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy lub
- protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg, który sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić przez jego podpisanie.
Zgłoszenia wewnętrzne sygnalistów - podsumowanie
Podsumowując, każdy podmiot, który wprowadza procedurę zgłoszeń zewnętrznych, musi uwzględnić w niej wskazane aspekty wynikające z przepisów prawa. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może być rozszerzona i wprowadzana w każdym podmiocie. Zakres zgłoszeń w ramach procedury wewnętrznej jest taki sam jak w przypadku procedury zewnętrznej, a może zostać rozszerzony o naruszenia określonych wewnętrznych regulacji danego podmiotu.
