Sygnaliści – obowiązki pracodawców i uprawnienia sygnalistów

Do 17 grudnia 2021 r. wszystkie kraje Unii Europejskiej w tym także Polska zobowiązane były do wdrożenia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwanej dyrektywą o sygnalistach. Wskazana Dyrektywa o sygnalistach dotyczy systemowej ochrony sygnalistów, czyli osób informujących o nieprawidłowościach czy naruszeniach prawa unijnego. Tymczasem projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa trafi najprawdopodobniej do Sejmu dopiero w pierwszym kwartale 2022 r. Choć termin na wdrożenie unijnej dyrektywy nadal pozostaje na etapie prac rządowych, pracodawcy powinni rozważyć wdrożenie pewnych procedur, wzorując się na dyrektywie unijnej.

Sygnaliści - definicja

Sygnalista w rozumieniu ustawy to osoba, która zgłasza lub ujawnia informacje na temat naruszeń uzyskane w trakcie wykonywanej przez nią pracy w sektorze publicznym lub prywatnym. 

Swoim zakresem ochrony Dyrektywa obejmuje również osoby pomagające w dokonywaniu zgłoszenia, osoby trzecie powiązane z osobami dokonującymi zgłoszenia, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takich jak współpracownicy lub krewni, podmioty prawne, które stanowią własność osoby dokonującej zgłoszenia, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

Obowiązki przedsiębiorców

Głównym celem dyrektywy jest ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, w konsekwencji konieczne jest wprowadzenie mechanizmów ochronnych w związku z realizowanymi zgłoszeniami:

1. Zapewnienie ochrony przed odwetem ze strony przedsiębiorcy w postaci zwolnienia pracownika z pracy, przymuszenia do wzięcia urlopu bezpłatnego,  dyskryminacji w zakresie wynagrodzenia, czasu i miejsca pracy, formy zatrudnienia oraz dostępu do awansu 
2. Ochrony tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia – przedsiębiorcy powinni opracować system przyjmowania zgłoszeń, który zapewni brak dostępu osób niezwiązanych z rozpatrywaniem zgłoszeń do danych osoby dokonującej zgłoszenia.  Ujawnienie tożsamości sygnalisty, będzie możliwe tylko za jego wyraźną zgodą. W braku takiej zgody nie będzie można ujawnić tożsamości sygnalisty żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych;

Przedsiębiorcy powinni jasno określić procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych a także podejmowanych działań następczych:

1. Utworzenie, bądź dostosowanie istniejącego kanału przyjmowania zgłoszeń, umożliwiającego przekazywanie ich w sposób bezpieczny, zapewniający anonimowość oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu. Sygnaliści powinni mieć możliwość złożenia zgłoszenia w formie pisemnej, lub ustnie: telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia w formie bezpośredniego spotkania;
2. Informowania osoby zgłaszającej o przyjęciu zgłoszenia, w terminie do 7 dni od jego dokonania, a także o sposobie rozpoznania zgłoszenia lub o jego dalszym procedowaniu, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia;
3. Prowadzenia rejestru zgłoszeń
4. Wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotnej;
5. Podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział;
6. Podejmowanie w związku ze stwierdzeniem naruszenia działań następczych przewidzianych przez prawo, takich jak m.in. przekazanie sprawy do odpowiednich organów państwowych lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie;
7. Zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów a w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii.

Z powyższego wynika, że obowiązek wprowadzenia procedur może stanowić dla przedsiębiorców nie tylko obowiązek stosowania nowych regulacji lecz także szeroko zakrojone przedsięwzięcie logistyczno - techniczne. Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie poufności danych osobowych sygnalistów oraz osób, których dotyczy zgłoszenie. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie rzetelnych postępowań wyjaśniających oraz wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób naruszających prawo. 

Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa

Trwają prace legislacyjne nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Sygnalistą może zostać każdy mający wiedzę o naruszeniu prawa w swoim środowisku pracy. Jeżeli taka osoba dostrzega przekraczanie przepisów określonych obszarów prawa, może zgłosić wykroczenie, korzystając z jednej z trzech możliwości:

1. Bezpośrednio informując pracodawcę (jest to tzw. zgłoszenie wewnętrzne) lub
2. W drodze tzw. zgłoszenia zewnętrznego skierowanego do organów publicznych, np. Rzecznika Praw Obywatelskich Komisję Nadzoru Finansowego, lub 
3. Skorzystać z tzw. ujawnienia publicznego, czyli w dowolny sposób do nieoznaczonego kręgu odbiorców (np. poprzez portale społecznościowe). 

W pierwszej kolejności pracownik powinien dokonać tzw. zgłoszenia wewnętrznego, informując o naruszeniach kompetentne osoby lub komórki wewnątrz organizacji. Postanowienia umów o pracę i innych aktów objętych prawem pracy oraz czynności cywilnoprawnych w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia będą nieważne. W obu procedurach (wewnętrznej i zewnętrznej) sygnalista będzie miał prawo do uzyskania informacji zwrotnych co do podjętych działań następczych. Ujawnienie publiczne, będzie możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Projekt ustawy nakłada obowiązek przyjęcia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który powinien określać wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń. Jego ogłoszenie powinno być poprzedzone uzgodnieniami z pracownikami lub związkami zawodowymi. Tak ustalony regulamin będzie stanowił wiążące dla pracowników źródło prawa pracy. 

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać w szczególności określenie:

1. Podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń,
2. Sposobów przekazywania zgłoszeń, kro może być sygnalistą, oraz kto owe zgłoszenia ma przyjmować
3. Obowiązku potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
4. maksymalnego terminu na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
5. Opisu działań następczych podejmowanych w celu weryfikacji informacji o naruszeniach prawa,
6. Środków jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa; 

Naruszenia prawa mogą dotyczyć takich dziedzin bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona danych osobowych, zdrowie publiczne, bezpieczeństwo żywności czy ochrona konsumentów. Ponadto pracodawca w regulaminie może rozszerzyć ten katalog o inne gałęzie.  Będzie on zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Ochrona sygnalistów

Warunkiem otrzymania statusu sygnalisty i uprawnień z tego wynikających będzie dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy. 

Projekt ustawy przewiduje szereg założeń, których głównym celem jest ochrona sygnalistów, działających w dobrej wierze. Wobec sygnalisty-pracownika nie będzie można stosować szykan oraz działań odwetowych z powodu dokonania zgłoszenia takich jak:

1. Wypowiedzenie stosunku pracy;
2. Obniżenie wynagrodzenia za pracę;
3. Wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
4. Przeniesienie na niższe stanowisko pracy lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków;
5. Nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze.

W razie naruszenia tego zakazu sygnaliście będzie przysługiwało odszkodowanie. Z drugiej jednak strony sygnalista sam będzie podlegał ochronie przed procesami o zniesławienie, odszkodowanie lub naruszenie dóbr osobistych.

Przestrzeganie obowiązków przez pracodawców obwarowane jest regulacjami karnymi. Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:

• utrudnianie dokonywania zgłoszenia; 
• dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty;
• naruszenie poufności tożsamości sygnalisty;
• brak ustanowienia procedury wewnętrznej;

Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji, działająca w tzw. złej wierze może ponieść karę do 3 lat pozbawienia wolności.

Pomimo tego, że dyrektywa nie została wdrożona do polskiego systemu prawa, kodeks pracy przewiduje pewne mechanizmy ochronne pracowników, mogących zgłaszać naruszenia. Wśród nich należy wyróżnić możliwość dochodzenia odszkodowania od pracodawcy, np. wówczas gdy dopuścił się dyskryminacji. Kodeks cywilny stanowi podstawę ochrony dóbr osobistych sygnalisty, natomiast w drodze żądania zapłaty zadośćuczynienia pracownik może dochodzić roszczeń w związku z szykanowaniem, dokonanym na skutek zgłoszenia naruszenia. Również polskie przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu określają procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń oraz nakładają na instytucję obowiązaną obowiązek zabezpieczenia przed działaniami o charakterze represyjnym, a także dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Podstawa prawna

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17).
• Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, nr projektu UC101, Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.
•  Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2021 r. poz. 2447 t.j.).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.