Unijne dyrektywy wymuszają na polskim ustawodawcy wdrożenie odpowiednich zmian legislacyjnych w różnych dziedzinach prawa. Dotyczy to również grupy jaką są tzw. sygnaliści w zakładzie pracy, wobec których pracodawcy będą mieli pewne obowiązki. Sprawdźmy, czego dotyczą nowe zmiany w prawie pracy i kiedy dokładnie wejdą w życie.
Kim są sygnaliści w zakładzie pracy?
Unia Europejska stoi na straży praworządności i aby rzeczywiście spełniać to założenie, 23 października 2019 roku przyjęto dyrektywę nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Jej celem jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE.
Nowe przepisy unijne znajdują zastosowanie do osób dokonujących zgłoszenia, pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym co najmniej do:
- osób posiadających status pracownika, w tym urzędników służby cywilnej;
- osób posiadających status osób prowadzących działalność na własny rachunek;
- akcjonariuszy lub wspólników oraz osób będących członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, w tym członków niewykonawczych, a także wolontariuszy i stażystów, bez względu na to, czy otrzymują oni wynagrodzenie, osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców;
- osób dokonujących zgłoszenia w przypadku, gdy dokonują one zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji na temat naruszeń, jakie uzyskały w ramach stosunku pracy, który już ustał;
- osób dokonujących zgłoszenia, których stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Mając na względzie powyższe, sygnalistami określamy osoby zgłaszające naruszenia prawodawstwa unijnego. W firmach będą to z reguły pracownicy, którzy swoje podejrzenia powinni w pierwszej kolejności zgłaszać przełożonym. Jeśli zgłoszenie okaże się jednak bezskuteczne, a pracodawca nie podejmie odpowiednich kroków, aby przeciwdziałać naruszeniom prawa w jego zakładzie, sygnalista może zwrócić się o pomoc do organów ścigania. Z tego tytułu nie wolno jednak pociągnąć takiej osoby do odpowiedzialności, sygnalista nie może zostać m.in. zwolniony z powodu zgłaszania naruszeń prawa w firmie, w której pracuje. Podstawową różnicą pomiędzy sygnalistami a donosicielami jest to, że pierwsza kategoria osób działa w interesie zakładu pracy, druga zaś tylko dla swojej korzyści i często w ramach szeroko rozumianej zemsty na pracodawcy lub kolegach z pracy.
Sygnaliści w zakładzie pracy i w polskim systemie prawnym
Już od 25 września 2024 roku zaczęła obowiązywać większość przepisów ustawy o sygnalistach, która wdraża unijne rozwiązania na terytorium naszego kraju. Wejście w życie nowych przepisów oznacza dla polskich pracodawców powstanie nowych obowiązków względem pracowników, w tym opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur zgłoszeniowych. Mają one dotyczyć określenia praw i obowiązków sygnalistów, a także procesu ochronnego takich osób. W tym miejscu warto podkreślić, że sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa unijnego zarówno anonimowo, jak i z podaniem swoich pełnych danych osobowych. W żadnym z tych przypadków nie mogą jednak ponieść negatywnych konsekwencji swoich działań.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników, mają obowiązek wdrożyć rozwiązania chroniące sygnalistów w swoim zakładzie pracy – w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Warto jednak zaznaczyć, że do 19 września 2024 roku zatrudniający mają obowiązek sporządzenia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów i przekazania go do konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracodawców. Obowiązek terminowego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy także wszystkich pracodawców, którzy wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów
Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest tak naprawdę zbiorem zasad odnoszących się do tego, w jaki sposób sygnalista ma raportować o zauważonych nieprawidłowościach. Może to dotyczyć nie tylko ewidentnych naruszeń prawa pracy, regulacji unijnych, lecz także zasad etycznych. Procedura wewnętrznych zgłoszeń powinna zawierać w swej treści oznaczenie:
- wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów;
- formy dokonywania zgłoszeń naruszania prawa;
- jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej do weryfikacji zgłoszeń i dalszej komunikacji z sygnalistą;
- trybu postępowania z informacjami uzyskanymi od sygnalisty, także jeśli zostaną one przekazane anonimowo;
- sposobu potwierdzania przyjęcia zgłoszenia od sygnalisty;
- terminu, w którym sygnalista ma uzyskać informację zwrotną na temat zgłoszonej przez siebie sprawy;
- sposobu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej;
- systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w firmie.
Powyższe wyliczenie stanowi minimum ustawowe, co oznacza, że pracodawcy mogą stworzyć bardziej obszerne procedury zgłoszeń wewnętrznych. W każdym przypadku właściwa procedura musi zostać opublikowana, a więc podana do wiadomości nie tylko wszystkich pracowników, lecz tak naprawdę do każdego, kto ma styczność z danym zakładem pracy. W świetle unijnych przepisów sygnalistą może być każdy, nie tylko pracownik danej firmy, ale także jej kontrahent lub osoba trzecia, którą w jakikolwiek sposób można połączyć z konkretnym zakładem pracy. Procedura wewnętrzna musi być więc dostępna powszechnie, najlepiej w widocznym miejscu w firmie, a także online na jej stronach internetowych. Mimo że polska ustawa nie przewiduje możliwości udostępniania osobom trzecim stworzonej procedury wewnętrznych zgłoszeń, to jednak na gruncie unijnej dyrektywy o sygnalistach taki obowiązek istnieje. Innymi słowy, pracodawcy mają obowiązek stworzyć procedurę, której treść ma być widoczna i dostępna dla każdego podmiotu powiązanego z ich firmą, nawet jeśli oficjalnie nie jest on pracownikiem w rozumieniu przepisów prawa pracy.
Przykład 1.
Firma X zatrudnia 5 pracowników i ze względu na nowe wymogi prawne sporządziła procedurę wewnętrznego informowania o naruszeniach prawa w ramach tzw. obowiązku o sygnalistach. Właściciel przedsiębiorstwa utrzymuje stałe relacje z kilkoma kontrahentami oraz osobami, które są wolontariuszami w jego zakładzie pracy. Wobec kogo procedura wewnętrznego informowania powinna zostać opublikowana?
Wobec wszystkich osób, które mają jakąkolwiek styczność z firmą X, a więc nie tylko wobec jej pracowników, lecz także wszystkich kontrahentów i wolontariuszy.
Dodatkowe obowiązki pracodawców w ramach procedury sygnalistów
Kolejnym ważnym obowiązkiem pracodawców jest utworzenie odpowiednich kanałów zgłoszeń sygnalistów. Przypomnimy, że zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo oraz z podaniem wszystkich danych osobowych zgłaszającego. Kanały zgłoszeń powinny być łatwo dostępne, a zasady korzystania z nich proste i czytelne. Ponadto konieczne jest zapewnienie poufności zgłaszającemu oraz możliwości sprawdzania stanu zgłoszonej sprawy, tj. tego, na jakim etapie dokładnie się ona znajduje. Sygnalista musi mieć również zapewnioną możliwość swobodnej komunikacji z osobą, która ją przyjęła. Zatrudniający musi również pamiętać o tym, aby w firmie istniała osoba, która będzie się zajmowała tego typu sprawami. W praktyce może to oznaczać konieczność stworzenia dodatkowego etatu albo chociaż jego odpowiedniej części.
Oprócz tego zatrudniający są zobowiązani do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym znajdą się następujące informacje:
- numer sprawy;
- przedmiot zgłoszenia, a więc czego dotyczy dana sprawa;
- dane osobowe sygnalisty lub informacja o anonimowym zgłoszeniu sprawy oraz dane osoby, której dotyczy zgłoszenie i która ma naruszać prawo;
- adres do kontaktu sygnalisty, chyba że zgłoszenie jest anonimowe;
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
Pracodawcy muszą pamiętać o wypełnieniu nowych obowiązków, ponieważ w przeciwnym razie narażają się na odpowiedzialność karną. Zgodnie z przyjętą ustawą za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności.
Sygnaliści w zakładzie pracy - podsumowanie
Wskutek zaimplementowanych zmian prawnych odnoszących się do sygnalistów polscy pracodawcy od końca września 2024 roku mieli obowiązek wdrożyć procedury wewnętrzne zgłoszeń o naruszeniach prawodawstwa unijnego. Ponadto są zobowiązani do prowadzenia rejestru spraw zgłaszanych przez grupę jaką są sygnaliści w zakładzie pracy i zapewnienia im bezpieczeństwa ze strony innych osób. Niedopełnienie nowych obowiązków może oznaczać pociągnięcie pracodawcy do odpowiedzialności karnej.
