Rynek usług księgowych stale się rozrasta. Powstają nowe biura rachunkowe konkurujące cenami, stąd też ceny usług księgowych nie idą znacznie w górę. Tym samym firmy zajmujące się na co dzień obsługą księgowo-rachunkową poszukują kolejnych rozwiązań, które pozwolą im na realne oszczędności czasu a tym samym pieniędzy. Jednym z nim jest funkcja OCR dla biur rachunkowych.
OCR dla biur rachunkowych
Na początku warto wyjaśnić, że skrót OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków (od ang. optical character recognition). Jego zadaniem jest rozpoznanie tekstu z zeskanowanego dokumentu lub zdjęcia, co jest możliwe dzięki zastosowaniu metod z dziedziny rozpoznawania wzorców (zaliczanej do sztucznej inteligencji). Skanowanie faktur OCR polega na odczytaniu odpowiednich elementów faktury, takich jak:
- dane kontrahenta,
- nr faktury,
- daty wystawienia,
- terminu płatności,
- stawki VAT,
- kwoty netto, VAT i brutto.
Tak rozczytane dane wystarczy jedynie zweryfikować i samodzielnie wybrać odpowiedni schemat księgowy. Tym samym ludzka praca nie polega już na żmudnym wprowadzaniu danych, tyko oparta jest na wiedzy w jaki sposób dany dokument zaksięgować.
Skanowanie faktur OCR
W przypadku gdy pracownicy biura otrzymują od klientów dokumenty w wersji papierowej to samodzielnie je skanują. W takim wypadku potrzebny jest skaner do biura rachunkowego, który posiada funkcję rozpoznawania tekstu (dziś wiele skanerów ma taką opcję w standardzie). Pracownik o niższych kompetencjach może zostać zaangażowany do ułożenia i zeskanowania dokumentów.
Skanowanie faktur przez klienta biura rachunkowego
Klienci coraz częściej nie chcą przekazywać dokumentów w formie papierowej i przesyłają już zeskanowane pliki. Jest to bardzo wygodne jeśli księgowy otrzyma jeden czy dwa pliki z wszystkimi dokumentami zbiorczo. Trudniej jeśli klient przesyła np. 30 plików i to w różnych wiadomościach mailowych. W tym przypadku niezwykle ważna jest dobra organizacja pracy. Księgowy pracujący w serwisie mojebiuro24.pl może na bieżąco załączać pliki do systemu a po zakończonym miesiącu zaznaczyć wszystkie i jednym kliknięciem zlecić do rozczytania i księgowania.
Praca księgowej może być jeszcze prostsza jeżeli pójdziemy o krok dalej a mianowicie biura rachunkowe mogą korzystać z automatycznego OCR który działa "w tle". Polega to na tym, że klient zamieszcza dokumenty na podpiętym do systemu księgowego dysku Dropbox a automat samodzielnie przetwarza dane i tworzy wersje robocze wydatków bez dodatkowej ingerencji księgowej. Dzięki temu, pracownicy biura rachunkowego oszczędzają czas potrzebny na przetworzenie danych w przypadku podstawowego OCR. Oszczędność czasu widoczna jest przy większej ilości klientów i testach efektywności w skali całego dnia.
Udostępnianie faktur w formie zdjęć
Kolejną możliwością, która coraz bardziej cieszy się popularnością wśród nowoczesnych klientów jest skanowanie faktur telefonem za pomocą aplikacji typu camskanner czy Microsoft Office Lens (program dostępny jest dla androida oraz iOS) oraz przesyłanie ich do folderu na dysku Google Drive czy Dropbox, zintegrowanego z systemem księgowym. Aplikacje do skanowania są o tyle przydatne, że powodują rozjaśnienie dokumentu czy wyprostowanie skanu jeśli zdjęcie zostało zrobione pod nieodpowiednim kątem. Dzięki temu automatyczne rozpoznawanie faktur jest bardziej skuteczne.
Optymalny workflow pracy z OCR w biurze rachunkowym
W obsłudze klienta mogą pojawić się dwa przypadki: klient dostarcza dokumenty w formie papierowej lub przesyła od razu skany i zdjęcia dokumentów księgowych.
Dokumenty w formie elektronicznej
- klient skanuje dokumenty i pliki zamieszcza na własnym dysku Google Drive lub Dropbox
- księgowy na początku kolejnego miesiąca zaznacza wszystkie pliki i przekazuje do odczytania poprzez OCR. Każdy zaksięgowany dokument automatycznie na dysku klienta trafia do specjalnego archiwum, dzięki czemu nie nastąpi pomyłka z pominięciem lub dwukrotnym zaksięgowaniem któregoś z dokumentów. Można pominąć ten krok i przejść do kolejnego w przypadku korzystania z automatycznego OCR dzięki któremu wersje robocze wydatków tworzone są bez ingerencji księgowego
- księgowy jedynie sprawdza poprawność danych i wybiera odpowiedni schemat księgowy
- dokumenty są w pełni archiwizowane w postaci elektronicznej
Dokumenty w formie papierowej
- klient dostarcza dokumenty
- dokumenty są sortowane i skanowane przez pracownika biura rachunkowego
- zeskanowane pliki są pobierane do systemu księgowego, w którym następuje automatyczne rozpoznawanie faktur
- księgowy jedynie sprawdza poprawność danych i wybiera odpowiedni schemat księgowy
- dokumenty są w pełni archiwizowane w postaci elektronicznej a klientowi można zwrócić wersję papierową
Program do odczytywania faktur
Obecnie wiele jest zewnętrznych programów pozwalających na odczytywanie faktur. Często posiadają one nawet możliwość importu do wybranego systemu księgowego. Jednak wygodniejszym rozwiązaniem jest automatyczne wprowadzanie faktur - funkcja wpięta bezpośrednio w system księgowy. Takie rozwiązanie posiadają jedynie najlepsze systemy księgowe. Wśród zalet tego typu funkcji można wymienić:
- brak konieczności dokonywania dodatkowych czynności związanych z załączeniem plików w zewnętrznym serwisie i ich importowania do systemu księgowego,
- możliwość dodawania na bieżąco przez klienta biura skanów faktur do systemu księgowego,
- obsługa funkcji OCR również z urządzeń mobilnych typu tablet czy telefon, jeśli tylko pliki ze skanami faktur zostały już dodane do systemu księgowego.
OCR a oszczędności dla biura rachunkowego
Skanowanie faktur do programu księgowego pozwala na realne oszczędności. Przede wszystkim w przypadku klientów, u których operuje się na skanach dokumentów, nie ma potrzeby ich drukowania. Automatyczne rozpoznawanie faktur pozwala na wypracowanie takiego procesu księgowego, który omija konieczność tworzenia wersji papierowej co przekłada się na oszczędność toneru, papieru i zmniejsza eksploatację sprzętu biurowego.
Drugą z zalet funkcji OCR dla biur rachunkowych jest brak konieczności angażowania wysoko wykwalifikowanych osób do czynności ręcznego wprowadzania danych. Księgowi są w stanie szybciej rozliczyć firmy czy też w tym samym czasie obsłużyć większą ilość firm. Funkcja OCR umożliwia przetworzenie blisko 400 faktur w godzinę. Samo księgowanie nie powoduje również tak dużego zmęczenia, gdyż nie trzeba co chwilę przenosić wzroku z ekranu monitora na leżący przed nami papierowy dokument.
Aby zbadać realną oszczędność czasu na wprowadzaniu danych należałoby zrobić próbę na pełnym jednym dniu księgowego, pomiędzy przepisywaniem danych ręcznie a automatycznym wprowadzaniem faktur. Trzeba wziąć pod uwagę, że zmęczenie i tym samym możliwe pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu danych pojawiają się zwykle już po kilku godzinach pracy.
Kolejnym przykładem oszczędności jest zminimalizowanie ryzyka błędu we wprowadzonych danych. Przepisując szybko dane nie trudno pomylić się w kwocie o “jedno zero”. Natomiast wraz z wejściem w życie obowiązku comiesięcznej wysyłki plików JPK VAT już sam błąd w numerze dokumentu powoduje konieczność sporządzenia jego korekty. Księgowanie faktur z wykorzystaniem funkcji OCR pozwala zminimalizować tego typu problemy.
Właściciele biur nie muszą się również przejmować szafami przepełnionymi dokumentami. Całe archiwum znajdować się będzie w systemie księgowym, do którego dostęp jest 24/7.
Pełny elektroniczny obieg dokumentów
Dzięki funkcji OCR dla biur rachunkowych możliwe jest przeniesienie całej dokumentacji do wersji elektronicznej. Jeśli klient dostarcza dokumenty w forme skanów to na żadnym etapie pracy nie ma potrzeby ich drukowania. Pliki załącza się w systemie księgowym, zaznacza aby przetworzyć przez OCR i księguje. Pod każdym zaksięgowanym wydatkiem znajduje się skan dokumentu źródłowego tak, że w każdej chwili można wyświetlić jego podgląd. Jeśli natomiast w biurze rachunkowym stosowana jest podwójna weryfikacja księgowanych dokumentów, to osoba sprawdzająca równie dobrze może poradzić sobie na samych skanach faktur, dzięki opcji sprawdzania podatkowego.
