Poradnik Przedsiębiorcy

Kasy fiskalne online w gastronomii od 1 lipca 2020 roku

Do 1 lipca 2020 roku każda restauracja i knajpa powinna zostać wyposażona w nowoczesną kasę rejestrującą. Co oznacza ta zmiana dla przedsiębiorców? Kasy fiskalne online w gastronomii, odpowiadamy na najważniejsze pytania o nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych online.

Jakie zmiany niesie za sobą nowelizacja ustawy o podatku VAT?

Uchwalona 1 maja 2019 roku nowelizacja ustawy o podatku VAT nakłada na przedsiębiorców obowiązek wymiany kas fiskalnych (rejestrujących). Nowoczesne kasy online zastąpią dotychczas używane kasy z elektronicznym bądź papierowym zapisem kopii. Konieczność wymiany sprzętu w pierwszej kolejności dotknie branże:

  1. motoryzacyjną (firmy świadczące usługi z zakresu naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawę i wymianę opon) oraz stacje sprzedające benzynę silnikową, gaz czy olej napędowy - do 1 stycznia 2020 roku,
  2. gastronomiczną (stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym lokale funkcjonujące sezonowo), grzewczą (spółki trudniące się sprzedażą węgla, brykietu i innych materiałów opałowych) i firmy oferujące krótkotrwałe zakwaterowanie (hotele i pensjonaty) - do 1 lipca 2020 roku,
  3. usługową (zakłady fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne i prawnicze), gabinety medyczne i dentystyczne, obiekty służące poprawie kondycji fizycznej, a także firmy budowlane - do 1 stycznia 2021 roku.

Chociaż ustawa nie definiuje terminów granicznych dla wszystkich branży, nowe kasy fiskalne prędzej czy później zawitają w każdej firmie. Od 31 sierpnia 2019 nie kupimy już bowiem kas z papierowym zapisem kopii; po 31 grudnia 2019 ustanie także sprzedaż kas z elektronicznym zapisem kopii.

Warto podkreślić, że obowiązkowa wymiana sprzętu dotyczy nie tylko głównej kasy używanej w przedsiębiorstwie, ale także kasy rezerwowej. Wszystkie kasy stosowane w firmie muszą być urządzeniami online.

Kasy fiskalne online w gastronomii - czy nowe przepisy dotyczą bez wyjątku całej branży?

Zgodnie z nowelizacją ustawy prowadzenie ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej online jest obowiązkowe w przypadku: „świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo”.

Wymiana sprzętu dotyczy wszystkich restauratorów, którzy zarządzają stacjonarną placówką gastronomiczną bez względu na to, czy lokal funkcjonuje przez cały rok czy tylko sezonowo, np. w okresie wakacji. Bez znaczenia jest także rodzaj oferowanego jedzenia. Kasy online w gastronomii powinny znaleźć się wszędzie tam, gdzie serwowane są dania przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji - w restauracjach, barach, stołówkach, a także w punktach gastronomicznych takich jak lodziarnie, smażalnie, pijalnie oraz sklepy spożywcze, w których można zakupić ciepły posiłek (hot dogi, zapiekanki, tortille itd.).

Obowiązek wymiany sprzętu nie dotyczy jednak całej branży. Nowe przepisy nie obejmują placówek niestacjonarnych (np. ruchomych punktów sprzedaży typu food truck) i automatów sprzedażowych. Wciąż jednak nie wiadomo, dlaczego w ustawie pominięto obiekty tego typu - celowo czy przez przypadek.

Czym różni się kasa fiskalna online od standardowych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii?

Nowoczesne kasy online, korzystając z połączenia telekomunikacyjnego (wi-fi, router, Internet mobilny) łączą się z Centralnym Repozytorium Kas, co umożliwia:

  • bezpośrednią wymianę danych o sprzedaży pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas (automatyczny przepływ informacji w czasie rzeczywistym),
  • bieżącą analizę i kontrolę gromadzonych danych,
  • wysyłanie poleceń z repozytorium do kas dotyczących pracy urządzeń (fiskalizacji) i ich odbieranie przez kasy,
  • zdalną aktualizację oprogramowania.

Centralny Rejestr Kas ma za zadanie gromadzić i przechowywać paragony fiskalne, dane dotyczące kas takie jak protokoły dobowe, raporty o przeglądach technicznych oraz inne dokumenty niefiskalne. Połączenie sieciowe umożliwi urzędnikom łączenie się z kasą w dowolnym momencie i bieżącą kontrolę przesyłanych informacji (nawet bez wiedzy użytkownika). Po stronie przedsiębiorcy leży natomiast podpięcie urządzenia do Internetu i zapewnienie sprawnego funkcjonowania kasy.

Kasy fiskalne online pod względem funkcjonalnym nie będą odbiegać od dotychczasowych kas rejestrujących,to duże udogodnienie dla pracowników gastronomii którzy nie muszą od nowa uczyć się obsługi kasy. Zmianie nie ulegnie także proces ewidencji sprzedaży - jako restaurator wciąż masz obowiązek nabić na kasę dokonaną sprzedaż i wydać klientowi paragon fiskalny.

W jakie funkcje zostaną wyposażone nowe kasy?

Nowoczesne kasy umożliwią wystawianie e-paragonów - to zmiana, której z niecierpliwością wyczekuje wiele przedsiębiorców. Elektroniczny paragon będzie generowany automatycznie podczas wydruku standardowego kwitu fiskalnego. Nowa opcja pozwoli na dostarczenie dokumentów sprzedaży do klienta np. drogą elektroniczną.

Ciekawą funkcją, którą wprowadzą kasy online, będzie także możliwość bezpośredniej współpracy pomiędzy kasą fiskalną a terminalem płatniczym. Dostępna opcja znacząco ułatwi pracę i zredukuje ilość błędów popełnianych w prowadzeniu ewidencji. Nowatorskie rozwiązanie może przekonać przedsiębiorców do wprowadzenia terminali w restauracji. Z transakcji bezgotówkowych korzysta coraz więcej konsumentów, a możliwość zapłaty kartą może zwiększyć obrót spółki nawet o 20% - jak wynika z badań Visa Europe.

Jaki cel przyświeca wprowadzeniu nowych kas rejestrujących?

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, nowe kasy online mają pomóc w zwalczaniu tzw. szarej strefy - wyeliminować nieuczciwe praktyki wśród przedsiębiorców i zredukować ilość nierejestrowanych transakcji. Zapewnienie ciągłego przesyłu danych pomiędzy kasą a centralnym rejestrem pozwoli na bieżącą kontrolę, a dalej - zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
W obliczu przedstawionego zamysłu nie dziwi lista branż, które jako pierwsze objął obowiązek wymiany sprzętu. Znalazły się na niej sektory (m.in. gastronomia, prawnicy, lekarze) szczególnie narażone na działanie w szarej strefie.

Kto może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online?

Odliczenie od podatku przysługuje wszystkim podatnikom, których objęła obowiązkowa wymiana kasy fiskalnej. To znaczy, że z ulgi mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy kupujący nową kasę, a także ci, którzy dokonali już tego odliczenia w przeszłości, zaopatrując się w kasę rejestrującą innego typu. Zgodnie z przepisami maksymalna kwota ulgi wynosi 90% ceny netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł.

Nie oznacza to jednak, że możliwość skorzystania ze zwrotu przysługuje bez wyjątku wszystkim przedsiębiorcom. Prawo do ulgi możesz utracić, jeśli zaniedbasz przegląd techniczny kasy lub zakończysz działalność gospodarczą wcześniej niż przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia rejestracji sprzedaży. Odliczenie nie dotyczy także podatników, którzy zdecydują się na wymianę kasy dobrowolnie.

Nowelizacja ustawy o podatku VAT wychodzi na przeciw restauratorom, dla których zakup nowej kasy wiąże się z dużymi, nieprzewidzianymi wydatkami. Dotychczasowy obowiązek posiadania własnej kasy został zniesiony, co oznacza, że kasy online w gastronomii mogą zostać wypożyczone w ramach umowy najmu lub leasingu. Rozwiązanie jest udogodnieniem zwłaszcza dla lokali sezonowych, gdzie kasę użytkuje się wyłącznie przez krótki okres np. wakacji czy Świąt Bożego Narodzenia.