Obowiązek pracownika dbania o dobro zakładu pracy oraz ochrony jego mienia może zostać skonkretyzowany poprzez powierzenie mu przez pracodawcę pieczy nad konkretnymi składnikami majątkowymi. Wiąże się to z przyjęciem przez pracownika zwiększonej odpowiedzialności za należyte zabezpieczenie i użytkowanie mienia powierzonego. W razie niewłaściwego wykonywania zadań w tym zakresie odpowiedzialność ta może skutkować powstaniem po stronie pracodawcy roszczeń odszkodowawczych, szczególnie dotkliwych dla pracownika. Jak w takiej sytuacji rozliczyć mienie powierzone pracownikowi?
Mienie powierzone pracownikowi -odpowiedzialność materialna
Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności;
narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze;
inne mienie
– odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
Od tej odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Pracownik nie ponosi również odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia. Nie ponosi też ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.
Jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, wysokość odszkodowania może być obniżona, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych. Wysokość odszkodowania może być w takich przypadkach także obniżona przez sąd pracy.
Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone została ukształtowana bardziej rygorystycznie niż zwykła odpowiedzialność materialna za mienie, którego konkretnemu pracownikowi nie powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. W przypadku zwykłej odpowiedzialności, w razie wyrządzenia przez pracownika szkody, pracodawca może żądać odszkodowania w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nieprzewyższającego kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Tylko w razie wyrządzenia szkody umyślnie pracownik jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości, tak jak w każdym przypadku wyrządzenia szkody w mieniu powierzonym (art. 117, art. 119, art. 122, art. 124, art. 127 Kodeksu pracy).
Zwrot albo wyliczenie się z mienia
Opisana wyżej odpowiedzialność odszkodowawcza pracownika nie wystąpi, jeżeli wywiąże się on ze swojego obowiązku zwrotu albo wyliczenia się z mienia powierzonego. Obowiązek ten powstaje w okolicznościach określonych przez pracodawcę zazwyczaj w regulaminach wewnątrzzakładowych. Obowiązek zwrotu lub wyliczenia się dotyczyć może rzeczy oznaczonych co do tożsamości (tych samych) albo oznaczonych tylko co do gatunku (takich samych).
Przykład 1.
Pracodawca powierzył pracownikowi prowadzenie magazynu, w którym przechowywane są m.in. unikalne dzieła sztuki, stanowiące własność pracodawcy, który zainwestował w ich nabycie część posiadanych przez siebie środków finansowych, licząc na wzrost wartości tych dzieł w przyszłości. Pracownik będący magazynierem ma obowiązek zwrotu pracodawcy, na jego wezwanie, wspomnianych przedmiotów zgromadzonych w magazynie. Z uwagi na unikalność zgromadzonych dzieł pracownik musi przekazać pracodawcy te same przedmioty, które mu powierzono, a nie takie same, czyli tylko do nich podobne.
Przykład 2.
Kasjerowi pracodawca powierzył zgromadzoną w kasie zakładowej gotówkę, w kwocie 3000 zł. W tym przypadku pracownik wywiąże się ze swojego obowiązku, wynikającego z art. 124 kp, wyliczając się z powierzonego mienia, tzn. przekazując pracodawcy albo osobie przez niego wyznaczonej równowartość 3000 zł, a niekoniecznie zwracając mu te same banknoty i monety, które znajdowały się w kasie w momencie powierzenia jej pracownikowi (wspomniane banknoty i monety nie miały odrębnej wartości numizmatycznej).
Sposób powierzenia mienia
Powierzenie mienia pracownikowi musi mieć charakter zindywidualizowany. Znaczenie ma nie tyle formalne dokonanie „powierzenia”, ile faktyczne przekazanie pracownikowi pieczy nad konkretnymi składnikami majątkowymi. Następuje to wówczas, gdy pracownik wyraził zgodę na przyjęcie odpowiedzialności, wynikającej wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażonej na tyle wyraźnie, by nie budziła wątpliwości oraz by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego. Dla wykazania odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym pracodawca musi jedynie udowodnić fakt prawidłowego powierzenia mienia oraz szkodę w mieniu. Regułą jest, że po powierzeniu mienia w sposób prawidłowy za jego stratę lub uszkodzenie odpowiada pracownik. Z faktu, że mienie zostało prawidłowo powierzone, wypływa domniemanie, że ujawnione w nim braki są wynikiem zaniedbań pracownika. Stąd to pracownik musi dowodzić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, za które nie ponosi odpowiedzialności (wyrok Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2020 roku, III PK 210/18).
Przekazanie pracownikowi powierzonego mienia może mieć różną formę, lecz nie musi być to remanent czy przeprowadzona inwentaryzacja, ważne jest natomiast aby pracownik był obecny przy powierzaniu mu mienia i mógł kontrolować stan, ilość i wartość faktycznie powierzanego mu mienia (wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2017 roku, II PK 306/15).
Czy można żądać zwrotu powierzonego mienia od pracownika na zwolnieniu lekarskim?
Jak wskazano w postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 lutego 2022 roku (II PSK 309/21), pracodawca ma prawo żądać od pracownika zwrotu powierzonego mu mienia niezależnie od tego, czy dochodzi do zakończenia stosunku pracy, czy stosunek ten nadal trwa, ponieważ pracownik jedynie dysponuje tym mieniem. Obowiązek zwrotu mienia na żądanie pracodawcy wynika z art. 124 kp. W przypadku żądania zwrotu mienia powierzonego pracodawca powinien poinformować pracownika o tym żądaniu odpowiednio wcześnie. Jednocześnie pracodawca powinien wskazać, w jakim miejscu i terminie pracownik ma mienie zwrócić. Nie ma żadnych regulacji, które zakazywałyby pracodawcy wystąpienia z żądaniem zwrotu mienia od pracownika, który przebywa na zwolnieniu lekarskim. Niepodporządkowanie się takiemu poleceniu pracodawcy (dotyczącemu pracy i niesprzecznemu z prawem ani umową o pracę) stanowić może ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego polegającego przede wszystkim na naruszeniu obowiązku ochrony mienia pracodawcy (art. 52 § 1 pkt 1 i art. 100 § 1 i 2 pkt 4 kp).
Pracownik obowiązany jest do lojalnego postępowania względem swojego pracodawcy. Egzemplifikacją tej powinności są obowiązki określone w art. 100 § 2 pkt 4 kp. Ustanawiają one szczególną zasadę lojalności pracownika względem pracodawcy, z której przede wszystkim wynika obowiązek powstrzymania się pracownika od działań zmierzających do wyrządzenia pracodawcy szkody czy nawet ocenianych jako działania na niekorzyść pracodawcy, w tym też zawinione działanie pracownika powodujące samo zagrożenie interesów pracodawcy.
Jak odzyskać mienie, gdy pracownik jest chory?
Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy forma pisemna wezwania pracownika do zwrotu nie jest wymagana, choć ze względów dowodowych warto, aby zostało ono dokonane na piśmie, e-mailem lub telefonicznie. Jednocześnie pracodawca powinien wskazać, w jakim miejscu i terminie pracownik ma mienie zwrócić lub w przypadku pobytu np. na zwolnieniu chorobowym, skąd inny pracownik może odebrać określone przedmioty, np. służbowy samochód, komputer czy telefon (oczywiście po uprzednim uzgodnieniu). W przypadku gdy pracownik nie współpracuje z pracodawcą bądź nie ma z nim kontaktu, uzasadnione jest stosowne wezwanie na piśmie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Na tej podstawie pracodawca powinien niezwłocznie wezwać pracownika do zwrotu sprzętu służbowego w określonym terminie. Niepodporządkowanie się poleceniu pracodawcy może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązku ochrony jego mienia, a to z kolei może być przyczyną zastosowania wobec pracownika odpowiedzialności porządkowej czy innych sankcji przewidzianych przepisami kp (patrz Jak odzyskać rzeczy służbowe, jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim?, www.pip.gov.pl).
Żądanie przez pracodawcę zwrotu powierzonego pracownikowi mienia, nawet podczas choroby pracownika, jest prawnie dopuszczalne, a poza tym często uzasadnione faktycznie, skoro w czasie choroby mienie (samochód, laptop, telefon komórkowy itp.) nie jest wykorzystywane w celach służbowych.
