Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania dostępna dla osób fizycznych po spełnieniu określonych warunków. Chociaż wiąże się ona z mniejszą liczbą formalności, kluczowe staje się prawidłowe dokumentowanie sprzedaży. W artykule wyjaśniamy, czy i kiedy osoba prowadząca taką działalność musi wystawiać rachunki lub faktury, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i unikać problemów podatkowych.
Na czym polega działalność nierejestrowana?
Aktualnie jako działalność nieewidencjonowana kwalifikowana jest działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w Ustawie z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, oraz gdy osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 roku od 1 stycznia 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4242 zł, a minimalna stawka godzinowa to kwota 27,70 zł. W 2024 roku podobnie jak w roku poprzednim minimalne wynagrodzenie będzie rosło dwukrotnie w czasie jednego roku, ponieważ od 1 lipca 2024 roku ma wynosić 4300 zł, a stawka godzinowa – 28,10 zł.
Przykład 1.
Jaką maksymalną kwotę przychodu może uzyskać pan Rafał, który wykonuje rzeźby na zamówienie, aby prowadzić aktualnie w 2024 roku działalność nieewidencjonowaną?
Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wynosi od stycznia 2024 roku 4242 zł brutto, a od lipca 2024 roku – 4300 zł brutto. Aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, pan Rafał nie może mieć miesięcznie przychodu przekraczającego 3181,50 zł brutto w okresie od stycznia do czerwca 2024 roku i 3225 zł brutto w okresie od lipca do grudnia 2024 roku. Rocznie pan Rafał może zarobić w ten sposób 38 439 zł.
Za przychód na potrzeby działalności nieewidencjonowanej uznaje się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
Korzyści z działalności nierejestrowanej
Wśród korzyści, jakie niesie możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej, wymienia się:
- brak obowiązku opłacania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej;
- brak obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy każdego miesiąca;
- brak obowiązku zgłaszania działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- brak konieczności uzyskania NIP-u i REGON-u;
- brak obowiązku prowadzenia skomplikowanej księgowości;
- brak konieczności zapłaty podatku VAT, chyba że sprzedawane towary bądź usługi wymagają rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży.
Ewidencja sprzedaży przy działalności nierejestrowanej
Prowadzenie działalności nierejestrowanej wymaga prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona papierowo lub elektronicznie.
- liczbę porządkową,
- datę sprzedaży,
- wartość sprzedaży,
- wartość sprzedaży narastająco.
Kto przy działalności nierejestrowanej musi mieć kasę fiskalną?
Należy wiedzieć, że mimo prowadzenia działalności nierejestrowanej w określonych przypadkach istnieje obowiązek posiadania kasy fiskalnej przez osoby, które de facto nie są przedsiębiorcami podlegającymi rejestracji w CEIDG.
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi mieć kasę fiskalną, jeżeli:
- wielkość sprzedaży przekroczyła 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym, albo
- sprzedawane towary lub świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
- gaz płynny;
- części do silników spalinowych;
- nadwozia do pojazdów silnikowych;
- sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny;
- perfumy i wody toaletowe.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej występuje zawsze w przypadku sprzedaży m.in. następujących usług:
- doradztwa podatkowego;
- przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami;
- naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów;
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo;
- fryzjerskich;
- kosmetycznych;
- kosmetologicznych.
Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są płatnikami VAT?
Osoby zamierzające rozpocząć prowadzenie działalności nierejestrowanej powinny wiedzieć, że co do zasady tego rodzaju działalność korzysta ze zwolnienia z VAT, jeżeli ich sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekracza kwoty 200 000 zł, a w przypadku osób, które rozpoczynają działalność w trakcie roku podatkowego, jeżeli ich przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 200 000 zł.
- w przypadku sprzedaży określonych towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji, internetowej sprzedaży m.in. preparatów kosmetycznych i toaletowych. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego, hurtowej i detalicznej sprzedaży części do pojazdów samochodowych i motocykli;
- w przypadku świadczenia usług: prawniczych, usług w zakresie doradztwa z wyjątkiem doradztwa rolniczego, usług jubilerskich czy ściągania długów, w tym factoringu.
Jeżeli działalność nierejestrowana obejmuje sprzedaż towarów lub usług wymienionych wcześniej, konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną staje się płatnikiem podatku VAT i ma obowiązek uzyskać NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów.
Dokumentowanie sprzedaży przy działalności nierejestrowanej
Jeśli chodzi o dokumentację sprzedaży towarów i usług w działalności nierejestrowanej, trzeba zwrócić uwagę, że na żądanie nabywającego towar i usługę należy wystawić rachunek.
- numer rachunku,
- datę wystawienia rachunku,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- nazwę usługi lub towaru,
- kwotę do zapłaty.
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Przykład 2.
Czy pani Maria, która prowadzi działalność rejestrowaną polegającą na udzielaniu lekcji z języka włoskiego, ma obowiązek wystawić rachunek, jeśli matka jednej z jej uczennic w maju 2024 roku poprosiła ją o wystawienie rachunku za lekcje udzielone córce w marcu i kwietniu 2024 roku, gdyż potrzebuje takiego dokumentu do sprawy o alimenty?
W tej sytuacji pani Maria ma obowiązek wystawić rachunek, ponieważ żądanie jego wystawienia zostało zgłoszone w ustawowym terminie.
Przykład 3.
Czy pan Arkadiusz prawidłowo odmówił wydania rachunku za wykonane usługi związane z pielęgnacją ogrodu prowadzone przez niego w ramach działalności nierejestrowanej, jeżeli zlecająca mu te prace pani Anna poprosiła go o wydanie rachunku w grudniu 2024 roku, a prace te wykonane były w maju 2024 roku?
Z uwagi na upływ 3-miesięcznego terminu od wykonania usługi ogrodniczej do zażądania rachunku przez nabywczynię usługi pan Arkadiusz nie ma obowiązku wystawienia za nie rachunku mimo żądania pani Anny.
Z reguły w przypadku działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że klient tego zażąda. Żądanie wystawienia faktury klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym został dostarczony mu towar lub usługa bądź osoba prowadząca otrzymała całość lub część zapłaty.
Faktura wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną musi zawierać co najmniej:
- numer faktury;
- datę wystawienia faktury;
- imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i jego adres;
- imiona i nazwiska lub nazwę, adres nabywcy towarów lub usług;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi;
- kwotę należności ogółem.
Podsumowanie
Podsumowując, w przypadku zgłoszenia przez nabywcę towaru lub usługi sprzedawanej w ramach działalności nierejestrowanej konieczne jest udokumentowanie tego faktu. Najczęściej do tego celu służy rachunek, który można wystawić nabywcy w terminie do 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, przy czym na żądanie nabywcy nie jest również wykluczone wystawienie faktury.
