Działalność nierejestrowana – faktura czy rachunek?

Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania dostępna dla osób fizycznych po spełnieniu określonych warunków. Chociaż wiąże się ona z mniejszą liczbą formalności, kluczowe staje się prawidłowe dokumentowanie sprzedaży. W artykule wyjaśniamy, czy i kiedy osoba prowadząca taką działalność musi wystawiać rachunki lub faktury, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i unikać problemów podatkowych.

Na czym polega działalność nierejestrowana?

Aktualnie jako działalność nieewidencjonowana kwalifikowana jest działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% ~~miesiącu 75%~~ kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w Ustawie z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, oraz gdy osoba ta w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Zgodnie z aktualnym Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł, a minimalna stawka godzinow to kwota 31,40 zł. W 2026 roku wynagrodzenie minimalne nie ulega już dwukrotnej waloryzacji w ciągu roku, co oznacza, że wymienione kwoty obowiązują od stycznia do grudnia bez zmian.

Przykład 1.

Jaką maksymalną kwotę przychodu może uzyskać pan Rafał, który wykonuje rzeźby na zamówienie, aby prowadzić aktualnie w 2026 roku działalność nieewidencjonowaną?

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi przez cały rok 4806 zł brutto. Aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, pan Rafał nie może mieć kwartalnie przychodu przekraczającego 10 813,50 zł brutto (225% aktualnego wynagrodzenia minimalnego).Rocznie pan Rafał może zarobić w ten sposób 43 254 zł (zakładając pełene wykorzystanie limitu w każdym kwartale).

Jeśli przychód z działalności nieewidencjonowanej przekroczy w danym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej wysokości. W przypadku przekroczenia limitu przychodu przez osobę wykonującą działalność nieewidencjonowaną będzie musiała ona złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wskazanego limitu wartości przychodu.

Za przychód na potrzeby działalności nieewidencjonowanej uznaje się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Korzyści z działalności nierejestrowanej

Wśród korzyści, jakie niesie możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej, wymienia się:

brak obowiązku opłacania składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej;
brak obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy każdego miesiąca;
brak obowiązku zgłaszania działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
brak konieczności uzyskania NIP-u i REGON-u;
brak obowiązku prowadzenia skomplikowanej księgowości;
brak konieczności zapłaty podatku VAT, chyba że sprzedawane towary bądź usługi wymagają rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży.

Zobacz też:

Ewidencja sprzedaży przy działalności nierejestrowanej

Prowadzenie działalności nierejestrowanej wymaga prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona papierowo lub elektronicznie.

W ewidencji sprzedaży najczęściej spotyka się następujące pozycje:

liczbę porządkową,
datę sprzedaży,
wartość sprzedaży,
wartość sprzedaży narastająco.

Kto przy działalności nierejestrowanej musi mieć kasę fiskalną?

Należy wiedzieć, że mimo prowadzenia działalności nierejestrowanej w określonych przypadkach istnieje obowiązek posiadania kasy fiskalnej przez osoby, które de facto nie są przedsiębiorcami podlegającymi rejestracji w CEIDG.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi mieć kasę fiskalną, jeżeli:

wielkość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczyła 20 000 zł w poprzednim roku podatkowym (dla rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku limit wylicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności) , albo
sprzedawane towary lub świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej występuje zawsze w przypadku sprzedaży takich towarów jak m.in.:

gaz płynny;
części do silników spalinowych;
nadwozia do pojazdów silnikowych;
sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny;
perfumy i wody toaletowe.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej występuje zawsze w przypadku sprzedaży m.in. następujących usług:

doradztwa podatkowego;
przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami;
naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów;
świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo;
fryzjerskich;
kosmetycznych;
kosmetologicznych.

Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są płatnikami VAT?

Osoby zamierzające rozpocząć prowadzenie działalności nierejestrowanej powinny wiedzieć, że co do zasady tego rodzaju działalność korzysta ze zwolnienia z VAT, jeżeli ich sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekracza kwoty 240 000 zł, a w przypadku osób, które rozpoczynają działalność w trakcie roku podatkowego, jeżeli ich przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 240 000 zł.

Zwolnienie z VAT nie przysługuje:

w przypadku sprzedaży określonych towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji, internetowej sprzedaży m.in. preparatów kosmetycznych i toaletowych. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego, hurtowej i detalicznej sprzedaży części do pojazdów samochodowych i motocykli;
w przypadku świadczenia usług: prawniczych, usług w zakresie doradztwa z wyjątkiem doradztwa rolniczego, usług jubilerskich czy ściągania długów, w tym factoringu.

Jeżeli działalność nierejestrowana obejmuje sprzedaż towarów lub usług wymienionych wcześniej, konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną staje się podatnikiem podatku VAT i ma obowiązek uzyskać NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów.

Dokumentowanie sprzedaży przy działalności nierejestrowanej

Jeśli chodzi o dokumentację sprzedaży towarów i usług w działalności nierejestrowanej, trzeba zwrócić uwagę, że na żądanie nabywającego towar i usługę należy wystawić rachunek.

Rachunek wystawiany przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną powinien zawierać co najmniej następujące elementy:

numer rachunku,
datę wystawienia rachunku,
dane sprzedawcy,
dane nabywcy,
nazwę usługi lub towaru,
kwotę do zapłaty.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Przykład 2.

Czy pani Maria, która prowadzi działalność nierejestrowaną polegającą na udzielaniu lekcji z języka włoskiego, ma obowiązek wystawić rachunek, jeśli matka jednej z jej uczennic w maju2026 roku poprosiła ją o wystawienie rachunku za lekcje udzielone córce w marcu i kwietniu 2026 roku, gdyż potrzebuje takiego dokumentu do sprawy o alimenty?

W tej sytuacji pani Maria ma obowiązek wystawić rachunek, ponieważ żądanie jego wystawienia zostało zgłoszone w ustawowym terminie.

Przykład 3.

Czy pan Arkadiusz prawidłowo odmówił wydania rachunku za wykonane usługi związane z pielęgnacją ogrodu prowadzone przez niego w ramach działalności nierejestrowanej, jeżeli zlecająca mu te prace pani Anna poprosiła go o wydanie rachunku w grudniu 2024 roku, a prace te wykonane były w maju 2024 roku?

Z uwagi na upływ 3-miesięcznego terminu od wykonania usługi ogrodniczej do zażądania rachunku przez nabywczynię usługi pan Arkadiusz nie ma obowiązku wystawienia za nie rachunku mimo żądania pani Anny.

Z reguły w przypadku działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że klient tego zażąda. Żądanie wystawienia faktury klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym został dostarczony mu towar lub usługa bądź osoba prowadząca otrzymała całość lub część zapłaty.

Faktura wystawiona przez osobę prowadzącą działalność nierejestrowaną musi zawierać co najmniej:

numer faktury;
datę wystawienia faktury;
imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i jego adres;
imiona i nazwiska lub nazwę, adres nabywcy towarów lub usług;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi;
kwotę należności ogółem.

Podsumowanie

Podsumowując, w przypadku zgłoszenia przez nabywcę towaru lub usługi sprzedawanej w ramach działalności nierejestrowanej konieczne jest udokumentowanie tego faktu. Najczęściej do tego celu służy rachunek, który można wystawić nabywcy w terminie do 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, przy czym na żądanie nabywcy nie jest również wykluczone wystawienie faktury.

Polecamy:

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur