Organizowanie szkoleń BHP w biurze rachunkowym

Pracownicy biura rachunkowego powinni zostać objęci przeszkoleniem w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) przed dopuszczeniem do pracy. Jeśli chodzi o szkolenia okresowe, to w tym przypadku przepisy prawa pracy przewidują pewne szczególne regulacje. Jak wygląda zatem organizowanie szkoleń BHP w biurze rachunkowym — więcej na ten temat w artykule.

Organizowanie szkoleń BHP — podstawa prawna oraz ogólne zasady

Obowiązki pracodawcy w zakresie organizowania szkoleń BHP zostały określone w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Jednocześnie należy podkreślić, że szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę. 

W razie gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż 3. kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, pracodawca jest obowiązany przeprowadzić szkolenie okresowe pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym w zakresie BHP – w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.

Powyższy przepis stosuje się odpowiednio, gdy z dokonanej oceny ryzyka zawodowego wynika, że przeprowadzenie szkolenia okresowego pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym stało się konieczne. Szkolenie okresowe przeprowadza się w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania oceny ryzyka.

Szkolenia w dziedzinie BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Szkolenia wstępne w zakresie BHP w biurze rachunkowym

Jak już wspomnieliśmy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli nie ma on dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP. W związku z tym na pracodawcy ciąży obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy.

Oznacza to zatem, że przeszkolenie pracownika biura rachunkowego — przed dopuszczeniem go do pracy — odbywa się według tych samych zasad jak w odniesieniu do innych osób podejmujących pracę.

Szczegółowe zasady przeprowadzania szkoleń BHP, w tym szkolenia wstępnego, regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zwanego dalej „rozporządzeniem”.

Zgodnie z § 8 rozporządzenia szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje:

• szkolenie wstępne ogólne, zwane dalej „instruktażem ogólnym”;
• szkolenie wstępne na stanowisku pracy, zwane dalej „instruktażem stanowiskowym”.

Programy szkolenia wstępnego oraz szkolenia okresowego, określające szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania szkolenia dla poszczególnych grup stanowisk opracowuje pracodawca lub w porozumieniu z pracodawcą – jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP, na podstawie ramowych programów szkolenia, które zostały określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Programy szkolenia powinny być dostosowane do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez uczestników szkolenia, a ich realizacja powinna zapewnić spełnienie wymagań określonych w rozporządzeniu. Ponadto programy szkolenia, na podstawie których były prowadzone aktualne szkolenia pracowników, powinny być przechowywane przez pracodawców. 

Instruktaż ogólny powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w kp, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami BHP obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Instruktaż stanowiskowy natomiast powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby BHP, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawca, który sam wykonuje takie zadania, lub pracownik wyznaczony przez pracodawcę mający zasób wiedzy, umiejętności zapewniające właściwą realizację programu instruktażu i aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie BHP.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku:

1. pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych;
2. pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1;
3. ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach pracy powinien odbyć instruktaż stanowiskowy na każdym z tych stanowisk.

Czas trwania instruktażu stanowiskowego powinien być uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń występujących na stanowisku pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub pracodawca, jeżeli osoby te mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami BHP, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Szkolenia okresowe pracowników biura rachunkowego

Jeżeli chodzi o szkolenia okresowe pracowników biura rachunkowego, to obecnie w grę wchodzą modyfikacje prawne kp, zakładające niewykonywanie tych szkoleń w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3. kategorię ryzyka.

Kategorie ryzyka są określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 roku w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Do najniższych kategorii ryzyka (2.) należą m.in.: 

• działalność związana z obsługą rynku nieruchomości;
• działalność profesjonalna, naukowa i techniczna;
• działalność związana z administracyjną obsługą biura i pozostała działalność wspomagająca prowadzenie działalności gospodarczej.

Biura rachunkowe można zaliczyć do powyższych kategorii, w związku z czym szkolenie okresowe na stanowiskach administracyjno-biurowych w tych podmiotach nie jest konieczne.

Przykład 1. 

Biuro rachunkowe zatrudnia księgowych, ich asystentów oraz techników rachunkowości. Działalność biur rachunkowych jest klasyfikowana w odniesieniu do kategorii ryzyka na poziomie nie wyższym niż 3. W związku z tym wskazani pracownicy nie muszą odbywać szkoleń okresowych w zakresie BHP.

Jednak nie wszyscy pracownicy biura rachunkowego podlegają zwolnieniu z obowiązku szkolenia okresowego w dziedzinie BHP.

Przykład 2. 

Biuro rachunkowe zatrudnia księgowych, techników księgowości i asystentów księgowych. Zarządzaniem pracami biura zajmuje się kierownik. Księgowi, technicy księgowości oraz asystenci księgowych są zwolnieni z obowiązku szkoleń okresowych. Nie dotyczy to jednak kierownika, który musi odbyć takie szkolenie na ogólnych zasadach.

Wynika to z faktu, że przepisy kp umożliwiają rezygnację ze szkoleń okresowych w odniesieniu do pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych w podmiotach mających nie wyższą niż 3. kategorię ryzyka, zwolnienie to nie dotyczy jednak osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. 

Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie BHP oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie.

Szkolenie okresowe odbywają m.in.: osoby będące pracodawcami oraz inne osoby kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści (§ 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia).

Szkolenie okresowe osób wymienionych powyżej powinno być przeprowadzane w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego nie rzadziej niż raz na 5 lat, przy czym pracodawca ustala, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, częstotliwość i czas trwania szkolenia okresowego pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki wykonywania prac na tych stanowiskach.

Z pierwszego szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która:

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w okresie przewidzianym dla pierwszego szkolenia u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego;
• odbyła w terminie przewidzianym dla pierwszego szkolenia szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy.

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym przyswojenie przez uczestnika szkolenia wiedzy objętej programem szkolenia oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP. Egzamin jest przeprowadzany przed komisją powołaną przez organizatora szkolenia.

Potwierdzeniem ukończenia z wynikiem pozytywnym szkolenia okresowego jest zaświadczenie wydane przez organizatora szkolenia (wzór zaświadczenia jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia). Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych uczestnika szkolenia. 

Warto podkreślić, że ukończenie w okresie przewidzianym w rozporządzeniu na przeprowadzenie szkoleń okresowych, szkolenia, dokształcania lub doskonalenia zawodowego związanego z nauką zawodu, przyuczeniem do zawodu albo podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, uwzględniającego program szkolenia okresowego wymagany dla określonego stanowiska pracy – uważa się za równoznaczne z odbyciem takiego szkolenia.

Organizowanie szkoleń BHP w biurze rachunkowym — podsumowanie

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, jeżeli nie ma on dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP, co oznacza, że obowiązek zapewnienia przeszkolenia pracownika przed dopuszczeniem go do pracy dotyczy każdej nowo zatrudnionej osoby, w tym także pracowników biura rachunkowego. Szkolenia okresowe pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych powinny być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na 6 lat, jednak jeżeli są oni zatrudnieni u pracodawcy z kategorią ryzyka nie wyższą niż 3., to takie szkolenia nie są wymagane. Osoby kierujące pracownikami zatrudnionymi w biurze rachunkowym podlegają natomiast obowiązkowi szkoleń okresowych na ogólnych zasadach.