Pieczątki firmowe są jednym z najważniejszych atrybutów przedsiębiorcy. To za ich pomocą znakowane są faktury czyli tzw. pieczątka dekretacyjna, umowy czy oficjalna korespondencja. Stempel pełni funkcję uwierzytelniającą, informacyjną, ale coraz częściej także reklamową oraz pozwalającą na automatyzację działań przedsiębiorców.
Co jednak zaskakujące, tak jak to opisaliśmy we wcześniejszym artykule, posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. W świetle polskiego prawa żaden przedsiębiorca nie jest zobligowany do wyrobienia i używania stempla. Nie mniej jednak warto go posiadać.
Pieczątka firmowa – co mówi prawo?
Jak przedstawia się kwestia: pieczątka firmowa – wymogi prawne? Sprawdzamy!
W polskim prawie próżno szukać przepisów, które zobowiązywałyby przedsiębiorców do posiadania pieczątki firmowej – niezależnie od tego, czy mowa o jednoosobowej działalności gospodarczej, czy spółce prawa handlowego. Wytycznych w zakresie używania stempli nie znajdziemy w prawie pracy, prawie administracyjnym czy gospodarczym. Co to oznacza dla właściciela firmy?
Urzędnik nie może wymagać od przedsiębiorcy, aby używał pieczątki firmowej na jakimkolwiek dokumencie. Nie ma podstawy prawnej, aby odrzucić wniosek lub formularz, który nie zawiera stempla. Co więcej, dokumenty wystawiane przez przedsiębiorcę nie mogą zostać podważone lub unieważnione ze względu na brak pieczęci.
Pieczątka firmowa w praktyce
Większość formularzy i dokumentów, z jakimi można spotkać się w jednostkach administracji publicznej – urzędach skarbowych, pracy, miasta, gminy i innych – zawiera pole „pieczątka firmowa i podpis”. Podobnie rzecz ma się w prywatnych instytucjach, z którymi przedsiębiorcy regularnie mają styczność – w bankach, funduszach leasingowych czy firmach ubezpieczeniowych.
Oczywiście, przedsiębiorca, który nie posiada pieczątki, może (powołując się na obowiązujące przepisy prawa) domagać się zaakceptowania dokumentów bez stempla. Czy takie starania przyniosą jednak skutek? To niestety loteria, w której przedsiębiorca nie może być niczego pewien. Może oprócz tego, że czeka go sporo stresu.
Urzędnicy lub przedstawiciele firm, którzy nie zdają sobie sprawy o braku obowiązku posiadania pieczęci firmowej, mogą uparcie odmawiać przyjęcia nieprawidłowo (w swoim przekonaniu) wypełnionych dokumentów. W niektórych przypadkach konieczne może okazać się sporządzenie oświadczenia, w którym informuje się urząd o braku pieczątki firmowej. Dla przedsiębiorcy oznacza to stracone nerwy, zmarnowany czas i energię.
Spory o posiadanie pieczątki firmowej lub wypełnianie dodatkowych druków przy okazji każdej wizyty w urzędzie czy banku to gra niewarta świeczki. Zwłaszcza że wyrobienie stempla jest dzisiaj prostsze i szybsze niż kiedykolwiek wcześniej. Korzystając z intuicyjnych kreatorów online, przedsiębiorcy w kilka chwil mogą stworzyć indywidualne stemple na zamówienie. Jakie informacje warto na nich zamieścić?
Dane na pieczątce firmowej
W związku z brakiem regulacji prawnych nie istnieje jeden właściwy wzór odbicia pieczątki firmowej. Przedsiębiorcy posiadają na tym polu pełną dowolność.
Najczęściej spotykane dane na pieczątce jednoosobowej działalności gospodarczej, to:
- Nazwa przedsiębiorstwa,
- Imię i nazwisko właściciela,
- Adres siedziby,
- Identyfikator podatkowy NIP.
Pieczątki spółek prawa handlowego powinny zawierać następujące informacje:
- Nazwę firmy (pełną lub skróconą),
- Formę prawną (np. spółka z o.o., spółka komandytowa),
- Adres siedziby spółki,
- Wysokość kapitału zakładowego,
- Identyfikator podatkowy NIP,
- Numer KRS i oznaczenie sądu rejonowego.
Ponadto, na stemplach firmowych umieszcza się również:
- Numer telefonu kontaktowego,
- Adres e-mail,
- Adres strony internetowej,
- Numer konta bankowego,
- Elementy marketingowe (logo, hasło reklamowe),
- REGON.
Wszystkie informacje, jakie przedsiębiorca wskazuje na pieczątce firmowej, muszą być zgodne z danymi, jakie zamieszczono we wniosku rejestracyjnym działalności gospodarczej.
Zgodnie z prawem przedsiębiorca nie musi posiadać (ani posługiwać się) pieczątką firmową. Praktyka pokazuje jednak, że w wielu sytuacjach stempel okazuje się niezbędny – pozwala sprawnie załatwić kwestie urzędowe oraz przygotowywać dokumenty na potrzeby różnego rodzaju instytucji. Ciekawie zaprojektowana pieczątka może pełnić również funkcję reklamową – wystarczy, że znajdzie się na niej oryginalne logo lub zapadający w pamięć slogan.
Nowoczesne rozwiązania w świecie pieczątek
Ostatnio ciekawym rozwiązaniem są nowoczesne i elastyczne drukarki w minimalistycznej formie np. mini drukarka ręczna Evebot PrintPods. To niepozorne urządzenie pozwala na drukowanie wybranej przez Ciebie treści na praktycznie każdej powierzchni! Nie musisz ograniczać się do znakowania wyłącznie papieru, możesz swoim logo, danymi lub hasłem reklamowym oznaczyć również drewno, plastik, metal, powierzchnie krzywe czy szorstkie, ale również - co jest niezwykłą innowacją, skórę oraz jedzenie!
Artykuł partnera, tekst zewnętrzny
