Podróż służbowa pracownika - zarówno krajowa, jak i zagraniczna - wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów. Jaką dokumentację powinny prowadzić przedsiębiorstwa?
Aby wyjazd można było nazwać podróżą służbową, pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy. Określa to umowa o pracę, która precyzuje miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych. Na podróż służbową musi być wydane polecenie wyjazdu, a sam wyjazd musi być związany z wypełnianiem obowiązków służbowych pracownika.
Dokumentacja potrzebna do odbycia podróży służbowej
Samo polecenie wyjazdu najczęściej wydaje się na specjalnym druku. Akceptuje i podpisuje je zwierzchnik delegowanego pracownika. Powinno ono zawierać co najmniej:
- dane pracownika;
- cel podróży;
- miejsce wyjazdu i miejsce docelowe;
- czas podróży służbowej;
- środki lokomocji.
Poza wymienionymi informacjami niezbędne jest również określenie miejsca rozpoczęcia podróży służbowej. Należy mieć na uwadze, że przepisy prawa pracy zabraniają delegowania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.
Zwrot kosztów delegacji
Z tytułu delegacji pracownikowi przysługuje wypłata diet oraz zwrot poniesionych kosztów:
- za przejazdy;
- za noclegi;
- za korzystanie z komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do wykonania polecenia służbowego.
| Uwaga! Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. |
Diety w delegacji krajowej
Jedną z podstawowych należności, która przysługuje pracownikowi przebywającemu w delegacji, jest dieta. Ma ona za zadanie pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wysokość diety krajowej od 1 marca 2013 roku wynosi 30 zł za jedną dobę. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazd) do powrotu (przyjazd), przez wzgląd na to, czy podróż trwała dłużej niż dobę, czy też nie.
Jeżeli podróż trwała nie dłużej niż dobę:
- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety.
Jeżeli podróż trwała dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę pracownikowi przysługuje dieta w wysokości:
- do 8 godzin - przysługuje 50% diety;
- ponad 8 godzin - przysługuje pełna wartość diety.
Dieta nie należy się pracownikowi, który został oddelegowany do swojego miejsca zamieszkania lub gdy zapewniono mu darmowe wyżywienie.
| Uwaga! Kwota diety może zostać pomniejszona o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia przy założeniu, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
|
Rozliczanie kosztów podróży służbowej
Od 1 stycznia 2007 roku rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Wydatki związane z takim wyjazdem księguje się na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać:
- przedmiot operacji gospodarczej;
- wysokość wydatków;
- datę;
- podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków;
- dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.
Koszty poniesione w czasie podróży służbowej pracownika, udokumentowane fakturami, wprowadza się do ksiąg na podstawie dokumentów źródłowych, nie ujmując ich w dowodzie wewnętrznym.
| Uwaga! Ryczałt:
|
Delegacja zagraniczna
Przy wyjeździe służbowym pracownika poza terytorium Polski wysokość diet ustala się według stawek obowiązujących dla docelowego państwa podróży. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.
W odróżnieniu od diet krajowych mają one za zadanie pokryć całkowite koszty wyżywienia oraz zrekompensować inne drobne wydatki.
W celu prawidłowego określenia wysokości diety zagranicznej należy właściwie wyznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Jest on różny w zależności od środka lokomocji, z jakiego korzysta pracownik. I tak, w przypadku korzystania z środków komunikacji lądowej, za moment rozpoczęcia zagranicznej podróży służbowej uważa się godzinę, w której następuje przekroczenie granicy kraju. Gdy pracownik będzie odbywał podróż środkami komunikacji lotniczej, rozpoczęcie podróży liczy się w chwili startu samolotu, a zakończenie w momencie lądowania w drodze powrotnej do Polski. W sytuacji podróży morskiej liczy się czas wyjścia statku z ostatniego portu polskiego, a w przypadku powrotu - chwila wpłynięcia statku do portu krajowego. Za czas przejazdu do granicy i od chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do przyjazdu do miejsca pracy bądź zamieszkania, naliczana jest dieta według stawek krajowych.
W odróżnieniu od regulacji dotyczących krajowych wyjazdów służbowych, koszty poniesione przez pracownika za noclegi za granicą są limitowane. Przysługuje mu zwrot na podstawie przedstawionych rachunków, jednak w wysokości nieprzekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów.
| Uwaga! W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. |
Sprawdź, ile czasu może trwać delegacja pracownika.
