Przez podróż służbową rozumie się podróż odbywaną przez pracownika na polecenie pracodawcy. Miejsce docelowe znajduje się natomiast poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. I tutaj zaczynają się dylematy pracodawców - jak ustalić czas pracy w podróży służbowej pracownika? Czy czas przeznaczony na dojazd do miejsca docelowego podróży służbowej powinien być wliczony do podstawy wynagrodzenia? Co z czasem, który pracownik spędza poza domem, ale też nie w pracy?
Podróż służbowa a sektor prywatny
Pracownicy sektora publicznego doczekali się własnego rozporządzenia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nie reguluje ono, co prawda, podróży służbowych pracowników sektora prywatnego, ale pewne granice wyznacza art. 775 ust. 5 Kodeksu pracy. Mówi on, że stawki i zasady rozliczania podróży służbowych winny być ustalone przynajmniej w jednym z aktów - w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Jeśli brakuje takiego zapisu, stosowane są zasady i stawki nie mniejsze, niż przewidziane dla pracowników sektora publicznego.
Czas pracy w podróży służbowej - co z wynagrodzeniem?
Jak w takim razie ustalić czas pracy wpodróży służbowej? Kodeks pracy definiuje go jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy oraz w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zestawiając powyższe z art. 775 ust. 5 k.p., mówiącym, że za podróże służbowe pracownik otrzymuje wynagrodzenie, otrzymujemy spójny wniosek - czas pracy w podróży służbowej to tylko ten czas, który pracownik faktycznie spędza pracując.
Przykład
Pewna firma ustaliła 8-godzinny dzień pracy zaczynający się o 8:00 i kończący o 16:00. Zaplanowano delegację w dniach poniedziałek-wtorek. Zespół musi wyruszyć w podróż o 20:00 w poniedziałek, aby po dotarciu na miejsce o 23:00 mieć czas na odpoczynek przed wtorkowym spotkaniem. Spotkanie zaczyna się o 8:00 i trwa do 16:00. Podróż powrotna zaplanowana jest na godziny 18:00-21:00, ponieważ menedżer musi sporządzić i przekazać dokumenty kontrahentowi bezpośrednio po spotkaniu. Podróż odbędzie się samochodem służbowym, nocleg i wyżywienie są opłacane przez kontrahenta.
Menedżer wiezie zespół w delegację w godzinach wieczornych (20:00-23:00). Na miejscu, poza opieką nad zespołem, pełni też funkcje tłumacza (delegacja przebiega z udziałem obcokrajowców i tłumacz jest niezbędny), co wiąże się z opieką również nad kontrahentem oraz sporządzaniem/tłumaczeniem dokumentów w formie pisemnej.
Zespołowi nie przypisano żadnych dodatkowych obowiązków.
Rozliczenie podróży służbowej menedżera i zespołu
Zespołowi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie podstawowe za przepracowane (zgodnie z harmonogramem pracy) 8 godzin (8:00-16:00) we wtorek.
Za czas spędzony w podróży nie przysługuje zespołowi żadne wynagrodzenie, mówi o tym wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76): "czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o tyle, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy". Podobnie jest z czasem oczekiwania na menedżera, gdy ten przygotowywał dokumenty dla kontrahenta. Zespół nie wykonywał wtedy żadnej pracy i nie uszczuplono czasu przeznaczonego na odpoczynek.
- wynagrodzenie podstawowe za przepracowane (zgodnie z harmonogramem pracy) 8 godzin (8-16:00) we wtorek, oraz
- wynagrodzenie podstawowe z dodatkami za nadgodziny za (łącznie) 8 godzin, podczas których wykonywał dodatkowe obowiązki zlecone przez pracodawcę. Składają się na nie kierowanie pojazdem (20:00-23:00 w poniedziałek, 18:00-21:00 we wtorek) oraz obowiązki administracyjne (16:00-18:00 we wtorek).
Kontrowersyjni pracownicy mobilni
Ogniskiem zapalnym od dłuższego czasu jest problem ustalania czasu pracy pracowników mobilnych. W tej kwestii wypowiedział się NSA w Warszawie w wyroku z dnia 14 września 2010 r. (II FSK 648/09). Zauważył, że pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży), więc podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego. Podróż służbowa z natury ma charakter incydentalny, zatem w przypadku pracowników mobilnych, posiadających określony (lub nieokreślony) obszar wykonywania pracy, nie będzie podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w miejscowościach mieszczących się we wskazanym obszarze. Dopiero wykroczenie poza ten obszar umożliwia (ale nie obliguje) traktowanie podróży jak służbowej.
