Jednym z podstawowych składników majątku wykorzystywanych w działalności gospodarczej jest samochód osobowy. W kosztach podatkowych można rozliczyć zarówno cenę jego nabycia, jak i bieżące wydatki. Natomiast w poniższym artykule zastanowimy się, czy prawo do ujęcia w kosztach wydatków na samochód i eksploatację obowiązuje również, w momencie braku posiadania prawa jazdy przez przedsiębiorcę.
Zasady rozliczania wydatków na samochód osobowy w kosztach uzyskania przychodów PIT
Jak wskazaliśmy powyżej, przedsiębiorca w kosztach podatkowych może rozliczyć zarówno wydatek na zakup samochodu, jak i późniejsze koszty eksploatacyjne.
Pierwszy z wymienionych jest rozliczany poprzez podatkowe odpisy amortyzacyjne. Biorąc pod uwagę treść art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, środki trwałe podlegają amortyzacji po spełnieniu następujących warunków:
- zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
- stanowią własność lub współwłasność podatnika;
- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania (kompletność i zdatność do użytku należy postrzegać nie tylko w aspekcie fizycznym, ale również na płaszczyźnie prawnej);
- przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok (decyzja w tej sprawie należy do podatnika);
- są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (tzw. operacyjnego).
Jeżeli zatem samochód osobowy spełnia definicję środka trwałego, to podatnik ma prawo wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych oraz odpisy te zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej, którą w przypadku zakupu samochodu jest cena nabycia. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na ograniczenie uregulowane w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Otóż w myśl tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
- 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 Ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
- 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Zatem wydatki na zakup samochodów osobowych, jeżeli spełniają przesłanki do ich zakwalifikowania do środków trwałych, mogą być kosztem podatkowym przez odpisy amortyzacyjne. Przy czym ustawodawca wprowadził ograniczenie w zaliczaniu tych odpisów w koszty podatkowe; nie są kosztem uzyskania przychodów odpisy w części ustalonej od wartości samochodu osobowego ponad kwotę 150 000 zł.
Przedsiębiorca ma również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z codzienną eksploatacją pojazdu. Także w tym przypadku należy zwrócić uwagę na pewne ograniczenia. Otóż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Zatem 25% poniesionych wydatków na samochód osobowy stanowiący środek trwały z tytułu kosztów jego użytkowania, jeżeli taki samochód jest wykorzystywany także do celów innych niż działalność gospodarcza (np. do celów prywatnych), nie stanowi kosztów podatkowych.
Prawo do ujęcia w kosztach wydatków na samochód a brak prawa jazdy
Analizując możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na samochód osoby w sytuacji braku prawa jazdy, należy odwołać się do ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów. Otóż zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Można zatem stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodu są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W świetle powyższego należy więc uznać, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Do przedstawionego problemu bezpośrednio odniósł się Dyrektor KIS w interpretacji z 8 marca 2024 roku (nr 0113-KDIPT2-1.4011.19.2024.4.MAP), gdzie analizowany był przypadek przedsiębiorcy, który nie miał uprawnień do kierowania pojazdami ze względów zdrowotnych. W związku z tym przy używaniu samochodu, w tym również do celów związanych z działalnością gospodarczą, zamierzał on korzystać z pomocy osób mających prawo jazdy.
W odpowiedzi na pytanie podatnika Dyrektor KIS wskazał, że w przypadku samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej, spełniającego kryteria do uznania za środek trwały, możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej, niezależnie od tego, czy jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, czy też częściowo do celów prywatnych. Odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodu osobowego (do kwoty 150 000 zł) wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej, zaliczonego do środków trwałych (niezależnie od tego, że samochód ten jest częściowo wykorzystywany do celów prywatnych) mogą więc być zaliczone w całości do kosztów uzyskania przychodów.
Natomiast jeżeli samochód osobowy będzie wykorzystywany zarówno dla celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to podatnikowi będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, 75% ponoszonych wydatków eksploatacyjnych na paliwo, przeglądy, naprawy, myjnię, wymianę opon, zakup części.
Podsumowując powyższą analizę, możemy stwierdzić, że na gruncie przepisów podatkowych brak uprawnień do kierowania pojazdem pozostaje bez wpływu na kwestie związane z kosztami uzyskania przychodów w ramach źródła, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
