Modernizacja systemu informatycznego a ulga B+R – jak skorzystać?

Przedsiębiorcy inwestujący w rozwój technologiczny często zadają sobie pytanie, czy modernizacja systemu informatycznego a ulga B+R mogą iść w parze. Obowiązująca na gruncie podatków dochodowych ulga na działalność badawczo-rozwojową daje taką możliwość, jednak kluczowe jest spełnienie określonych w przepisach warunków. Wyjaśniamy, kiedy modernizacja IT kwalifikuje się jako działalność B+R i pozwala na skorzystanie z preferencji podatkowej.

Ulga B+R na gruncie podatku CIT

Reguła ogólna określona w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W myśl art. 4a pkt 27 ustawy o CIT, ilekroć w ustawie jest mowa o badaniach naukowych, oznacza to:

• badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Stosownie do treści art. 4a pkt 28 ustawy o CIT, ilekroć w ustawie jest mowa o pracach rozwojowych – oznacza to prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace będące działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (art. 18d ust. 5 ustawy o CIT).

Jak stanowi art. 18d ust. 7 ustawy o CIT, kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

1. w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w ust. 3a, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców – 200% kosztów, o których mowa w ust. 2-3a;
2. w przypadku pozostałych podatników, o których mowa w ust. 3a – 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4a i ust. 2a-3a, oraz 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 5;
3. w przypadku pozostałych podatników – 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-5, ust. 2a i 3, oraz 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 1a.

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie 6 lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia (art. 18d ust. 8 ustawy o CIT).

Zgodnie z art. 18e ustawy o CIT podatnicy korzystający z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, oraz podatnicy, którym przysługuje kwota określona w art. 18da, są obowiązani wykazać w zeznaniu poniesione koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu lub stanowiące podstawę do wyliczenia przysługującej podatnikowi kwoty.

Z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT wynika ogólny obowiązek wyodrębniania przez podatników, zamierzających skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, w prowadzonych przez nich księgach podatkowych, kosztów działalności badawczo-rozwojowej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy, należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

• podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową;
• koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT;
• koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 ustawy o CIT;
• ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy o CIT;
• w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej;
• podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu;
• kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o CIT;
• koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w żadnej formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Modernizacja systemu informatycznego a ulga B+R

Jak wskazano powyżej, przez działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT wynika też, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Taka działalność musi mieć również określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwie rodzaje aktywności, tj. badania podstawowe i badania aplikacyjne oraz prace rozwojowe

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2020 roku (nr 0111-KDIB1-3.4010.227.2020.2.MMU) analizował przypadek podatnika prowadzącego prace w zakresie stworzenia nowego i innowacyjnego w skali firmy systemu informatycznego, wspierającego główny obszar działalności związany z usługami brokerskimi. Zgodnie z przedstawionym przez podatnika opisem projekt umożliwi rozwój technologii przedsiębiorstwa, co pozwoli na automatyzację i optymalizację procesów zachodzących w firmie od obsługi brokerskiej klientów po współpracę i wymianę informacji między pracownikami. Realizacja projektu następuje wyłącznie przy wykorzystaniu zasobów własnych firmy, dzięki czemu spółka podnosi również swój potencjał w obszarze nowoczesnych technologii informatycznych. 

W ocenie Dyrektora KIS wskazana działalność stanowi działalność badawczo-rozwojową, co uprawnia podatnika do skorzystania z odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT.

Reasumując, z uwagi na szeroki zakres definicji działalności badawczo-rozwojowej należy wskazać, że w pojęciu tym mieszczą się również prace polegające na modernizacji systemu informatycznego.