Prywatny samochód w działalności gospodarczej - rozliczenie
Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Aby możliwe było zaliczenie wydatków poniesionych na eksploatację takiego pojazdu lub zakup paliwa do niego, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych). Brak takiej ewidencji uniemożliwia zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.
Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?
Ustawowo przewidzianą formą określenia przez podatnika przebiegu samochodu niestanowiącego środka trwałego w firmie, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej, jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu - jak w przypadku gdy wykorzystujemy prywatny samochód w działalności gospodarczej. Należy w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.
Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, ze paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.
W celu wyeliminowania wątpliwości dotyczących zasadności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez niego na koniec każdego miesiąca. Zapisy w niej dokonywane są w systemie miesięcznym, ale rozliczane narastająco w ciągu roku.
Kolejną istotną kwestię stanowi limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Nazywany jest on kilometrówką, ponieważ graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych - kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą:
-
przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
-
przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy co do zasady:
-
samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),
-
samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczane nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,
-
samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
-
samochodów osobowych zastępczych.
Podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach. Są to:
-
wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
-
używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
-
wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Z przepisów wynika, iż każdy użyczony do celów działalności samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. W tym temacie bardzo istotne jest, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.
| Zgodnie z art. 23 ust. 7 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
|
Ważne jest również, by ewidencję taką prowadziła osoba, która używa danego pojazdu, oraz by na koniec miesiąca pracodawca potwierdził przebieg pojazdu wynikający z ewidencji.
Odrębną kwestię stanowi dokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem prywatnego pojazdu w celach związanych z działalnością. Faktury/rachunki powinny zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa.
| Uwaga! Od 2013 roku przedsiębiorcy nie muszą już zamieszczać na fakturach za paliwo czy inne wydatki eksploatacyjne numeru rejestracyjnego pojazdu. Jednak w przedsiębiorstwach, w których wykorzystuje się więcej niż jeden samochód, warto zatroszczyć się o zamieszczenie takiej informacji na dokumencie zakupowym. W praktyce księgowej dopuszczalne jest własnoręczne dopisanie właściwego numeru rejestracyjnego. |
Do wydatków, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych zalicza się:
-
zakup paliwa,
-
opłaty parkingowe,
-
składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
-
naprawy i części zamienne,
-
przeglądy i usługi serwisowe.
W tym miejscu należy podkreślić, iż wydatki ulepszające samochód (jak np. montaż instalacji gazowej lub urządzenia nawigacyjnego), ponieważ nie są związane z jego bieżącą eksploatacją.
| Uwaga! Od 1 kwietnia 2014 roku podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu również w przypadku samochodów stanowiących środki trwałe w firmie. Obowiązek taki występuje wówczas, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100 proc. naliczonego podatku VAT z faktur potwierdzających nabycie paliwa lub inne wydatki eksploatacyjne. Obowiązek ten dotyczy określonej grupy pojazdów. Należy pamiętać, iż ewidencja prowadzona dla celów podatku VAT jest czymś odrębnym w stosunku do ewidencji prowadzonej do podatku dochodowego. Jeżeli chodzi o rozliczanie podatku od towarów i usług w przypadku gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej, podatnicy mają prawo odliczać podatek VAT w wysokości 50 proc., a nie 100 proc., pozostałe 50 proc. mogą oni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, oczywiście do limitu wynikającego z kilometrówki. |