Prywatny samochód w działalności gospodarczej - rozliczenie
Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z pewnymi ograniczeniami. Od 1 stycznia 2019 roku wraz ze zmianą przepisów dotyczących rozliczania pojazdów w działalności, została zlikwidowana tzw. kilometrówka PIT. W jaki sposób należy rozliczać prywatny samochód w działalności gospodarczej? Czy można ujmować w kosztach podatkowych wydatki związane z eksploatacją prywatnego pojazdu? Sprawdźmy!
Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu stosowana do końca 2018 roku?
Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej, który nie stanowi środka trwałego firmy, przedsiębiorca do końca 2018 roku miał możliwość ujmowania wydatków związanych z jego eksploatacją w kosztach podatkowych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki PIT. Należało w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.
Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należało mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, że paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.
Kolejną istotną kwestię stanowił limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych – kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Limity dla samochodu osobowego zależały od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynosiły one odpowiednio:
- przy pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 – 0,5214 zł,
- przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3 – 0,8358 zł.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczył co do zasady:
- samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),
- samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczanie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,
- samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
- samochodów osobowych zastępczych.
Podatnicy nie musieli prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach, takich jak:
- wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
- używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
- wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.
Jak prowadzona była ewidencja przebiegu pojazdu do końca 2018 roku?
Do końca 2018 roku każdy wykorzystywany w działalności gospodarczej prywatny samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. Bardzo istotne było, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.
1. Nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
2. Jej adres zamieszkania,
3. Numer rejestracyjny pojazdu,
4. Pojemność silnika,
5. Kolejny numer wpisu,
6. Datę i cel wyjazdu,
7. Opis trasy (skąd–dokąd),
8. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
9. Stawkę za 1 km przebiegu,
10. Kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
11. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Ważne było również, by ewidencję taką prowadziła osoba, która używa danego pojazdu, oraz by na koniec miesiąca pracodawca potwierdził przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Obowiązek ten wynikał z art. 23 ust. 5, zgodnie z którym brak prowadzonej kilometrówki uniemożliwia ujęcie w kosztach podatkowych wydatków związanych z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w działalności gospodarczej.
Do wydatków, które przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów podatkowych, zaliczało się:
- zakup paliwa,
- opłaty parkingowe,
- składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
- naprawy i części zamienne,
- przeglądy i usługi serwisowe.
Wśród wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu wymienia się również koszty ich ubezpieczenia. W przypadku samochodów osobowych, do końca 2018 roku obowiązywała zasada, zgodnie z którą kwotę składki AC mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w proporcji wartości pojazdu przyjętej do celów ubezpieczenia do kwoty 20 000 euro. W przypadku samochodu rozliczanego z wykorzystaniem ewidencji przebiegu pojazdu oznaczało to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity – 20 000 euro oraz tzw. kilometrówki.
Prywatny samochód w działalności gospodarczej a koszt w KPiR do końca 2018 roku
Do końca 2018 roku wydatki poniesione w związku z użytkowaniem pojazdu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych uwzględniało się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów po zakończeniu danego miesiąca. Zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego winno wówczas zawierać:
- numer kolejny wpisu,
- numer dokumentu zakupu,
- datę dokumentu zakupu,
- określenie rodzaju poniesionego wydatku, np. zakup paliwa, zakup części, opłata ubezpieczenia komunikacyjnego, opłata za usługę serwisową,
- wartość poniesionego wydatku.
Wydatki, w przypadku gdy wykorzystywany był prywatny samochód w działalności gospodarczej, naliczało się narastająco od początku roku. W celu ustalenia limitu wydatków, które podlegały zaliczeniu do kosztów podatkowych na koniec okresu rozliczeniowego, należało porównać dwie kwoty:
- kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych służbowo kilometrów wpisanych do ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę narastającą od początku roku wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.
Suma wydatków poniesionych w danym okresie w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres nie mogła zostać ujęta w kosztach podatkowych w rozliczeniu za ten okres. Mogły one jednak zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwolił na to limit kilometrówki. W tym miejscu należy podkreślić, że podatnicy nie mogli przenieść ewentualnej nadwyżki limitu powstałej w danym roku na następny rok podatkowy. Rozpoczęcie każdego kolejnego roku podatkowego oznaczało obowiązek założenia nowej ewidencji przebiegu pojazdu.
Prywatny samochód w działalności gospodarczej od 1 stycznia 2019 roku
Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatny samochód w działalności, mogą ujmować w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów PIT.
Ujęcie 20% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – zasada ogólna
Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej (który nie jest środkiem trwałym firmy), przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Wydatki związane z eksploatacją samochodu w firmie np. zakup paliwa, koszt myjni czy naprawy mogą stanowić koszt podatkowy z ograniczeniem do 20% ich wartości. Ograniczenie to ma zastosowanie w sytuacji, gdy prywatny samochód osobowy podatnika wykorzystywany jest zarówno w celach służbowych, jak i prywatnie.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Przykład 1.
Pan Jan korzysta ze zwolnienia z VAT i wykorzystuje prywatny samochód w działalności gospodarczej. W styczniu 2020 roku poniósł wydatki związane z kosztem paliwa w kwocie 200 zł brutto oraz naprawą pojazdu w kwocie 500 zł brutto. Czy koszty te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli pan Jan nie będzie prowadził kilometrówki PIT?
Tak, od 1 stycznia 2019 roku podatnicy mogą ujmować w KPiR wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji. W związku z tym pan Jan może ująć 20% sumy wydatków związanych z pojazdem poniesionych w danym miesiącu, a więc kwotę 140 zł (700 zł x 20%).
Przykład 2.
Pan Adam jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje w firmie prywatny samochód osobowy. W styczniu 2020 roku poniósł wydatek związany z naprawą samochodu w wartości 2460 zł brutto (w tym 460 zł VAT). Pan Adam nie prowadzi dodatkowych ewidencji w związku z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w firmie, więc przysługuje mu prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Jaką kwotę z faktury za naprawę może ująć w kosztach uzyskania przychodu?
W związku z likwidacją kilometrówki dla samochodów prywatnych, pan Adam może ująć w kosztach podatkowych 20% wartości netto powiększonej o wartość podatku VAT, który nie podlega odliczeniu, czyli 446 zł.
Obliczenia:
wartość netto – 2000 zł
podatek VAT – 460 zł
podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 230 zł ponieważ 50% x 460 zł = 230
koszt uzyskania przychodu – 446 zł ponieważ 20% x (2000 zł + 230 zł) = 446
Ujęcie 100% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – kiedy jest to możliwe?
Od 1 kwietnia 2014 roku podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie, jak i prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności. Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT obowiązek taki występuje wówczas, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100% naliczonego podatku VAT z faktur potwierdzających nabycie paliwa lub inne wydatki związane z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności.
Zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z prywatnym samochodem osobowym, jeżeli pojazd ten wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Jednym z warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pojazd mógł być uznany za używany tylko w działalności, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki dla celów VAT. W nowelizacji ustawy o PIT ustawodawca odnosi się właśnie do tej ewidencji.
W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.
Oznacza to, że podatnik prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT może uwzględnić w kosztach podatkowych 100% poniesionego kosztu (brutto dla podatników zwolnionych z VAT i netto dla czynnych podatników VAT).
Przykład 3.
Pan Łukasz korzysta ze zwolnienia z VAT. W styczniu 2020 roku poniósł wydatek na zakup paliwa do prywatnego pojazdu o wartości 250 zł. W jakiej wysokości koszt ten będzie ujęty w KPiR? Czy jako nievatowiec pan Łukasz zobowiązany jest do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT?
Co do zasady, pan Łukasz ma możliwość ujęcia 20% wartości faktury za zakup paliwa w kosztach podatkowych, a więc 50 zł (250 zł * 20%). W takiej sytuacji pan Łukasz nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji. Jeżeli jednak będzie chciał ująć w kosztach 100% wartości faktury, dla potwierdzenia wykorzystania pojazdu tylko w działalności powinien prowadzić kilometrówkę dla celów VAT (pomimo korzystania ze zwolnienia z VAT) w celu udowodnienia, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności. Prowadzenie ewidencji pozwoli na ujęcie w kosztach całej wartości faktury za zakup paliwa, czyli kwotę 250 zł.
Podsumowując, przedsiębiorcy nadal mogą wykorzystywać prywatny samochód w działalności gospodarczej. Nowelizacja ustawy o PIT wprowadziła zmiany od 1 stycznia 2019 roku w rozliczaniu wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w celach firmowych. Podatnicy nie prowadzą już kilometrówki dla celów PIT, jednak ustawodawca nie zniósł możliwości prowadzenia drugiego rodzaju ewidencji, czyli tzw. kilometrówki dla celów VAT. Co więcej, aby ujmować 100% wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w firmie, podatnik (również korzystający ze zwolnienia z VAT) powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT.
wFirma.pl
