Prywatny samochód w działalności gospodarczej - rozliczenie

Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z pewnymi ograniczeniami. Od 1 stycznia 2019 roku wraz ze zmianą przepisów dotyczących rozliczania pojazdów w działalności, została zlikwidowana tzw. kilometrówka PIT. W jaki sposób należy rozliczać prywatny samochód w działalności gospodarczej? Czy można ujmować w kosztach podatkowych wydatki związane z eksploatacją prywatnego pojazdu? Sprawdźmy!

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu stosowana do końca 2018 roku?

Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej, który nie stanowi środka trwałego firmy, przedsiębiorca ma możliwość ujmowania wydatków związanych z jego eksploatacją w kosztach podatkowych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki PIT. Należy w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.

Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, że paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.

Do końca 2018 roku, w celu wyeliminowania wątpliwości dotyczących zasadności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej, podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zapisy w niej dokonywane są w systemie miesięcznym, ale rozliczane narastająco w ciągu roku.

Kolejną istotną kwestię stanowi limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych – kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą:

• przy pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 – 0,5214 zł,
• przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3 – 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy co do zasady:

• samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),
• samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczanie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,
• samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
• samochodów osobowych zastępczych.

Podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach. Są to:

• wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
• używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
• wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu do końca 2018 roku?

Każdy wykorzystywany w działalności gospodarczej prywatny samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. Bardzo istotne jest, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
1. Nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
2. Jej adres zamieszkania,
3. Numer rejestracyjny pojazdu,
4. Pojemność silnika,
5. Kolejny numer wpisu,
6. Datę i cel wyjazdu,
7. Opis trasy (skąd–dokąd),
8. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
9. Stawkę za 1 km przebiegu,
10. Kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
11. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ważne jest również, by ewidencję taką prowadziła osoba, która używa danego pojazdu, oraz by na koniec miesiąca pracodawca potwierdził przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 23 ust. 5, zgodnie z którym brak prowadzonej kilometrówki uniemożliwia ujęcie w kosztach podatkowych wydatków związanych z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w działalności gospodarczej.

Do wydatków, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych, zalicza się:

• zakup paliwa,
• opłaty parkingowe,
• składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
• naprawy i części zamienne,
• przeglądy i usługi serwisowe.

Wśród wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu wymienia się również koszty ich ubezpieczenia. W przypadku samochodów osobowych, do końca 2018 roku obowiązuje zasada, zgodnie z którą kwotę składki AC mogące stanowić koszt uzyskania przychodu ustala się w proporcji wartości pojazdu przyjętej do celów ubezpieczenia do kwoty 20 tys. euro. W przypadku samochodu rozliczanego z wykorzystaniem ewidencji przebiegu pojazdu oznacza to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity – 20 tys. euro oraz tzw. kilometrówki.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej a koszt w KPiR do końca 2018 roku

Wydatki poniesione w związku z użytkowaniem pojazdu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wpisuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów po zakończeniu danego miesiąca. Zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego powinno zawierać:

• numer kolejny wpisu,
• numer dokumentu zakupu,
• datę dokumentu zakupu,
• określenie rodzaju poniesionego wydatku, np. zakup paliwa, zakup części, opłata ubezpieczenia komunikacyjnego, opłata za usługę serwisową,
• wartość poniesionego wydatku.

Wydatki, w przypadku gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej, nalicza się narastająco od początku roku. W celu ustalenia limitu wydatków, które podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych na koniec okresu rozliczeniowego, należy porównać dwie kwoty:

1. kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych służbowo kilometrów wpisanych do ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu,
2. kwotę narastającą od początku roku wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Suma wydatków poniesionych w danym okresie w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres nie może zostać ujęta w kosztach podatkowych w rozliczeniu za ten okres. Mogą one jednak zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwoli na to limit kilometrówki. W tym miejscu należy podkreślić, że podatnicy nie mogą przenieść ewentualnej nadwyżki limitu powstałej w danym roku na następny rok podatkowy. Rozpoczęcie każdego kolejnego roku podatkowego oznacza obowiązek założenia nowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej od 1 stycznia 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatny samochód w działalności, mogą ujmować w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów PIT.

Ujęcie 20% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – zasada ogólna

Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej (który nie jest środkiem trwałym firmy), przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Wydatki związane z eksploatacją samochodu w firmie np. zakup paliwa, koszt myjni czy naprawy mogą stanowić koszt podatkowy z ograniczeniem do 20% ich wartości. Ograniczenie to ma zastosowanie w sytuacji, gdy prywatny samochód osobowy podatnika wykorzystywany jest zarówno w celach służbowych, jak i prywatnie.

Art. 23 ust. 1 pkt 46 znowelizowanej ustawy o PIT
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Przykład 1.

Pan Jan korzysta ze zwolnienia z VAT i wykorzystuje prywatny samochód w działalności gospodarczej. W styczniu 2019 roku poniósł wydatki związane z kosztem paliwa w kwocie 200 zł brutto oraz naprawą pojazdu w kwocie 500 zł brutto. Czy koszty te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli pan Jan nie będzie prowadził kilometrówki PIT?

Tak, od 1 stycznia 2019 roku podatnicy mogą ujmować w KPiR wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji. W związku z tym pan Jan może ująć 20% sumy wydatków związanych z pojazdem poniesionych w danym miesiącu, a więc kwotę 140 zł (700 zł x 20%).

Przykład 2.

Pan Adam jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje w firmie prywatny samochód osobowy. W styczniu 2019 roku poniósł wydatek związany z naprawą samochodu w wartości 2460 zł brutto (w tym 460 zł VAT). Pan Adam nie prowadzi dodatkowych ewidencji w związku z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w firmie, więc przysługuje mu prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Jaką kwotę z faktury za naprawę może ująć w kosztach uzyskania przychodu?

W związku z likwidacją kilometrówki dla samochodów prywatnych, pan Adam może ująć w kosztach podatkowych 20% wartości netto powiększonej o wartość podatku VAT, który nie podlega odliczeniu, czyli 446 zł.

Obliczenia:
wartość netto – 2000 zł
podatek VAT – 460 zł
podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 230 zł (50% * 460 zł)
koszt uzyskania przychodu – 446 zł (20% * (2000 zł + 230 zł))

Ujęcie 100% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – kiedy jest to możliwe?

Od 1 kwietnia 2014 roku podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie, jak i prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności. Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT obowiązek taki występuje wówczas, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100% naliczonego podatku VAT z faktur potwierdzających nabycie paliwa lub inne wydatki związane z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie nie uległy zasady odliczania podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki związane z samochodami osobowymi. Zmiany w rozliczaniu samochodów zostały wprowadzone nowelizacją ustawy o PIT, a więc dotyczą wyłącznie kwestii związanych z ujmowaniem wydatków w kosztach uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1a ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z prywatnym samochodem osobowym, jeżeli pojazd ten wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Jednym z warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pojazd mógł być uznany za używany tylko w działalności, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki dla celów VAT. W nowelizacji ustawy o PIT ustawodawca odnosi się właśnie do tej ewidencji.

Art. 23 ust. 47a pkt 5f znowelizowanej ustawy o PIT
W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Oznacza to, że podatnik prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT może uwzględnić w kosztach podatkowych 100% poniesionego kosztu (brutto dla podatników zwolnionych z VAT i netto dla czynnych podatników VAT) jednak pod warunkiem wprowadzenia prywatnego pojazdu do ewidencji środków trwałych.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą ujmować w kosztach podatkowych 100% wartości brutto wydatków związanych z wykorzystywaniem w firmie prywatnego samochodu osobowego, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT i wprowadzeniu pojazdu do ewidencji środków trwałych.

Przykład 3.

Pan Łukasz korzysta ze zwolnienia z VAT. Do końca 2018 roku prowadził kilometrówkę PIT w celu rozliczenia wydatków związanych z wykorzystywaniem prywatnego samochodu osobowego w firmie. W styczniu 2019 roku poniósł wydatek na zakup paliwa do pojazdu o wartości 250 zł. W jakiej wysokości koszt ten będzie ujęty w KPiR? Czy jako nievatowiec pan Łukasz zobowiązany jest do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT?

Co do zasady, pan Łukasz ma możliwość ujęcia 20% wartości faktury za zakup paliwa w kosztach podatkowych, a więc 50 zł (250 zł * 20%). W takiej sytuacji pan Łukasz nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji. Jeżeli jednak będzie chciał ująć w kosztach 100% wartości faktury, będzie musiał prowadzić kilometrówkę dla celów VAT (pomimo korzystania ze zwolnienia z VAT) w celu udowodnienia, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności oraz będzie zobowiązany do wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych firmy. Prowadzenie ewidencji pozwoli na ujęcie w kosztach całej wartości faktury za zakup paliwa, czyli kwotę 250 zł.

Podsumowując, przedsiębiorcy nadal mogą wykorzystywać prywatny samochód w działalności gospodarczej. Nowelizacja ustawy o PIT wprowadziła zmiany od 1 stycznia 2019 roku w rozliczaniu wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w celach firmowych. Podatnicy nie prowadzą już kilometrówki dla celów PIT, jednak ustawodawca nie zniósł możliwości prowadzenia drugiego rodzaju ewidencji, czyli tzw. kilometrówki dla celów VAT. Co więcej, aby ujmować 100% wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w firmie, podatnik (również korzystający ze zwolnienia z VAT) będzie musiał prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT oraz wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych.