Prywatny samochód w działalności gospodarczej - rozliczenie

Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z konsekwencjami. Od stycznia 2019 roku do kosztów uzyskania przychodu z działalności będzie można zaliczyć tylko 20% faktycznego wydatku związanego z pojazdem prywatnym przedsiębiorcy używanym również do działalności dlatego warto rozważyć inne formy używania aut osobowych w firmie. Jak zatem przygotować się do zmian?

Prywatny samochód w działalności - zasady rozliczenia 2019 

Wspomniany 20% limit kosztów dotyczy prywatnych samochodów osobowych (czyli stanowiących własność lub współwłasność przedsiębiorcy niewniesionych do Ewidencji środków trwałych firmy) lub ciężarowych o masie poniżej 3,5 tony niespełniających definicji ustawowej PIT:

• wydatków eksploatacyjnych czyli związanych z korzystaniem z tych samochodów np. paliwo, myjnia, wycieraczki, opony, wymiana oleju, drobne naprawy,
• składek na ubezpieczenie tych samochodów.

Jakie skutki podatkowe powoduje zmiana w rozliczaniu samochodów prywatnych?

Zmiana przepisów może powodować zmniejszenie dotychczas ujmowanych kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu w działalności. 

Przykład 1. 

Wliczenie różnicy pomiędzy używaniem prywatnego samochodu w działalności przed 2019 i po pokazuje jak może się różnić miesięczny koszt księgowany do KPiR. Dla takich samych warunków w 2018 roku na podstawie limitu kilometrówki przedsiębiorca z przykładu mógł zaliczyć do kosztów 312, 84 zł, a stosując nowy 20% limit bez obowiązku prowadzenia kilometrówki odliczy w 2019 roku już jedynie 76 zł. 

Jakie są inne możliwości używania samochodów w firmie?

Jeżeli koszty związane z korzystaniem z samochodu prywatnego w działalności są znaczące dla przedsiębiorcy to warto rozważyć inne formy używania samochodów do celów firmowych. 

Gdy samochód prywatny w dużej mierze używany jest do działalności jednym z rozwiązań jest wniesienie go do środków trwałych firmy. Przedsiębiorca ma bowiem prawo wprowadzić składnik własnego majątku do działalności gospodarczej, warunkiem jest wykorzystywanie go do celów jej prowadzenia. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na taki krok w pierwszej kolejności konieczne jest przygotowanie oświadczenia o przekazaniu prywatnego samochodu przedsiębiorcy na cele firmowe. 

Wniesienie prywatnego samochodu do środków trwałych firmy w systemie wfirma.pl

Samochód, który ma stanowić środek trwały wprowadza się do ewidencji w zakładce EWIDENCJE »  ŚRODKI » TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

Podstawowym dokumentem wyceny jest dowód zakupu danego środka trwałego. Jednak gdy nie posiadamy takiego dokumentu, wówczas jego wartość ustalamy w oparciu o ceny rynkowe. W sytuacji gdy wartość samochodu nie przekracza kwoty 10.000 PLN można zastosować jednorazową amortyzację gdzie 100% wartości od razu jest ujmowane w kosztach działalności. Odpis amortyzacyjny jest księgowany w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania w kol. 13 KPiR- pozostałe wydatki.

Z zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE po kliknięciu w dany środek trwały i przejściu do zakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE należy wydrukować dowód OT- przyjęcia środka trwałego i podpiąć pod niego kopie dowodów świadczących o jego wartości początkowej oraz sporządzone oświadczenie o wniesieniu samochodu do środków trwałych firmy. 

Zakup samochodu firmowego 

Innym rozwiązaniem jest kupno samochodu firmowego czyli od razu z przeznaczeniem na prowadzoną działalność gospodarczą. Wówczas w zależności od tego czy zakup będzie na fakturę VAT czy też od osoby prywatnej na umowę w systemie księgowym wprowadza się go wybierając odpowiedni rodzaj wydatku: ZAKUP SAMOCHODU OSOBOWEGO. 

Najem, dzierżawa lub leasing

Samochód w firmie może być używany również na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Wówczas nie stanowi od własności przedsiębiorcy a rozliczany jest na podstawie faktur za czynsz najmu/dzierżawy lub raty leasingu. Taki samochód nie znajduje się w Ewidencji środków trwałych firmy a jedynie w ewidencji pojazdów. 

Prywatny samochód w działalności gospodarczej a KPiR