Prywatny samochód w działalności gospodarczej - rozliczenie

Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z pewnymi ograniczeniami. Od 1 stycznia 2019 roku wraz ze zmianą przepisów dotyczących rozliczania pojazdów w działalności, została zlikwidowana tzw. kilometrówka PIT. W jaki sposób należy rozliczać prywatny samochód w działalności gospodarczej? Czy można ujmować w kosztach podatkowych wydatki związane z eksploatacją prywatnego pojazdu? Sprawdźmy!

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu stosowana do końca 2018 roku?

Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej, który nie stanowi środka trwałego firmy, przedsiębiorca do końca 2018 roku miał możliwość ujmowania wydatków związanych z jego eksploatacją w kosztach podatkowych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki PIT. Należało w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.

Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należało mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, że paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.

Kolejną istotną kwestię stanowił limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych – kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego zależały od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynosiły one odpowiednio:

• przy pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 – 0,5214 zł,
• przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3 – 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczył co do zasady:

• samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),
• samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczanie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,
• samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
• samochodów osobowych zastępczych.

Podatnicy nie musieli prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach, takich jak:

• wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
• używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,
• wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.

Jak prowadzona była ewidencja przebiegu pojazdu do końca 2018 roku?

Do końca 2018 roku każdy wykorzystywany w działalności gospodarczej prywatny samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. Bardzo istotne było, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.

Ważne było również, by ewidencję taką prowadziła osoba, która używa danego pojazdu, oraz by na koniec miesiąca pracodawca potwierdził przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Obowiązek ten wynikał z art. 23 ust. 5, zgodnie z którym brak prowadzonej kilometrówki uniemożliwia ujęcie w kosztach podatkowych wydatków związanych z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w działalności gospodarczej.

Do wydatków, które przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów podatkowych, zaliczało się:

• zakup paliwa,
• opłaty parkingowe,
• składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC),
• naprawy i części zamienne,
• przeglądy i usługi serwisowe.

Wśród wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu wymienia się również koszty ich ubezpieczenia. W przypadku samochodów osobowych, do końca 2018 roku obowiązywała zasada, zgodnie z którą kwotę składki AC mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w proporcji wartości pojazdu przyjętej do celów ubezpieczenia do kwoty 20 000 euro. W przypadku samochodu rozliczanego z wykorzystaniem ewidencji przebiegu pojazdu oznaczało to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity – 20 000 euro oraz tzw. kilometrówki.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej a koszt w KPiR do końca 2018 roku

Do końca 2018 roku wydatki poniesione w związku z użytkowaniem pojazdu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych uwzględniało się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów po zakończeniu danego miesiąca. Zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego winno wówczas zawierać:

• numer kolejny wpisu,
• numer dokumentu zakupu,
• datę dokumentu zakupu,
• określenie rodzaju poniesionego wydatku, np. zakup paliwa, zakup części, opłata ubezpieczenia komunikacyjnego, opłata za usługę serwisową,
• wartość poniesionego wydatku.

Wydatki, w przypadku gdy wykorzystywany był prywatny samochód w działalności gospodarczej, naliczało się narastająco od początku roku. W celu ustalenia limitu wydatków, które podlegały zaliczeniu do kosztów podatkowych na koniec okresu rozliczeniowego, należało porównać dwie kwoty:

1. kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych służbowo kilometrów wpisanych do ewidencji przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu,
2. kwotę narastającą od początku roku wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Suma wydatków poniesionych w danym okresie w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres nie mogła zostać ujęta w kosztach podatkowych w rozliczeniu za ten okres. Mogły one jednak zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwolił na to limit kilometrówki. W tym miejscu należy podkreślić, że podatnicy nie mogli przenieść ewentualnej nadwyżki limitu powstałej w danym roku na następny rok podatkowy. Rozpoczęcie każdego kolejnego roku podatkowego oznaczało obowiązek założenia nowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Prywatny samochód w działalności gospodarczej od 1 stycznia 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy, którzy wykorzystują prywatny samochód w działalności, mogą ujmować w kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów PIT.

Ujęcie 20% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – zasada ogólna

Wykorzystując prywatny samochód w działalności gospodarczej (który nie jest środkiem trwałym firmy), przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Wydatki związane z eksploatacją samochodu w firmie np. zakup paliwa, koszt myjni czy naprawy mogą stanowić koszt podatkowy z ograniczeniem do 20% ich wartości. Ograniczenie to ma zastosowanie w sytuacji, gdy prywatny samochód osobowy podatnika wykorzystywany jest zarówno w celach służbowych, jak i prywatnie.

Przykład 1.

Pan Jan korzysta ze zwolnienia z VAT i wykorzystuje prywatny samochód w działalności gospodarczej. W styczniu 2023 roku poniósł wydatki związane z kosztem paliwa w kwocie 200 zł brutto oraz naprawą pojazdu w kwocie 500 zł brutto. Czy koszty te mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli pan Jan nie będzie prowadził kilometrówki PIT?

Tak, od 1 stycznia 2019 roku podatnicy mogą ujmować w KPiR wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji. W związku z tym pan Jan może ująć 20% sumy wydatków związanych z pojazdem poniesionych w danym miesiącu, a więc kwotę 140 zł (700 zł x 20%).

Przykład 2.

Pan Adam jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje w firmie prywatny samochód osobowy. W styczniu 2023 roku poniósł wydatek związany z naprawą samochodu w wartości 2460 zł brutto (w tym 460 zł VAT). Pan Adam nie prowadzi dodatkowych ewidencji w związku z wykorzystywaniem prywatnego samochodu w firmie, więc przysługuje mu prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Jaką kwotę z faktury za naprawę może ująć w kosztach uzyskania przychodu?

W związku z likwidacją kilometrówki dla samochodów prywatnych, pan Adam może ująć w kosztach podatkowych 20% wartości netto powiększonej o wartość podatku VAT, który nie podlega odliczeniu, czyli 446 zł.

Obliczenia:
wartość netto – 2000 zł
podatek VAT – 460 zł
podatek VAT niepodlegający odliczeniu – 230 zł ponieważ 50% x 460 zł = 230
koszt uzyskania przychodu – 446 zł ponieważ 20% x (2000 zł + 230 zł) = 446

Ujęcie 100% kosztów eksploatacyjnych w KPiR – kiedy jest to możliwe?

Od 1 kwietnia 2014 roku podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie, jak i prywatnych pojazdów wykorzystywanych w działalności. Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT obowiązek taki występuje wówczas, gdy przedsiębiorca chce odliczać 100% naliczonego podatku VAT z faktur potwierdzających nabycie paliwa lub inne wydatki związane z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności.

Zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z prywatnym samochodem osobowym, jeżeli pojazd ten wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Jednym z warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby pojazd mógł być uznany za używany tylko w działalności, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki dla celów VAT. W nowelizacji ustawy o PIT ustawodawca odnosi się właśnie do tej ewidencji.

Oznacza to, że podatnik prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT może uwzględnić w kosztach podatkowych 100% poniesionego kosztu (brutto dla podatników zwolnionych z VAT i netto dla czynnych podatników VAT).

Przykład 3.

Pan Łukasz korzysta ze zwolnienia z VAT. W styczniu 2023 roku poniósł wydatek na zakup paliwa do prywatnego pojazdu o wartości 250 zł. W jakiej wysokości koszt ten będzie ujęty w KPiR? Czy jako nievatowiec pan Łukasz zobowiązany jest do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT?

Co do zasady, pan Łukasz ma możliwość ujęcia 20% wartości faktury za zakup paliwa w kosztach podatkowych, a więc 50 zł (250 zł * 20%). W takiej sytuacji pan Łukasz nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji. Jeżeli jednak będzie chciał ująć w kosztach 100% wartości faktury, dla potwierdzenia wykorzystania pojazdu tylko w działalności powinien prowadzić kilometrówkę dla celów VAT (pomimo korzystania ze zwolnienia z VAT) w celu udowodnienia, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności. Prowadzenie ewidencji pozwoli na ujęcie w kosztach całej wartości faktury za zakup paliwa, czyli kwotę 250 zł.

Podsumowując, przedsiębiorcy nadal mogą wykorzystywać prywatny samochód w działalności gospodarczej. Nowelizacja ustawy o PIT wprowadziła zmiany od 1 stycznia 2019 roku w rozliczaniu wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w celach firmowych. Podatnicy nie prowadzą już kilometrówki dla celów PIT, jednak ustawodawca nie zniósł możliwości prowadzenia drugiego rodzaju ewidencji, czyli tzw. kilometrówki dla celów VAT. Co więcej, aby ujmować 100% wydatków związanych z eksploatacją prywatnych pojazdów w firmie, podatnik (również korzystający ze zwolnienia z VAT) powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla celów VAT.

Jak przebiega rozliczenie prywatnego samochodu w systemie wFirma.pl?

Rozliczanie prywatnego samochodu w systemie wFirma.pl odbywa się po jego uprzednim wprowadzeniu do systemu. Wprowadzenie pojazdu do systemu ma na celu wskazanie parametrów podatkowych pojazdu dzięki czemu przy księgowaniu wydatków system sam rozksięgowuje na ich podstawie wysokość podatku VAT jak również kosztu podatkowego. W celu wprowadzenia pojazdu należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. W wygenerowanym oknie należy uzupełnić odpowiednie pola. Dodatkowo w polu FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać opcję PRYWATNY.

Wówczas przy księgowaniu wydatków WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) » ZAKUP PALIWA DO POJAZDU / INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU należy przypisać pojazd i wówczas system koszt rozksięguje dla celów VAT i PIT.