Z jednej strony prywatny samochód w działalności to duża wygoda, z drugiej strony wiąże się to jednak z wieloma dodatkowymi obowiązkami. Aby możliwe było zaliczenie wydatków poniesionych na eksploatację takiego pojazdu lub zakup paliwa do niego, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych). Brak takiej ewidencji uniemożliwia zaliczenie wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Ustawowo przewidzianą formą określenia przez podatnika przebiegu samochodu niestanowiącego środka trwałego w firmie, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej, jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu - jak w przypadku gdy wykorzystujemy prywatny samochód w działalności gospodarczej. Należy w niej wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw firmowych.

Podobnie jak przy wszystkich wydatkach zaliczanych do kosztów, również w tym wypadku należy mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który określa, że muszą mieć one bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. W tym miejscu należy podkreślić, ze paliwo zakupione w celu odbycia prywatnej podróży nie może obniżyć podstawy opodatkowania.

W celu wyeliminowania wątpliwości dotyczących zasadności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu gdy wykorzystywany jest prywatny samochód w działalności gospodarczej podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez niego na koniec każdego miesiąca. Zapisy w niej dokonywane są w systemie miesięcznym, ale rozliczane narastająco w ciągu roku.

Kolejną istotną kwestię stanowi limit ograniczający możliwość zaliczenia wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych do kosztów. Nazywany jest on kilometrówką, ponieważ graniczna kwota wynika z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra bądź w przypadku jazd lokalnych - kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Limity dla samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą:

• przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

• przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy co do zasady:

• samochodów osobowych stanowiących prawną własność przedsiębiorcy (wspólnika firmy),

• samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczane nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej,

• samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,

• samochodów osobowych zastępczych.

Podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w ściśle określonych przypadkach. Są to:

• wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika w działalności gospodarczej podatnika i rozliczanie kosztów jego eksploatacji w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,

• używania przez podatnika samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,

• wykorzystywanie przez podatnika w działalności samochodu ciężarowego.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Z przepisów wynika, iż każdy użyczony do celów działalności samochód powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu pojazdu. W tym temacie bardzo istotne jest, by zawierała ona wszystkie wskazane przez ustawodawcę elementy.