Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja środków trwałych - kiedy należy ją prowadzić?

Ewidencja środków trwałych obejmuje rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością. Przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów i wykorzystuje w działalności gospodarczej środki trwałe, jest zobowiązany do jej prowadzenia. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej.

Ewidencja środków trwałych - obowiązek jej prowadzenia

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z treścią par. 4 niniejszego rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o PIT - oraz ewidencji wyposażenia.

Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców.

Ewidencja środków trwałych i jej prowadzenie jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. Zgodnie bowiem z art. 22n ust. 6 ustawy o PIT w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ważne!

W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Definicja środka trwałego

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  1. budowle,

  2. budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  3. maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty.

Ponadto przewidywany okres ich używania powinien być dłuższym niż rok. Muszą być także wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT.

Ewidencja środków trwałych - elementy

Ewidencja środków trwałych nie ma określonego wzoru, co oznacza, że tę rolę może pełnić nawet odręcznie prowadzony dokument, pod warunkiem jednak, że będzie zawierać co najmniej następujące informacje:

  • liczbę porządkową,

  • datę nabycia,

  • datę przyjęcia do używania,

  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

  • wartość początkową,

  • stawkę amortyzacyjną,

  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

  • zaktualizowaną wartość początkową,

  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Wartość początkowa środka trwałego a ewidencja środków trwałych

Aby zakupiony składnik majątku wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji, konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej.

Wartość początkowa to nic innego jak cena zakupu powiększona o koszty uzyskania danego środka. Chodzi tu o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek oraz prowizji, pomniejszone o należny podatek od towarów i usług (VAT niepodlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od przywozu składników majątku.

Jeżeli środek trwały został wytworzony we własnym zakresie, za wartość początkową uważa się sumę wszystkich kosztów poniesionych podczas jego wytwarzania, tj. wynagrodzenie za pracę pracowników, koszty nabycia składników, koszty skorzystania z usług obcych i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie wlicza się do nich wartości własnej pracy przedsiębiorcy, jego współmałżonka i nastoletnich dzieci oraz wydatków ogólnych zarządu.

Przedsiębiorca może również nabyć środek trwały w drodze spadku, darowizny lub inny nieodpłatny sposób. Najczęściej w takim wypadku nie jest możliwe określenie wartości początkowej takiego środka trwałego. W związku z tym ustawodawca daje możliwość wyceny na drodze porównania podobnych aktywów według wartości rynkowej, a jeżeli i taki sposób nie jest możliwy, pozostaje zwrócić się o pomoc do biegłego rzeczoznawcy.

Ważne!

Jako wartość początkową środka trwałego przyjmuje się cenę nabycia, koszt wytworzenia lub wartość rynkową.

Wpis do ewidencji środków trwałych

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym zostały przekazane do użytkowania.

Warto zauważyć, że data nabycia nie musi być równoznaczna z datą przyjęcia do używania środka trwałego. Dniem nabycia jest zazwyczaj data figurująca na fakturze, rachunku albo umowie przenoszącej prawo do środka trwałego na podatnika. Może się zdarzyć, że składnik majątku w dniu nabycia nie nadawał się do używania, ponieważ np. nie był sprawny i wymagał naprawy, wówczas te dwie daty nie będą ze sobą tożsame. Należy w takiej sytuacji pamiętać, że to data przyjęcia do używania decyduje o terminie, od którego rozpocznie się amortyzacja.

Ewidencja środków trwałych zawiera wpisy dokonywane na podstawie dokumentów, z których wynika wartość początkowa zewidencjonowanych składników majątku.

Korekta danych w ewidencji środków trwałych

Przepisy nie określają zasad poprawiania wpisów w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jednak można uznać, iż dopuszczalne będzie skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej (z zachowaniem czytelności błędnego zapisu) oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania.

Ulepszenie środka trwałego

W przypadku ulepszenia środka trwałego jego wartość początkową powiększa się o sumę kosztów poniesionych na jego ulepszenie, w tym także na kupno elementów składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10.000 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone (ulepszone), gdy suma kosztów poniesionych na ich udoskonalenie (rozbudowę, rekonstrukcję lub adaptację) w danym roku podatkowym przekracza 10.000 zł. Należy również pamiętać, że wydatki te muszą powodować wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania. Zmiany wartości w ewidencji dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym ulepszenie zostało wykonane.

Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego

W razie trwałego oddzielenia od danego środka trwałego elementu składowego lub części peryferyjnej, wartość początkową tego środka zmniejsza się o różnicę między ceną nabycia oddzielonego składnika a przypadającą na nią, w okresie dotychczasowym, sumą odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacji, według nowej wartości początkowej, dokonuje się od następnego miesiąca po odłączeniu. Trwałe odłączenie będzie zawsze wtedy, gdy odłączona część składała się na konstrukcję środka trwałego bądź służyła jako element niezbędny do możliwości pełnego korzystania z danego urządzenia.

Środki trwałe o niskiej wartości

W przypadku pozyskania środka trwałego o niskiej wartości, tj. nieprzekraczającej ustawowych 10.000 zł, przepisy podatkowe pozwalają na bezpośrednie zaliczanie ich w koszty. Podatnik nie musi ewidencjonować ich w ewidencji środków trwałych. Nie oznacza to jednak, że można całkowicie je pominąć. Składniki majątku o niskiej wartości, których wartość przekroczyła jednak 1500 zł, a przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, należy wpisać do ewidencji wyposażenia.