W codziennej praktyce działów kadr i płac rutynowe z pozoru czynności potrafią generować najwięcej wątpliwości natury prawnej. Jednym z takich zagadnień jest przechowywanie kopii zaświadczenia o zarobkach, o które wnioskują pracownicy w celu uzyskania kredytu hipotecznego lub zakupu ratalnego. Choć pracodawca wystawia dokument bezzwłocznie, pojawia się kluczowe pytanie proceduralne: gdzie należy archiwizować kopię, aby nie narazić firmy na zarzuty ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu Ochrony Danych Osobowych?
Przepisy z zakresu prawa pracy, w połączeniu z rygorystycznymi regulacjami o ochronie danych osobowych, tworzą w tym obszarze swoiste pole minowe. Błędna interpretacja miejsca przechowywania zaświadczenia o zarobkach może skutkować nie tylko bałaganem w dokumentacji, ale również dotkliwymi karami finansowymi za przetwarzanie danych ponad miarę. W poniższym artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak zorganizować dokumentację pracowniczą, zasady jej prowadzenia w kontekście niestandardowych pism, a także podpowiadamy, które rozwiązanie może uchroni przedsiębiorców przed problemami podczas kontroli.
Czy pracodawca musi przechowywać kopie zaświadczeń o dochodach?
Zanim zaczniemy szukać odpowiedniego segregatora, musimy odpowiedzieć sobie na fundamentalne pytanie: czy pracodawca w ogóle ma prawny obowiązek tworzenia i przechowywania kopii standardowych zaświadczeń wydawanych na prośbę pracownika? Analiza Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) oraz rozporządzeń wykonawczych prowadzi do jednoznacznego wniosku. Przepisy prawa pracy nie regulują wprost obowiązku wydawania ani tym bardziej archiwizowania kopii zaświadczeń o zarobkach o charakterze komercyjnym (takich jak zaświadczenie o zarobkach do banku).
Wystawienie takiego dokumentu jest formą realizacji obowiązku dbałości o dobro pracownika, a nie realizacją twardego przepisu ustawy. Dlaczego więc działy HR tak powszechnie kserują te druki? Wynika to wyłącznie z potrzeby zabezpieczenia interesów pracodawcy i celów dowodowych. Firma chce mieć potwierdzenie, jakiej treści dokument opuścił zakład pracy, kto go podpisał i jakie kwoty zostały w nim wykazane. Jest to szczególnie ważne w przypadku ewentualnych zapytań ze strony instytucji finansowych, które mogą weryfikować autentyczność zaświadczenia.
Należy jednak pamiętać, że chęć zabezpieczenia własnych interesów zderza się tutaj bezpośrednio z unijnym Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). Zgodnie z fundamentalną zasadą minimalizacji danych (wyrażoną w art. 5 RODO) administrator powinien przetwarzać tylko te dane, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne, w celach, w których są przetwarzane. Gromadzenie kopii zaświadczeń z wykazem dokładnych składników wynagrodzenia, numerami kont i adresami instytucji docelowych „na wszelki wypadek” i bez wyraźnego planu ich niszczenia, może zostać uznane przez kontrolerów UODO za naruszenie tej zasady.
Przechowywanie kopii zaświadczenia o zarobkach w aktach osobowych czy odrębna teczka?
Jeśli pracodawca podejmie świadomą decyzję o archiwizowaniu kopii (wspartą odpowiednią analizą celowości), musi wyznaczyć na nie właściwe miejsce. Praktyka rynkowa wykształciła dwa główne podejścia do tego tematu, jednak z perspektywy bezpieczeństwa prawnego nie są one sobie równe. W środowisku specjalistów HR od lat toczy się debata: kopia zaświadczenia o dochodach akta osobowe czy może jednak oddzielny rejestr?
Gdzie powinno odbywać się przechowywanie kopii zaświadczenia o zarobkach?
Akta osobowe pracownika składają się obecnie z kilku wyodrębnionych części. Z punktu widzenia przebiegu zatrudnienia kluczowa jest część B. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej szczegółowo wymienia dokumenty, które powinny się tam znaleźć (umowy, aneksy, zaświadczenia lekarskie, szkolenia BHP). Należy jednak wyraźnie podkreślić, że katalog dokumentów gromadzonych w części B ma charakter otwarty. Oznacza to, że ustawodawca przewidział możliwość wpięcia tam również innych, niestandardowych dokumentów związanych z przebiegiem stosunku pracy.
Z czysto technicznego punktu widzenia umieszczenie kopii zaświadczenia w części B akt osobowych nie jest błędem prawnym, który skutkowałby natychmiastowym mandatem od inspektora pracy. Jest to w końcu dokument obrazujący pewien etap relacji na linii pracodawca–pracownik. Mimo to większość doświadczonych ekspertów kadrowych stanowczo odradza takie rozwiązanie. Dlaczego? Akta osobowe muszą być prowadzone w sposób niezwykle uporządkowany, z zachowaniem ścisłej chronologii i ciągłej numeracji stron. Wpinanie do nich dziesiątek wniosków kredytowych, zaświadczeń do MOPS-u czy dokumentów dla deweloperów powoduje sztuczne „puchnięcie” akt. W przypadku kontroli PIP inspektor musi przedzierać się przez gąszcz nieistotnych z jego punktu widzenia papierów, co wydłuża kontrolę i zwiększa ryzyko wyłapania innych, drobnych nieścisłości.
Odrębna dokumentacja pracownicza – rozwiązanie rekomendowane
Zdecydowanie rekomendowanym, bezpieczniejszym i bardziej profesjonalnym rozwiązaniem organizacyjnym jest założenie odrębnej teczki (lub segregatora) przeznaczonej wyłącznie na kopie tego typu zaświadczeń. Należy pamiętać, że dokumentacja pracownicza to pojęcie znacznie szersze niż same akta osobowe. Obejmuje ona również dokumentację płacową, ewidencję czasu pracy i inne rejestry.
Stworzenie oddzielnego zbioru pod nazwą „Wydane zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu” pozwala zachować przejrzystość w głównej teczce pracownika. Dodatkowo ułatwia to realizację obowiązków wynikających z RODO. Dużo łatwiej jest monitorować okresy retencji danych (czyli czas, po którym dokumenty muszą zostać zniszczone) w jednym, dedykowanym segregatorze, niż szukać przeterminowanych zaświadczeń rozrzuconych po częściach B kilkudziesięciu pracowników.
Przykład 1.
Pani Anna, główna księgowa w firmie produkcyjnej zatrudniającej 80 osób, do niedawna wpinała wszystkie kopie zaświadczeń wydawanych pracownikom do części B ich akt osobowych. Gdy po kilku latach firma przechodziła proces cyfryzacji (przejście na e-teczki), okazało się, że akta niektórych pracowników liczą po kilkaset stron, z czego jedną trzecią stanowią przeterminowane, niepotrzebne już nikomu zaświadczenia o dochodach do firm pożyczkowych. Firma musiała ponieść ogromne koszty związane z audytem, brakowaniem i bezpiecznym niszczeniem tych nadmiarowych dokumentów, aby nie wprowadzać do systemu cyfrowego zbędnych danych osobowych (tzw. śmieci danych). Obecnie w firmie obowiązuje odrębny, elektroniczny rejestr zaświadczeń, z zaprogramowanym automatycznym usuwaniem plików po upływie roku.
Różne cele, różne zasady: Formularz ZUS ERP-7 a zwykłe zaświadczenie do banku
Rozważając miejsce przechowywania zaświadczenia o zarobkach, niezwykle ważne jest precyzyjne odróżnienie komercyjnych zaświadczeń (np. dla banków) od dokumentów o charakterze ubezpieczeniowym. Klasycznym błędem jest wrzucanie do jednego worka zwykłego zaświadczenia o dochodach z drukiem ZUS ERP-7 (czyli dawnym drukiem ZUS Rp-7).
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS ERP-7 to dokument sformalizowany, wystawiany na potrzeby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia kapitału początkowego lub prawa do emerytury czy renty. Wydanie tego dokumentu jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy, sankcjonowanym prawnie. Ze względu na swój ciężar gatunkowy i powiązanie z przyszłymi świadczeniami pracownika, kopia tego dokumentu bezwzględnie powinna znaleźć się w dokumentacji pracowniczej ściśle związanej z danym pracownikiem. Jest to dowód na wywiązanie się pracodawcy z obowiązku wobec organu rentowego. W przeciwieństwie do druków bankowych tutaj mamy pełne uzasadnienie prawne do trwałej archiwizacji. Zwykłe zaświadczenie do banku jest natomiast dokumentem o charakterze prywatno-prawnym, służącym wyłącznie interesom majątkowym pracownika na wolnym rynku.
Jak długo przechowywać kopie wydanych zaświadczeń?
Kolejnym palącym problemem jest czas archiwizacji. Skoro wiemy już, że oddzielna teczka to najlepszy wybór, musimy ustalić, kiedy należy ją opróżnić. Błędem jest automatyczne przypisywanie do takich kopii ogólnego, 10-letniego (lub 50-letniego w przypadku starszych umów) okresu przechowywania akt pracowniczych.
Skoro przechowujemy ten dokument w celach dowodowych, okres jego retencji powinien być powiązany z okresem przydatności tego dowodu. Banki i instytucje finansowe przyjmują zazwyczaj, że dokument zaświadczający o zarobkach traci ważność po upływie od 30 do 90 dni od daty jego wystawienia. Ewentualna kontrola telefoniczna z banku w celu weryfikacji prawdziwości dokumentu z pewnością nastąpi w tym właśnie przedziale czasowym. Z drugiej strony mamy ogólne terminy przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, które zgodnie z Kodeksem pracy wynoszą 3 lata.
Wielu ekspertów do spraw ochrony danych osobowych rekomenduje kompromisowe rozwiązanie: przechowywanie kopii zaświadczeń najwyżej przez rok do maksymalnie 3 lat, a następnie ich komisyjne, bezpowrotne zniszczenie. Przetrzymywanie w firmowych szafach starych zaświadczeń kredytowych zwolnionych już pracowników to otwarte zaproszenie do problemów podczas kontroli UODO. Po upływie okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń ustaje jakikolwiek uzasadniony interes prawny administratora do przetwarzania tych specyficznych danych.
Najczęstsze błędy pracodawców przy wydawaniu i archiwizowaniu zaświadczeń
Zarządzanie tym pozornie błahym procesem generuje wiele praktycznych potknięć. Do najczęściej identyfikowanych błędów, które mogą skutkować nieprzyjemnościami zarówno dla firmy, jak i samego pracownika, należą:
- Brak kontroli nad obiegami dokumentów. Wydawanie zaświadczeń bez odnotowania tego faktu w jakimkolwiek wewnętrznym rejestrze sprawia, że pracodawca nie wie komu, kiedy i jakiej treści dokument wystawił.
- Gromadzenie nadmiarowych kopii bez uzasadnienia. Wspomniane już naruszenie przepisów RODO, objawiające się brakiem ustalonych procedur niszczenia dokumentacji pomocniczej.
- Pominięcie informacji o zajęciach komorniczych. Rzetelne zaświadczenie o zarobkach musi odzwierciedlać stan faktyczny. Jeśli pracownika dotyczy zajęcie wynagrodzenia, informacja ta musi bezwzględnie znaleźć się na dokumencie. Zatajenie tego faktu na prośbę pracownika (aby ułatwić mu wzięcie kredytu) to poświadczenie nieprawdy, które może skutkować odpowiedzialnością karną osoby sporządzającej dokument.
- Brak precyzyjnego rozbicia składników wynagrodzenia. Często pracodawcy wpisują jedynie średnią kwotę brutto. Tymczasem instytucje finansowe chcą wiedzieć, jaka część to stała pensja zasadnicza, a jaka to zmienne premie, nadgodziny czy nagrody uznaniowe, co bezpośrednio wpływa na ocenę zdolności kredytowej.
Przykład 2.
W jednej z firm handlowych doszło do incydentu bezpieczeństwa danych. Z szafy w dziale kadr zginął segregator. Jak się okazało, znajdowały się w nim dziesiątki kopii zaświadczeń o zarobkach pracowników z ostatnich 5 lat. Firma musiała zgłosić naruszenie do UODO. W trakcie postępowania wyjaśniającego Urząd nałożył na pracodawcę administracyjną karę pieniężną. Podstawą kary nie była sama kradzież (na którą firma nie miała bezpośredniego wpływu), ale fakt rażącego naruszenia zasady ograniczenia przechowywania danych (retencji). Urząd uznał, że firma nie miała żadnego prawnego uzasadnienia do przetrzymywania 5-letnich, nieaktualnych zaświadczeń o dochodach, a ich terminowe zniszczenie uchroniłoby dane pracowników przed wyciekiem.
Jak wdrożyć bezpieczną politykę wydawania zaświadczeń?
Aby uniknąć chaosu i działać w pełni zgodnie z prawem, warto usystematyzować ten proces wewnątrz organizacji. Wymaga to wykonania kilku prostych, ale kluczowych kroków.
W pierwszej kolejności należy opracować jednolity, firmowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, który będzie zawierał wszystkie niezbędne pola (w tym klauzulę o obciążeniach komorniczych) oraz wyraźnie wskazywał osobę upoważnioną do jego wystawienia w imieniu pracodawcy. Następnie trzeba stworzyć odrębny zbiór (teczkę, segregator lub zabezpieczony folder na serwerze w przypadku dokumentacji elektronicznej), który posłuży wyłącznie do celów archiwizacji tych kopii. Warto nadać mu określoną politykę retencji, na przykład ustalając, że w styczniu każdego roku niszczone są wszystkie zaświadczenia wydane w roku poprzedzającym, starsze niż 12 miesięcy. Należy pamiętać również, aby poinformować pracowników działu HR oraz kadry kierowniczej o nowych zasadach, kładąc szczególny nacisk na zakaz wpinania tych pism w akta osobowe.
Podsumowanie
Kwestia miejsca przechowywania zaświadczeń o zarobkach, choć nie jest wprost opisana w kodeksowych paragrafach, wymaga od pracodawcy strategicznego podejścia. Przechowywanie kopii zaświadczeń nie jest ustawowym obowiązkiem przedsiębiorcy, lecz działaniem zabezpieczającym interesy firmy na wypadek ewentualnych zapytań z instytucji zewnętrznych. Jeśli firma decyduje się na archiwizację, musi to zrobić mądrze i perspektywicznie.
Należy unikać obciążania części B akt osobowych dokumentami, które nie dokumentują bezpośrednio przebiegu stosunku pracy. Zdecydowanie najbezpieczniejszym z punktu widzenia przejrzystości pracy działu kadr oraz wymogów RODO jest stworzenie wydzielonej teczki ewidencyjnej z jasno określonym, krótkim terminem przechowywania dokumentów i procedurą ich bezpiecznego niszczenia. Warto zadbać o to, by system archiwizacji był spójny dla wszystkich zatrudnionych, co nie tylko ułatwi codzienną pracę, ale przede wszystkim uchroni przedsiębiorstwo przed niepotrzebnym stresem w trakcie kontroli.
