Poradnik Przedsiębiorcy

Czy gromadzenie danych do ZFŚS jest zgodne z RODO?

W związku z wejściem 25 maja 2018 roku nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO) pojawia się pytanie, czy pracodawca ma prawo żądać danych członków rodziny, aby ustalić sytuację rodzinną osoby, która korzysta z ZFŚS? Czy gromadzenie danych do ZFŚS jest zgodne z RODO?

Czym jest ZFŚS?

Podstawowym aktem prawnym, który reguluje przepisy dotyczące ZFŚS, jest ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jak można przeczytać w art. 8 ustawy: przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Przyznanie pracownikowi określonych świadczeń z ZFŚS uzależniona jest więc od jego sytuacji materialnej.

Gromadzenie danych do ZFŚS - jaki ma cel?

W wyroku z 8 maja 2002 r. (sygn. akt IPKN 267/2001) Sąd Najwyższy uznał, że w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest (…) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny. Jak więc pracodawca powinien ustalić sytuację materialną pracownika? Czy żądanie danych o członkach rodziny jest zgodne z RODO?  

Co wspólnego z ZFŚS ma RODO?

Na ten moment nie istnieją żadne przepisy wykonawcze dotyczące RODO, nie można więc jednoznaczne określić toku postępowania w aspekcie przetwarzania danych potrzebnych do ustalenia ZFŚS. Wydaje się jednak, że zgodnie z zapisem ustawy RODO najważniejszym kryterium w gromadzeniu danych jest cel ich gromadzenia i czas ich przetwarzania.

Przetwarzanie danych członków rodzin pracowników w aspekcie ZFŚS nie jest celem samym w sobie, lecz dane te są ściśle związane z danymi pracownika

W rozporządzeniu przeczytać można, że administrator powinien zwrócić szczególną uwagę na charakter danych osobowych, cel i czas trwania proponowanej operacji przetwarzania lub proponowanych operacji przetwarzania oraz na sytuację w państwie pochodzenia, a także powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenia poszanowania podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Biorąc pod uwagę te zapisy, należy zachować szczególną ostrożność, aby gromadzone dane nie wychodziły poza zakres zarówno w aspekcie formalnym (czyli jaką dokumentację zbieramy),  jak i czasowym (czyli jak długo powinniśmy przetwarzać dane).

Jak gromadzenie danych do ZFŚS zgodnie z RODO?

Wydaje się, że zabezpieczenie odpowiednimi zapisami w regulaminie pracy oraz w regulaminie ZFŚŚ co do celu i czasu gromadzenia i przetwarzania danych na potrzeby ZFŚŚ jest na ten moment zgodne z RODO. Nie ma jednak póki co żadnych przepisów wykonawczych, pobieranie od pracowników ich rocznych danych w formie np. pit 37 nie wydaje się być niewłaściwe. Warto jednak w tym miejscu przywołać orzecznictwo, które to w tym zakresie znacznie przesuwa granicę żądania danych od pracowników. W uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 7 sierpnia 2014 r. (sygn. akt: III AUA 2028/13) przeczytać można, że weryfikacja sytuacji materialnej może być dokonana w inny sposób: poprzez zbieranie oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny, ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika. Takie rozwiązanie w świetle przepisów RODO byłoby na pewno bardziej optymalne.