Czy dokumentacja typu akta osobowe może zawierać akty stanu cywilnego?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym akta osobowe, wymaga od pracodawcy przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadą minimalizacji. Oznacza to, że powinien on pozyskiwać i dokumentować wyłącznie te informacje, które są niezbędne do realizacji ciążących na nim obowiązków oraz ochrony jego usprawiedliwionych interesów, dbając o prywatność pracownika..

Akty stanu cywilnego

Zgodnie z art. 2 Ustawy z 28 listopada 2014 roku – Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego): 

1. Stanem cywilnym jest sytuacja prawna osoby wyrażona przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowana przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów, lub decyzje organów, stwierdzona w akcie stanu cywilnego. 
2. Rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w urzędach stanu cywilnego, w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego. 
3. Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. 
4. Akt stanu cywilnego jest sporządzony z chwilą dokonania wpisu o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego.

Akt urodzenia zawiera:

• nazwisko, imię (imiona);
• kraj, datę i miejsce urodzenia;
• płeć;
• nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia rodziców;
• nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie;
• nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności (art. 60 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Akt małżeństwa zawiera:

• nazwiska i imiona osób, które zawarły małżeństwo, nazwiska rodowe, stan cywilny oraz daty i miejsca urodzenia;
• miejsce i datę zawarcia małżeństwa;
• nazwiska i imiona oraz nazwiska rodowe rodziców osób, które zawarły małżeństwo;
• nazwiska i imiona świadków;
• nazwiska małżonków, które będą oni nosili po zawarciu małżeństwa;
• nazwisko, jakie będą nosiły dzieci zrodzone z małżeństwa;
• informację o złożeniu zgodnych oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński;
• nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności (art. 88 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Akt zgonu zawiera:

• nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona), datę i miejsce urodzenia osoby zmarłej;
• stan cywilny;
• nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona) małżonka osoby zmarłej, jeżeli w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim;
• datę, godzinę oraz miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane – datę, godzinę oraz miejsce znalezienia zwłok;
• nazwiska, nazwiska rodowe, imiona rodziców osoby zmarłej;
• nazwisko i imię lub nazwę zgłaszającego zgon;
• nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności (art. 95 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego).

W art. 45 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego wskazano, że: odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Akta osobowe pracownika - Jakie dane osobowe można w nich przechowywać?

W przepisach prawa pracy nie wskazano wprost odpisów aktów stanu cywilnego lub ich kopii jako dokumentów, które pracodawca może gromadzić w związku z zatrudnieniem pracowników. Jednakże w art. 221 § 3 pkt 3 i § 4 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy wskazano, że pracodawca może żądać od pracownika:

• podania danych osobowych obejmujących inne niż wymienione wprost w tym artykule dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także
• innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Urlopy okolicznościowe

W myśl § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Zwolnienie od pracy we wspomnianych przypadkach powinno zostać wykorzystane w czasie bezpośrednio związanym ze zdarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Istotny jest tu nie tylko związek przyczynowy, ale także związek czasowy z danym zdarzeniem. Co do zasady zwolnienie powinno pokrywać się z datą zdarzenia lub zostać wykorzystane w niedalekim odstępie czasowym (pismo z 7 marca 2012 roku Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).

W przepisach nie określono, w jaki sposób pracownik powinien wykazać, że wystąpiły okoliczności uzasadniające udzielenie mu zwolnienia od pracy w omawianym zakresie (tzw. urlopu okolicznościowego). Z pewnością dokumentami, które pozwalają potwierdzić te okoliczności, są odpisy odpowiednich aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu. Powstaje jednak pytanie, czy pracodawca może żądać od pracownika okazania tych dokumentów, czy też powinien się oprzeć np. tylko na oświadczeniu pracownika. Kwestia ta sprowadza się do zagadnienia granic dopuszczalności przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych. Należy zatem odwołać się do przepisów unijnego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO). 

Na co pozwala RODO?

Wśród warunków, które pozwalają przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, wymienia się niezbędność przetwarzania do:

• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w analizowanym tu zakresie – pracodawcy);
• celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (pracodawcę), z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (art. 6 ust. 1 lit c oraz f RODO).

W świetle powyższego można uznać, że w przypadku udzielania urlopu okolicznościowego mamy do czynienia z realizacją obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, a jego prawnie uzasadnionym interesem jest ustalenie w sposób wiarygodny, czy rzeczywiście zachodzą okoliczności do spełnienia tego obowiązku. To prowadzi do wniosku, że opierając się na wspomnianych unormowaniach, pracodawca może żądać od pracownika okazania odpisu aktu stanu cywilnego, dla udokumentowania jego prawa do zwolnienia od pracy.

Artykuł 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych było adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (zasada minimalizacji danych). W związku z tym część autorów uważa, że odpisy aktów urodzenia, małżeństwa, czy też zgonu, ewentualnie ich kopie, nie powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej, a jedynie przedstawione przez pracownika pracodawcy do wglądu. 

Należy uznać, że w takim wypadku, pracodawca lub pracownik prowadzący sprawy kadrowe powinien sporządzić notatkę, w której potwierdziłby prawo danej osoby do skorzystania z urlopu okolicznościowego, na podstawie przedłożonego mu do wglądu dokumentu, bez szczegółowego przytaczania danych osobowych w nim zawartych, z podaniem numeru/sygnatury odpisu.

Prezentowany jest jednak również pogląd, że kopię odpisu aktu stanu cywilnego pracodawca może włączyć do prowadzonej przez siebie dokumentacji, wraz z wnioskiem o udzielenie urlopu okolicznościowego. W takim przypadku dokument ten nie podlegałby włączeniu do akt osobowych, gdyż nie przewiduje tego § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Miejscem jego przechowywania byłaby pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy (§ 6 ust. 1 lit a tiret szóste wspomnianego rozporządzenia).

Podsumowując, zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych, najwłaściwszym sposobem potwierdzania prawa pracownika do otrzymania w konkretnym przypadku urlopu okolicznościowego jest udostępnianie przez pracownika odpisu aktu stanu cywilnego do wglądu pracodawcy i dokumentowanie tego sprawdzenia w postaci wyżej omówionej notatki, załączanej do wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy, lub w postaci wyciągu z tego odpisu niezawierającego nadmiarowych danych osobowych.