W bieżącej praktyce działów kadr systematycznie pojawiają się sytuacje nieoczywiste, wywołujące rozmaite wątpliwości płacowe. Do takich przypadków zalicza się choroba pracownika na urlopie po wyczerpaniu okresu zasiłkowego, gdy wypłacono pełną pensję. Warto wówczas wiedzieć, jak prawidłowo przeprowadzić odliczenie nadpłaty wynagrodzenia a składki ZUS oraz jak odpowiednio wykazać te zmiany w dokumentach rozliczeniowych ZUS. Omawiamy te kwestie w niniejszym artykule.
Niezdolność do pracy powstała podczas korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
Jeżeli pracownik skorzysta z urlopu wypoczynkowego, a następnie w trakcie wypoczynku zachoruje, wywołuje to określone konsekwencje.
Przykład 1.
Pracownik wybrał się na urlop w terminie ustalonym w planie urlopów. Przed zakończeniem urlopu zachorował i musiał być objęty opieką medyczną. Pracodawca został poinformowany o czasowej niezdolności do pracy zatrudnionego spowodowanej chorobą. Jak w tej sytuacji należy postąpić?
W takich okolicznościach trzeba zastosować przepisy Kodeksu pracy (kp) odnoszące się do kwestii zaistnienia choroby w trakcie urlopu wypoczynkowego.
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował, przy czym zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy (art. 172 kp).
Choroba pracownika podczas urlopu wypoczynkowego a brak prawa do zasiłku chorobowego
W praktyce może dojść do sytuacji, w której pracownik w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego zachoruje i mimo tego nie będzie mu przysługiwać z tego tytułu zasiłek chorobowy.
Przykład 2.
Pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego po uprzednim uzgodnieniu terminu urlopu z pracodawcą. Pod koniec urlopu zachorował. Zgodnie z art. 166 pkt 1 kp urlop niewykorzystany z powodu choroby powinien zostać udzielony w terminie późniejszym. Za dni niezdolności do pracy ze względów zdrowotnych pracownikowi nie przysługuje zasiłek chorobowy, ponieważ przed urlopem okres zasiłkowy uległ wyczerpaniu w pełnym zakresie.
Choroba pracownika w czasie urlopu wypoczynkowego bez prawa do zasiłku chorobowego a nadpłata wynagrodzenia
Choroba pracownika stanowi okoliczność nieprzewidzianą przed rozpoczęciem korzystania z urlopu wypoczynkowego. Wywołuje to określone skutki w zakresie prawa do wynagrodzenia.
Przykład 3.
Pracownik w dniach od 17 do 31 sierpnia korzystał z urlopu wypoczynkowego. Jego wynagrodzenie jest określone w stałej wysokości według stawki miesięcznej. Wypłacono mu za sierpień normalne wynagrodzenie, w tym wynagrodzenie urlopowe. Pracownik zachorował w trakcie urlopu i od 27 sierpnia był niezdolny do pracy. Jednocześnie nie może już liczyć – za okres choroby – na zasiłek chorobowy, gdyż okres zasiłkowy został wyczerpany. W jaki sposób należy postąpić w takim przypadku w odniesieniu do uprawnień płacowych pracownika?
W przykładowej sytuacji pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za sierpień (w tym wynagrodzenie urlopowe). Pracownik za czas choroby powinien otrzymać zasiłek chorobowy, jednak z powodu wykorzystania okresu zasiłkowego nie może już liczyć na to świadczenie. Za okres choroby przysługuje odpowiednio wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Wobec tego wypłata wynagrodzenia urlopowego za dni niezdolności do pracy spowodowanej chorobą jest równoznaczna z nadpłatą wynagrodzenia, co wymaga stosownej korekty.
Nadpłata wynagrodzenia w przypadku pracownika chorującego podczas urlopu wypoczynkowego – co powinien zrobić pracodawca?
W zakresie rozliczenia nadpłaconego wynagrodzenia pracownika, który zachorował w czasie urlopu wypoczynkowego, postępowanie pracodawcy powinno być zgodne z odnośnymi unormowaniami kp.
„Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia”.
W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego pracodawca może dokonać powyższego odliczenia bez konieczności uzyskania zgody wyrażonej przez pracownika.
Przykład 4.
Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, w którego trakcie był niezdolny do pracy z powodu choroby przez kilka dni. Za miesiąc korzystania z urlopu otrzymał pełne wynagrodzenie obejmujące wynagrodzenie urlopowe. W związku z tym po stronie pracownika powstała nadpłata. W następnym miesiącu pracodawca jest uprawniony do odliczenia zawyżonej kwoty wynagrodzenia, zgodnie z art. 87 § 7 kp, przy czym zgoda pracownika nie jest wymagana.
Odliczenie nadpłaty wynagrodzenia a składki ZUS
Powstaje w tym miejscu pytanie, czy odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia skutkuje koniecznością korekty w zakresie składek odprowadzanych do ZUS-u?
Przykład 5.
Pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego w sierpniu. Za ten miesiąc otrzymał pełne wynagrodzenie (wraz z wynagrodzeniem urlopowym). Pod koniec urlopu zachorował, a jego niezdolność do pracy trwała także przez kilka dni września, przy czym zasiłek chorobowy nie przysługiwał ze względu na wyczerpanie okresu zasiłkowego. W związku z tymi okolicznościami w sierpniu powstała nadpłata wynagrodzenia za dni choroby w tym miesiącu. We wrześniu pracodawca odliczył – w następnym terminie płatności – nadpłatę powstałą w sierpniu. Jak pracodawca powinien postąpić w odniesieniu do rozliczenia składek ZUS?
W omawianym przypadku – w odniesieniu do rozliczenia składek ZUS – pracodawca:
- nie dokonuje korekty składek ZUS za sierpień,
- rozlicza składki ZUS z uwzględnieniem wynagrodzenia po odliczeniu – za wrzesień.
Przy rozliczeniach należy stosować dokumenty według wzorów określonych w Rozporządzeniu MRPiPS z dnia 9 kwietnia 2026 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Oznacza to, że za sierpień pracodawca składa formularz ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) według stanu faktycznego, czyli obejmującego nadpłaconą kwotę wynagrodzenia.
Z kolei za wrzesień pracodawca składa:
- ZUS RCA uwzględniający odliczoną nadpłatę, oraz
- dokument ZUS RSA (imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek) zawierający adnotację kodu 151 (okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku).
Odliczenie nadpłaty wynagrodzenia a składki ZUS. Podsumowanie
Może się zdarzyć, że pracownik w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego zachoruje i mimo tego nie będzie mu przysługiwać z tego tytułu zasiłek chorobowy (wskutek upływu okresu zasiłkowego). W takiej sytuacji dochodzi do nadpłaty wynagrodzenia. W następnym terminie płatności pracodawca może odliczyć nadpłacone kwoty. Wywołuje to określone konsekwencje w zakresie rozliczania składek ZUS.
