KSeF zgłaszanie podejrzanych faktur – poradnik dla przedsiębiorcy

Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-fakturowania wiąże się z nowymi wyzwaniami, w tym z problemem faktur scamowych. W obliczu tego zagrożenia KSeF zgłaszanie podejrzanych faktur staje się kluczową procedurą, o której powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi i poprawnie rozliczyć swoją działalność.

Faktura jako dokument potwierdzający transakcje rzeczywiste

Obowiązek wystawienia faktury wynika z treści art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Obowiązkowe elementy faktury określa art. 106e ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT sprzedaż oznacza odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Analizując obowiązek udokumentowania sprzedaży przy pomocy faktury, należy mieć na względzie, że zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Natomiast w myśl art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT  Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy zauważyć, że celem faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Faktury VAT są dokumentami o charakterze sformalizowanym. Przepisy ustawy regulują, w jaki sposób powinny one być wystawiane.

Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura VAT potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Ponadto, jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują braki merytoryczne, należy uznać, że jest podstawa do ich kwestionowania, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego. Są to tego rodzaju wadliwości, które powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach oraz wpływa na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Aby uznać fakturę za dokument prawidłowy, powinna ona m.in. jednoznacznie określać imię i nazwisko lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej. Wskazane dane mają na celu identyfikację stron transakcji gospodarczej.

W tym miejscu warto również przywołać orzecznictwo sądowe, a konkretnie wyrok WSA w Bydgoszczy z 7 listopada 2017 roku (I SA/Bd 623/17), w którym sąd wskazał, że przepisy nie dają podstawy do konstruowania domniemania prawdziwości faktury i wynikającego z niego zwolnienia podatnika z obowiązku współdziałania z organami podatkowymi w zakresie gromadzenia dowodów świadczących o tym, że stwierdzone fakturą czynności były rzeczywiście wykonane. Faktura nie ma również waloru dokumentu urzędowego, z którym Ordynacja podatkowa wiąże domniemanie, że odzwierciedla opisane w niej zdarzenia.

Organy podatkowe są obowiązane do badania nie tylko wysokości kwoty podatku naliczonego, ale również okoliczności, w których doszło do sprzedaży towarów lub usługi, co sprowadza się do kontrolowania, czy w istocie faktura stwierdza fakt nabycia towarów lub usługi, a więc czy między stronami wskazanymi w fakturze doszło do rzeczywistej operacji gospodarczej.

Zatem faktura nie jest dowodem zdarzenia gospodarczego, któremu nie można by przeciwstawić innych dowodów. W przypadku powzięcia wątpliwości co do tego, czy odzwierciedla ona rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, organ podatkowy uprawniony jest do sprawdzenia zgodności faktury z tym zdarzeniem.

Natomiast NSA w wyroku z 31 maja 2019 roku (I FSK 633/17) wprost wskazał, że fakturze VAT nie przysługuje domniemanie prawdziwości.

Nagłówek 1: KSeF zgłaszanie podejrzanych faktur – procedura krok po kroku

Biorąc pod uwagę możliwe nadużycia związane z nierzetelnymi fakturami, Ministerstwo Finansów zaleca zgłaszanie takich faktur poprzez system KSeF.

Zgodnie z wytycznymi podejrzane faktury (scamowe) będzie można zgłosić m.in., gdy:

• faktura jest otrzymana od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje;
• brakuje transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze);
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny;
• nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.);
• w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na język polski;
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze);
• w fakturze zawarte są adresy stron internetowych, np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

Samo techniczne zgłoszenie podejrzanych faktur odbywa się poprzez Aplikację Podatnika

KSeF 2.0, w której należy:

1. zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0;
2. następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur;
3. wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły;
4. skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”;
5. wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie;
6. zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Na zakończenie przypomnijmy, że podejrzanych faktur nie należy ujmować w księgach podatkowych, nie stanowią one podstawy do odliczenia podatku naliczonego, a ich wartość netto nie może być kwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.