Poradnik Przedsiębiorcy

Listy obecności a RODO - o czym należy pamiętać?

Lista obecności jest dokumentem, który zawiera podstawowe dane identyfikacyjne pracownika oraz sposobem potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Czy lista ta stanowi daną osobową i czy nanoszenie na nią przyczyn nieobecności jest zgodne z ochroną danych osobowych?

Dane osobowe a RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane w Polsce RODO) jasno precyzuje, czym są dane osobowe. Przeczytać tam można, że dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).

Listy obecności a ochrona danych w aspekcie RODO

W aspekcie zapisu, jaki znajdujemy w rozporządzeniu RODO (art. 4 pkt 1 RODO) bez wątpienia można stwierdzić, że lista obecności pracownika jest daną osobową. Znaleźć tam można imię i nazwisko pracownika oraz przyczynę nieobecności. Jego obowiązkiem jest zgłoszenie przyczyny nieobecności swojemu przełożonemu, który następnie odnotowuje ją w jego ewidencji czasu pracy.

Ważne!
Lista obecności to nie to samo co ewidencja czasu pracy. Pracodawca sam prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.).

To właśnie przyczyna nieobecności staje się najbardziej problematyczna z punktu widzenia ochrony danych osobowych, bowiem jest to dana wrażliwa. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. czy jest to choroba, delegacja czy urlop okolicznościowy, na liście obecności może zostać uznane za naruszenie i  przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Lista obecności zgodna z RODO - o czym pamiętać?

To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy i ustala wynagrodzenie. Lista obecności jest tylko narzędziem i sposobem potwierdzania obecności w pracy. Zarówno więc w tym aspekcie, jak i w aspekcie ochrony danych osobowych, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest niezasadne. Taka praktyka może zostać uznana za sprzeczną z zapisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Aby więc prowadzenie listy obecności było zgodne z zapisami RODO, bezwzględnie należy zaprzestać praktyki wpisywania do listy obecności przyczyn nieobecności. Dobrym rozwiązaniem może okazać się prowadzenie list obecności dla każdego pracownika indywidualnie. Najważniejsze jednak, aby nie zapomnieć o celu ich prowadzenia, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.