Poradnik Przedsiębiorcy

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Od 2019 roku zostają wprowadzone rewolucyjne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej. Jakie będą nowe zasady prowadzenia akt osobowych? Co się pozmienia w samej strukturze teczki pracownika? Wszystko opisujemy poniżej.

Skąd wynika obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Jak wynika z art. 94 Kodeksu pracy jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. 

Zgodnie z obowiązującym od 2019 roku rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej osoba zatrudniająca pracowników zobligowana jest archiwizować dokumenty dotyczące:

  • ubiegania się o pracę;

  • nawiązania stosunku pracy;

  • przebiegu stosunku pracy;

  • zakończenia stosunku pracy;

  • odpowiedzialności porządkowej;

  • ewidencji czasu pracy, w tym:

    • różne wnioski pracownika (dotyczące np. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, korzystania z uprawnienia z art. 188 Kodeksu pracy, stosowania nietypowych rozkładów czasu pracy),

    • dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, oddaniem dnia wolnego

    • inne zgody;

  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Jakie będą nowe zasady prowadzenia akt osobowych?

Zmiany dotyczące akt osobowych dotyczą nie tylko struktury teczek pracowników, lecz także dokumentów, jakie przechowywać należy w aktach.

Od 2019 roku akta będą podzielona na cztery, a nie jak dotychczas trzy części. W dodatkowej części D należy gromadzić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych mówią, że w poszczególnych częściach teczki pracownika powinny się znaleźć:

Część A – ubieganie się o zatrudnienie:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

  2. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;

  3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;

  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;

  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

    • z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

    • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

    • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

  6. potwierdzenie poinformowania pracownika:

    • o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

    • o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

    • o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

    • o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

  7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

  8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

  9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

  10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;

  11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

  12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

  13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

  14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

  15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;

  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;

  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

  18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

    • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

    • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy);

  19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;

  20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;

  21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

  22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C – zakończenie zatrudnienia

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;

  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

  4. kopię wydanego świadectwa pracy;

  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;

  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

  1. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D – odpowiedzialność porządkowa

  1. dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu;

  2. inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Części główne akt osobowych można podzielić również na mniejsze tematyczne, np. część B na B1, B2 itd.

W jakiej formie można prowadzić akta osobowe?

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych umożliwiają przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej bądź elektronicznej. Obowiązek przechowywania teczek w wersji elektronicznej wynosi 10 lat. Jeśli pracodawca pozostanie jednak przy wersji tradycyjnej, w dalszym ciągu zobligowany będzie do archiwizacji dokumentów przez okres 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych jest bardzo wygodne dla pracodawców. Korzyści, jakie wynikają z formy elektronicznej akt osobowych, to:

  • brak konieczności posiadania/wynajmu archiwów do przechowywania dokumentów,

  • mniej papierologii,

  • mniejsze prawdopodobieństwo zniszczenia czy utracenia akt.

Aby jednak skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt, należy złożyć w ZUS-ie odpowiednie dokumenty, czyli:

- przekazać oświadczenie (ZUS OSW),

- złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).

Co ważne, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt osobowych się nie zmienia i w dalszym ciągu należy archiwizować je przez 50 lat.