Od 2019 roku zostają wprowadzone rewolucyjne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej. Jakie będą nowe zasady prowadzenia akt osobowych? Co się pozmienia w samej strukturze teczki pracownika? Wszystko opisujemy poniżej.
Skąd wynika obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Jak wynika z art. 94 Kodeksu pracy jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Zgodnie z obowiązującym od 2019 roku rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej osoba zatrudniająca pracowników zobligowana jest archiwizować dokumenty dotyczące:
ubiegania się o pracę;
nawiązania stosunku pracy;
przebiegu stosunku pracy;
zakończenia stosunku pracy;
odpowiedzialności porządkowej;
ewidencji czasu pracy, w tym:
różne wnioski pracownika (dotyczące np. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, korzystania z uprawnienia z art. 188 Kodeksu pracy, stosowania nietypowych rozkładów czasu pracy),
dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, oddaniem dnia wolnego
inne zgody;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Jakie będą nowe zasady prowadzenia akt osobowych?
Zmiany dotyczące akt osobowych dotyczą nie tylko struktury teczek pracowników, lecz także dokumentów, jakie przechowywać należy w aktach.
Od 2019 roku akta będą podzielona na cztery, a nie jak dotychczas trzy części. W dodatkowej części D należy gromadzić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych mówią, że w poszczególnych częściach teczki pracownika powinny się znaleźć:
Część A – ubieganie się o zatrudnienie:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).
Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
potwierdzenie poinformowania pracownika:
o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy);
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.
Część C – zakończenie zatrudnienia
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopię wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).
Część D – odpowiedzialność porządkowa
dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu;
inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
W jakiej formie można prowadzić akta osobowe?
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych umożliwiają przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej bądź elektronicznej. Obowiązek przechowywania teczek w wersji elektronicznej wynosi 10 lat. Jeśli pracodawca pozostanie jednak przy wersji tradycyjnej, w dalszym ciągu zobligowany będzie do archiwizacji dokumentów przez okres 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych jest bardzo wygodne dla pracodawców. Korzyści, jakie wynikają z formy elektronicznej akt osobowych, to:
brak konieczności posiadania/wynajmu archiwów do przechowywania dokumentów,
mniej papierologii,
mniejsze prawdopodobieństwo zniszczenia czy utracenia akt.
Aby jednak skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt, należy złożyć w ZUS-ie odpowiednie dokumenty, czyli:
- przekazać oświadczenie (ZUS OSW),
- złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).
Co ważne, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt osobowych się nie zmienia i w dalszym ciągu należy archiwizować je przez 50 lat.
