Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT w przypadku wynajmu nieruchomości położonej na terytorium Polski powstaje obowiązek podatkowy na terenie kraju. Na podstawie przedstawionej zasady zastanowimy się, czy nierezydent wynajmujący nieruchomość w Polsce ma obowiązek stosować KSeF w zakresie wystawiania faktur dokumentujących najem.
Najem prywatny a obowiązek w podatku VAT
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Taka treść przepisu oznacza, że w pierwszej kolejności należy zastanowić się, czy osoba fizyczna prowadząca najem prywatny na terenie RP jest podatnikiem podatku VAT.
Trzeba wskazać, że umowa najmu jest cywilnoprawną umową nakładającą na strony – zarówno wynajmującego, jak i najemcę – określone przepisami obowiązki. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Najem jest więc umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia wynajmującego, polegającego na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy, polegające na płaceniu umówionego czynszu. Z powyższego wynika, że umówiony między stronami czynsz jest wynagrodzeniem za możliwość korzystania z cudzej rzeczy i stanowi świadczenie wzajemne należne za używanie lokalu przez jego najemcę.
Świadczenie usług najmu wypełnia określoną w art. 15 ust. 2 ustawy definicję działalności gospodarczej, jeżeli jest wykonywane w sposób ciągły do celów zarobkowych, bez względu na to, czy najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, czy jako odrębne źródło przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Sam charakter stosunku prawnego, jaki kształtuje umowa najmu, wskazuje, że ma ona długotrwały charakter, a uzyskiwane korzyści z tego tytułu są w zasadzie stałe.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 listopada 2025 roku (nr 0113-KDIPT1-1.4012.898.2025.2.MSU): „najem nieruchomości wypełnia określoną w art. 15 ust. 2 ustawy definicję działalności gospodarczej, bez względu na to, czy przedmiotowy najem stanowi najem Pana prywatnych nieruchomości. W konsekwencji najem stanowi i stanowić będzie w przyszłości odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, a świadcząc ww. usługi najmu, działa Pan i będzie działał jako podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy”.
Nierezydent wynajmujący nieruchomość położoną w Polsce nie ma obowiązku wystawiania e-faktur
Odnosząc się do obowiązku stosowania KSeF przez podatników, należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT obowiązek ten dotyczy wystawiania faktur przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
Po pierwsze – w następstwie wyroku WSA w Warszawie z 4 listopada 2015 roku (III SA/Wa 239/15) – wskażmy, że przez siedzibę działalności gospodarczej osoby fizycznej trzeba rozumieć miejsce, w którym zapadają najważniejsze decyzje z zakresu ogólnego zarządu tą działalnością.
W przypadku gdy działalność osoby fizycznej prowadzona jest w innym miejscu niż miejsce jej zamieszkania, za siedzibę działalności gospodarczej należy uznawać miejsce zamieszkania tej osoby, gdyż to w tym miejscu podejmowane są najważniejsze decyzje osoby fizycznej w zakresie kierowania tą działalnością. To zatem oznacza, że siedzibą osoby fizycznej jest jej miejsce zamieszkania.
Po drugie trzeba zastanowić się, czy z uwagi na fakt, że w Polsce zlokalizowana jest nieruchomość, można mówić, że występuje na terenie RP stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Przepisy krajowe oraz unijne w zakresie VAT nie wprowadzają odrębnej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla potrzeb fakturowania. W związku z tym, dla potrzeb KSeF, należy odpowiednio posiłkować się definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, wprowadzoną dla potrzeb ustalania miejsca świadczenia usług, zawartą w bezpośrednio stosowanych przepisach prawa unijnego.
Na podstawie definicji tego pojęcia zawartej w art. 11 rozporządzenia unijnego 282/2011 możemy wskazać, że stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:
- w miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy;
- zaplecze to ma strukturę, która umożliwia świadczenie usług;
- miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług.
W objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów z 28 stycznia 2026 roku w sprawie zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur czytamy, że aby dane miejsce można było uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, powinno ono mieć odpowiednią strukturę (w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, taką jak: pracownicy, maszyny, urządzenia, systemy operacyjne itp.).
Ponadto w objaśnieniach tych wskazano, że sam wynajem nieruchomości zlokalizowanej w Polsce (bez własnego personelu, który zarządza nieruchomością, tj. pośredniczy w relacjach z usługodawcami i dostawcami, sprząta nieruchomość, pobiera opłaty od najemców oraz uiszcza opłaty związane z eksploatacją nieruchomości) nie może być uznany za posiadanie na terenie RP stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Pan Tomasz mieszka na stałe w Niemczech. Posiada w Gdańsku prywatną nieruchomość użytkową, którą wynajmuje swojemu kuzynowi na potrzeby jego działalności gospodarczej. Czy mężczyzna ma obowiązek wystawienia e-faktury poprzez KSeF? Pan Tomasz nie posiada na terenie RP ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. To oznacza, że nie ma on obowiązku korzystania z KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT pan Tomasz może wystawić fakturę dokumentującą najem w formie papierowej lub elektronicznej.
Na koniec dodajmy, że choć nierezydent nie ma obowiązku wystawienia e-faktury, to zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT skorzystanie z KSeF pozostanie dla niego opcjonalne. Oznacza to, że nierezydent może wystąpić o rejestrację na potrzeby polskiego podatku VAT, a następnie wystawiać faktury z tytułu usług świadczonych na terytorium Polski poprzez KSeF.
Polecamy:
