Poradnik Przedsiębiorcy

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO to temat złożony i rodzący wiele wątpliwości zarówno wśród przedsiębiorców jak i pracowników. Od 25 maja 2018 r. w każdym państwie członkowskim UE stosowane jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO). W związku z powyższym obowiązkowe stało się dokonanie licznych zmian dostosowujących polskie przepisy do nowych norm prawnych. Konieczne zmiany zawarto w projekcie ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. Obecnie jest jeszcze brak wszystkich przepisów wykonawczych do RODO.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO - zmiany 

Na przedsiębiorcach zobowiązanych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz do właściwego gospodarowania jego środkami ciąży również obowiązek dotyczący ochrony danych osobowych. Dotychczas ww. ustawa o ZFŚS nie regulowała spraw dotyczących przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę w związku z prowadzeniem działalności socjalnej. Trzeba było podpierać się wyrokami sądów oraz interpretacją GIODO.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Pracodawca zatem jest zobligowany do zbadania sytuacji socjalnej osób wnioskujących o pomoc ze środków ZFŚS, ponieważ przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS odbywa się w taki sposób, aby największą pomoc otrzymały osoby, które są w najtrudniejszej sytuacji.

Co jeśli pracownik lub emeryt odmawia złożenia oświadczenia o dochodach?

Zdarza się, że pracownicy zainteresowani uzyskaniem wsparcia ze środków ZFŚS odmawiają składania oświadczeń o dochodach/sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, powołując się na ochronę danych osobowych. Niekiedy pracodawcy umieszczali w Regulaminie ZFŚS zapis, że osoby, które nie zgadzają się na ujawnienie swoich dochodów, automatycznie zaliczane są do grupy osób o najwyższych dochodach i objęte są najniższym wsparciem. Takie postępowanie Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 10 października 2013 r. (III AUa 752/13) uznał za niezgodne z ustawą o ZFŚS, cyt.: kryterium socjalne zdefiniowane jest w ustawie o zakładowym funduszu świadczeniach socjalnych, a regulamin obowiązujący u pracodawcy nie może być sprzeczny z przepisami tej ustawy. Zapis o przyznawaniu świadczeń socjalnych w najniższej wysokości bez badania kryterium socjalnego nie jest zgodny z ustawą. Przy czym kryterium socjalne według ustawy, to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna, które to elementy winny być oceniane i badane łącznie.

Dotychczas podpierano się stanowiskiem GIODO, który uznał, że ustawa o ochronie danych osobowych pozwala przetwarzać dane osobowe, gdy zezwalają na to inne przepisy, a skoro ustawa o ZFŚS uzależnia wysokość pomocy od sytuacji życiowej, finansowej i rodzinnej uprawnionego, pracodawca ma prawo żądać danych i informacji uwiarygodniających te okoliczności. Inaczej nie mógłby stosować ustawy o ZFŚS.

Zatem oczywistym jest, że pracodawca musi zbadać sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, aby właściwie skierował pomoc.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a RODO

Projekt z 12 września 2017 r. ustawy przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych zakładał pewne zmiany w ustawie o ZFŚS. Projekt ten 8 maja 2018 r. zmienił nazwę na: ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 i w inny sposób reguluje sprawy dotyczące ochrony danych osobowych w ZFŚS niż pierwotnie zakładano. Obecnie projekt ustawy jest jeszcze w fazie przygotowań. Można śledzić jego losy pod adresem: http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12302951

Pierwotnie projekt zakładał, że od 25 maja 2018 r. w celu uzyskania ulgowej usługi i świadczenia osoba uprawniona wyraża zgodę na podanie jej danych osobowych, danych osobowych członków jej rodziny oraz danych osobowych innych osób pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym. Tymi danymi osobowymi mogą być: imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa, adres zamieszkania, a także inne dane osobowe tych osób, jeżeli podanie takich danych jest niezbędne do ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (czyli np. dane dotyczące dochodów, zdrowia). Zatem katalog danych osobowych, których może żądać pracodawca, jest otwarty i wyznacza go konieczność ustalenia sytuacji socjalnej.

Projekt zmiany ustawy o ZFŚS w nowym brzmieniu nie wymienia danych, których może żądać pracodawca, pozostawia to do uregulowania w regulaminie, natomiast kładzie nacisk na pisemne upoważnienia dla osób, które przetwarzają dane osobowe, zwłaszcza dane dotyczące zdrowia oraz na zachowanie ich tajemnicy. Proszę pamiętać, że pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Projekt zakłada, że pracodawca może przechowywać dane osobowe tylko przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne w celu przyznania środków z ZFŚŚ oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz na rok kalendarzowy w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jeśli dalsze przechowywanie jest zbędne, dane należy usunąć. Zaznaczyć należy, że jest to na razie projekt, który może ulec zmianie.

Nie zmieni się to, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, jak również z uwzględnieniem nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w Regulaminie ZFŚS.

Zatem konieczne stanie się dokonanie zmian w Regulaminie ZFŚS o zapisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jednak trzeba poczekać, aż wejdą w życie planowane zmiany ustawy o ZFŚS. Warto przypomnieć, że Regulamin ZFŚS musi być uzgodniony z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Warto pamiętać, że zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych;

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.

Ważne!
Osoba wyraża zgodę na udostępnienie danych osobowych, a pracodawca musi zadbać o to, aby pozyskane dane były należycie zabezpieczone.

Pracodawca (lub inne osoby w jego imieniu, np. członkowie komisji socjalnej) ma wgląd do danych osobowych wnioskodawców i przetwarza je. Każda osoba, która ma do czynienia z danymi osobowymi, musi posiadać upoważnienie do przetwarzania takich danych. Należy tego dokonać także w przypadku członków komisji socjalnej, którzy często mają dostęp do wrażliwych danych, np. dotyczących stanu zdrowia, które muszą zostać zachowane w tajemnicy.

Zatem osoby zainteresowane wsparciem z ZFŚS składają oprócz oświadczenia o dochodach, sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz wniosku o przyznanie świadczenia również oświadczenie o zgodzie na udostępnienie pracodawcy danych osobowych, a pracodawca musi dołożyć wszelkiej staranności, aby chronić pozyskane dane osobowe.

Przykład 1.

Czy pracodawca może przekazywać innym osobom dane osobowe pozyskane do celów ZFŚS i czy może to zapisać w regulaminie?

Tak, dane osobowe mogą być przekazane lub udostępnione np. podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów, np. ZUS-u czy urzędu skarbowego. Pracodawca może zawrzeć w Regulaminie ZFŚS zapis: dane osobowe mogą być przekazane lub udostępnione podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

Przykład 2.

Czy pracodawca może żądać deklaracji PIT-37 przy ustalaniu prawa do korzystania z ZFŚS i czy może to zapisać w Regulaminie ZFŚS?

Tak, pracodawca może żądać do wglądu PIT-37 i innych deklaracji podatkowych i dokumentów w celu ustalenia prawa do korzystania z ZFŚS i jak najbardziej może to zapisać w Regulaminie ZFŚS. Nie powinien jednak kopiować deklaracji podatkowych i przechowywać ich u siebie, wystarczy jeśli otrzyma je do wglądu. W Regulaminie dobrze jest  nie zamykać katalogu dokumentów, których może żądać pracodawca, ponieważ podczas dokonywania zapisów w Regulaminie może nie przewidzieć wszystkich rodzajów rozliczeń z jakich korzystają osoby uprawnione do otrzymywania świadczeń (np. oprócz PIT 37 bardzo często występuje też PIT-36, PIT 40A/11A, PIT 8c i inne).