Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Dokumentowanie przebiegu stosunku pracy służy czytelnemu kształtowaniu i respektowaniu przez jego strony wzajemnych praw i obowiązków. Dokumentacja pracownicza zachowuje swoje istotne znaczenie również po ustaniu stosunku pracy. Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów pracowniczych w praktyce? O tym poniżej!

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

W art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy do podstawowych obowiązków pracodawcy zaliczono:

• prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, o którym mowa wyżej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Okres jej przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94⁵ Kodeksu pracy).

Szczególne uregulowania dotyczące okresu przechowywania dokumentacji

Zgodnie z art. 7 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357 ze zm.):

• okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem; to oznacza, że np. akta osobowe i dokumentację płacową dotyczącą stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 50 lat (zgodnie z art. 51u ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku);
• okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423), do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Zakres dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) dokumentację pracowniczą tworzą akta osobowe oraz pozostała dokumentacja w sprawach stosunku pracy.

Akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Ponadto pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, udzielenia zwolnień od pracy, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy i stosowania określonego systemu czasu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

W jakim celu należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, nie tylko w czasie trwania stosunku pracy, ale również po jego zakończeniu, służy zagwarantowaniu pracownikowi realizacji jego wielu uprawnień związanych ze stosunkiem pracy, którego dokumentacja taka dotyczy. Dokumenty gromadzone przez pracodawcę mogą mieć znaczenie dowodowe w szczególności:

• w ewentualnych sprawach o roszczenia pracownika ze stosunku pracy;
• przy ustalaniu uprawnień emerytalnych i rentowych;
• w razie kontroli prawidłowości działania pracodawców, przeprowadzanych przez m.in. Państwową Inspekcję Pracy i ZUS.

Warto w tym kontekście wskazać, że zgodnie z art. 125 ust. 1 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 291 ze zm.) pracodawcy obowiązani są do:

• współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia;
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości;
• przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę;
• przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych;
• poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Dla zrealizowania tego obowiązku konieczne jest posiadanie przez pracodawcę odpowiedniej dokumentacji. Dlatego archiwizacja dokumentów pracowniczych jest niezwykle ważna.

Ciężar dowodu

Jeżeli pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, to w przypadku wystąpienia wobec niego przez pracownika z roszczeniami ze stosunku pracy na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że żądania zgłaszane przez pracownika nie są uzasadnione.

Odpowiedzialność za wykroczenie i wyrządzoną szkodę

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6–7 Kodeksu pracy kto:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany prawem,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Nienależyte wykonywanie wspomnianych obowiązków może również skutkować odpowiedzialnością pracodawcy za wyrządzoną pracownikowi z tej przyczyny szkodę na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 13 października 2004 roku, II PK 36/04).

Prowadzenie i archiwizacja dokumentów pracowniczych pozostaje jednym z głównych obowiązków pracodawcy. Obecnie dokumentacja taka może mieć postać papierową lub elektroniczną, które Kodeks pracy uznaje za równoważne.