Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), które ma wejść w życie 1 stycznia 2026 roku. Planowane zmiany wynikają zarówno z nowelizacji ustawy, jak i z wdrożenia obowiązku prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej. Nowe przepisy istotnie zmienią sposób prowadzenia i dokumentowania księgi, zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.
KPiR wyłącznie elektronicznie
Zgodnie z projektem rozporządzenia, od 2026 roku podstawową formą prowadzenia KPiR będzie forma elektroniczna. Ponadto podatnicy będą zobowiązani do comiesięcznego przesyłania księgi do właściwego urzędu skarbowego. Wyjątek będą stanowiły niektóre grupy, m.in. osoby działające na podstawie umów agencyjnych czy duchowni, którzy zrezygnowali z opodatkowania ryczałtem. Minister Finansów zyska uprawnienie do wyznaczania kolejnych grup zwolnionych z obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi lub jej przesyłania.
Najważniejsze zmiany w nowym rozporządzeniu
Nowe przepisy wprowadzają szereg istotnych modyfikacji w porównaniu do dotychczas obowiązujących regulacji:
- Likwidacja wzoru KPiR dla niektórych rolników - nowy projekt nie zawiera już uproszczonego wzoru księgi dla rolników z niskimi przychodami.
- Rezygnacja z powielania definicji ustawowych - usunięto m.in. pojęcia przychodu, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zmieniono definicję biura rachunkowego.
- Brak możliwości uzyskania zwolnienia na wniosek - obecnie możliwe jest wyłączenie stosowania rozporządzenia na wniosek podatnika. W nowym rozporządzeniu ta możliwość nie została przewidziana.
- Brak regulacji dotyczących ewidencji sprzedaży dla potrzeb KPIR przez podatników zwolnionych z VAT - projekt nie odnosi się do tej kwestii, pozostawiając lukę interpretacyjną.
- Usunięcie przepisów o miejscu przechowywania księgi i dowodów księgowych - dotychczas przepisy wskazywały konkretne lokalizacje, czego obecnie brakuje.
- Likwidacja obowiązku prowadzenia ksiąg oddzielnie dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym - zniknie również obowiązek sporządzania dowodów przesunięć.
- Odejście od dziennych zestawień faktur sprzedażowych - zapisy w księdze będą dokonywane wyłącznie na podstawie poszczególnych faktur, bez stosowania zbiorczych zestawień. Zmiana ta ma na celu lepsze wykorzystanie struktur JPK_PKPiR.
- Ograniczenia w dokumentowaniu zakupów paragonami bez NIP - np. zakup materiałów biurowych będzie musiał być dokumentowany fakturą uproszczoną. Utrzymano natomiast możliwość dokumentowania zakupów paliw i olejów za granicą paragonami papierowymi.
- Ujednolicenie terminu wpisów do księgi - wszystkie wpisy, zarówno kosztowe, jak i przychodowe, będą musiały zostać dokonane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zdarzenia.
- Zmiana zasad sporządzania spisu z natury - podpisywać go będzie tylko właściciel zakładu lub wspólnicy, a w księdze ujmowana będzie wyłącznie wartość spisu.
- Zmiana zasad ujmowania faktur wystawionych do sprzedaży ewidencjonowanej na kasie - rozporządzenie nie nakłada już obowiązku przechowywania paragonu i faktury, co regulują obecnie przepisy o VAT.
- Nowe zasady korekt raportów fiskalnych - korekty będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie jak dotychczas na odwrocie raportu.
- Uzupełnienie wzoru KPiR o nowe kolumny - m.in. na numer faktury wystawionej w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta (np. NIP).
Co dalej?
Nowe rozporządzenie to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego. Choć część uproszczeń znika, celem zmian jest zwiększenie przejrzystości, lepsze wykorzystanie danych elektronicznych i automatyzacja procesów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe powinni już teraz rozpocząć przygotowania do nowych zasad, zarówno w zakresie oprogramowania, jak i procedur wewnętrznych.
