Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), które ma wejść w życie 1 stycznia 2026 roku. Planowane zmiany wynikają zarówno z nowelizacji ustawy, jak i z wdrożenia obowiązku prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej. Nowe przepisy istotnie zmienią sposób prowadzenia i dokumentowania księgi, zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.
KPiR wyłącznie elektronicznie
Od stycznia 2026 roku, księgę przychodów i rozchodów będzie obowiązek prowadzić przy użyciu programu komputerowego. Już nie będzie możliwe prowadzenie KPiR w formie papierowej czy Excela. Wyjątki przewidziano w § 3 ust. 3 nowego rozporządzenia. Księga może być prowadzona bez programu, jeśli inne przepisy to umożliwiają.
Nowy obowiązek nie dotyczy:
- osób działających na podstawie umów agencyjnych lub zleceń (na podstawie odrębnych przepisów),
- duchownych,
- którzy zrezygnowali z ryczałtu.
Brak zapisu o konieczności numerowania dokumentów
W aktualnie obowiązującym rozporządzeniu w sprawie KPiR zawarto wyjaśnienie wskazujące, że "2. Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu." W nowym rozporządzeniu, który będzie obowiązywał od 2026 roku wskazane jest tylko, że "2. Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze.". W związku z czym Ministerstwo Finansów zrezygnowało z obowiązku numerowania dokumentów księgowych zgodnie z KPiR.
Najważniejsze zmiany w nowym rozporządzeniu
Nowe przepisy wprowadzają szereg istotnych modyfikacji w porównaniu do dotychczas obowiązujących regulacji:
- Likwidacja wzoru KPiR dla niektórych rolników - nowy projekt nie zawiera już uproszczonego wzoru księgi dla rolników z niskimi przychodami.
- Rezygnacja z powielania definicji ustawowych - usunięto m.in. pojęcia przychodu, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zmieniono definicję biura rachunkowego.
- Brak możliwości uzyskania zwolnienia na wniosek - obecnie możliwe jest wyłączenie stosowania rozporządzenia na wniosek podatnika. W nowym rozporządzeniu ta możliwość nie została przewidziana.
- Brak regulacji dotyczących ewidencji sprzedaży dla potrzeb KPIR przez podatników zwolnionych z VAT - projekt nie odnosi się do tej kwestii, pozostawiając lukę interpretacyjną.
- Usunięcie przepisów o miejscu przechowywania księgi i dowodów księgowych - dotychczas przepisy wskazywały konkretne lokalizacje, czego obecnie brakuje.
- Likwidacja obowiązku prowadzenia ksiąg oddzielnie dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym - zniknie również obowiązek sporządzania dowodów przesunięć.
- Odejście od dziennych zestawień faktur sprzedażowych - zapisy w księdze będą dokonywane wyłącznie na podstawie poszczególnych faktur, bez stosowania zbiorczych zestawień. Zmiana ta ma na celu lepsze wykorzystanie struktur JPK_PKPiR.
- Ograniczenia w dokumentowaniu zakupów paragonami bez NIP - np. zakup materiałów biurowych będzie musiał być dokumentowany fakturą uproszczoną. Utrzymano natomiast możliwość dokumentowania zakupów paliw i olejów za granicą paragonami papierowymi.
- Ujednolicenie terminu wpisów do księgi - wszystkie wpisy, zarówno kosztowe, jak i przychodowe, będą musiały zostać dokonane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zdarzenia.
- Zmiana zasad sporządzania spisu z natury - podpisywać go będzie tylko właściciel zakładu lub wspólnicy, a w księdze ujmowana będzie wyłącznie wartość spisu.
- Zmiana zasad ujmowania faktur wystawionych do sprzedaży ewidencjonowanej na kasie - rozporządzenie nie nakłada już obowiązku przechowywania paragonu i faktury, co regulują obecnie przepisy o VAT.
- Nowe zasady korekt raportów fiskalnych - korekty będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie jak dotychczas na odwrocie raportu.
- Uzupełnienie wzoru KPiR o nowe kolumny - m.in. na numer faktury wystawionej w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta (np. NIP).
Co dalej?
Nowe rozporządzenie to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego. Choć część uproszczeń znika, celem zmian jest zwiększenie przejrzystości, lepsze wykorzystanie danych elektronicznych i automatyzacja procesów. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe powinni już teraz rozpocząć przygotowania do nowych zasad, zarówno w zakresie oprogramowania, jak i procedur wewnętrznych.
