Obowiązek przesyłania pliku JPK KPiR od 2026. Kogo dotyczy?

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorców czeka nowa powinność – obowiązkowe prowadzenie KPiR w formie elektronicznej. Zmiany te wprowadzają również konieczność regularnego przesyłania pliku JPK KPiR do urzędu skarbowego. Warto już teraz zapoznać się z kluczowymi terminami oraz poznać szczegółową budowę nowego pliku JPK dla księgi przychodów i rozchodów.

Obowiązek przesyłania pliku JPK KPiR

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

W myśl art. 24a ust. 3 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.

W myśl zaś art. 24a ust. 1e ustawy o PIT – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku – podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.

W tym miejscu należy jednak wskazać na przepisy przejściowe. Mianowicie zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej księgi, ewidencje i wykazy, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po:

31 grudnia 2025 roku – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (chodzi zatem o czynnych podatników podatku VAT);
31 grudnia 2026 roku – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.

Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą oraz osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia ksiąg, mają obowiązek przesyłania pliku JPK KPiR za 2026 rok, jeżeli jednocześnie są czynnymi podatnikami podatku VAT. Taki plik będzie musiał zostać przesłany w terminie do 30 kwietnia 2027 roku. Pozostała grupa podatników podatku PIT pierwszy plik JPK KPiR sporządzi za 2027 rok (termin wysyłki do 30 kwietnia 2028 roku).

Zobacz też:

Budowa pliku JPK KPiR

Tytułowy plik JPK KPiR ma format pliku XML i składa się z następujących węzłów:

„Nagłówek” – dane dotyczące pliku JPK_PKPIR – kod i wariant formularza, cel złożenia, data wytworzenia pliku JPK_PKPIR, data początkowa i końcowa okresu, którego dotyczy plik JPK_PKPIR, oraz kod urzędu skarbowego właściwego dla podatnika.
„Podmiot1” – dane identyfikujące podmiot przekazujący plik JPK_PKPIR – NIP, imię, nazwisko i data urodzenia lub pełna nazwa podmiotu, e-mail, telefon kontaktowy oraz wskazanie, czy wybrano metodę kasową dla rozliczeń PIT.
„PKPIRInfo” – dane dotyczące ustalenia dochodu w roku podatkowym.
„PKPIRSpis” – spisy z natury sporządzone w ciągu roku podatkowego.
„PKPIRWiersz” – szczegółowe informacje o zdarzeniach gospodarczych zaistniałych w roku podatkowym.
„PKPIRCtrl” – sumy kontrolne dla danych z węzła PKPIRWiersz.

Ponadto w węźle PKPIRInfo znajdować się będą następujące pola:

P_1 Wartość spisu z natury na początek roku podatkowego w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
P_2 Wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
P_3 Razem koszty uzyskania przychodu, wg objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
P_4 Dochód osiągnięty w roku podatkowym, wg objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).

Natomiast węzeł PKPIRWiersz umożliwia wprowadzenie danych o wszystkich zdarzeniach gospodarczych, które powinny być ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w poszczególnych wierszach, i składa się z następujących pól:

K_1 Liczba porządkowa wiersza podatkowej księgi przychodów i rozchodów (max 14 cyfr) K_2 Data zdarzenia gospodarczego w formacie RRRR-MM-DD (np. „2026- 05-15”).
K_3A Nr dowodu księgowego (max 256 znaków).
K_3B Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (numer KSeF) (pole opcjonalne).
K_4A Kod kraju nadania kontrahentowi identyfikatora podatkowego (zgodnie ze słownikiem zaimplementowanym w strukturze JPK_PKPIR) (pole opcjonalne).
K_4B Numer identyfikatora podatkowego kontrahenta (max 50 znaków) (pole opcjonalne) K_5A Kontrahent – imię i nazwisko (firma) (max 256 znaków).
_5B Kontrahent – adres (max 256 znaków).
K_6 Opis zdarzenia gospodarczego (max 256 znaków).
K_7 Przychód – wartość sprzedanych towarów i usług w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_8 Przychód – pozostałe przychody w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_9 Przychód – razem przychód w PLN (K_7 + K_8) (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
.K_10 Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_11 Koszty uboczne zakupu w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) Strona 17 z 19 Nazwa pola Opis pola.
K_12 Wydatki (koszty) – wynagrodzenia w gotówce i w naturze w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_13 Wydatki (koszty) – pozostałe, wydatki (koszty) poza wymienionymi w polach K_10 – K_12 wydatki w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_14 Wydatki (koszty) – razem wydatki (12+13) w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_15 Wydatki (koszty) – pole wolne w PLN, wydatki (koszty) poza wymienionymi w polach K_1 – K_14 (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_16A Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym – opis kosztu (max 256 znaków).
K_16B Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym – wartość w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”).
K_17 Uwagi (max 256 znaków) (pole opcjonalne).

Mając powyższe na uwadze, można wskazać, że pierwsza grupa podatników prowadzących działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej (mająca status czynnych podatników VAT) będzie zobowiązana do sporządzenia pliku JPK KPiR według przedstawionego schematu za rok podatkowy 2026.

Polecamy:

KSeF a wybór programu do fakturowania