Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu w KPiR?

Wielu przedsiębiorców nie potrafi sobie wyobrazić prowadzenia działalności bez korzystania z samochodu. Możliwe jest używanie pojazdu prywatnego, który rozliczany jest w ramach kilometrówki (obowiązek prowadzenia kilometrówki występuje wyłącznie w odniesieniu do samochodu osobowego), oraz pojazdu firmowego, czyli wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Ponadto, wprowadzając samochód osobowy do majątku firmowego, należy określić sposób korzystania z niego, czyli zaznaczyć, czy będzie on wykorzystywany wyłącznie w działalności czy też w sposób mieszany (firmowo i prywatnie). Wybór ten ma wpływ na sposób odliczania podatku VAT od faktur dotyczących eksploatacji tego pojazdu (50% lub 100%). Do kosztów podatkowych można zaliczać wiele wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, jednym z nich jest ubezpieczenie. Czy wiesz, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu? Sprawdź!

Polisa ubezpieczeniowa w kosztach firmowych

Jednym z podstawowych i koniecznych wydatków, jakie ponosi przedsiębiorca w związku z użytkowaniem pojazdu, jest opłacenie polisy ubezpieczeniowej.

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W związku z powyższym wydatek związany z zakupem polisy ubezpieczeniowej pojazdu wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zaliczony do kosztów firmowych. 

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową OC samochodu w KPiR?

Podstawą do ujęcia wydatku w kosztach firmowych jest zawarta z ubezpieczycielem polisa ubezpieczeniowa.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawowym dokumentem do ujęcia wydatku jest faktura VAT. Zawierając z ubezpieczycielem umowę, przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu, dlatego też dopuszczalne jest księgowanie wydatku na podstawie polisy.

Wspomniane rozporządzenie dopuszcza również ujmowanie wydatków do kosztów firmowych na podstawie innych dokumentów księgowych. Należy pamiętać, aby dokument taki posiadał:

  • informację o stronach biorących udział w operacji gospodarczej,
  • datę wystawienia dokumentu oraz datę dokonania operacji, chyba że daty te są takie same - w takim wypadku możliwe jest podanie jednej z dat,
  • informację na temat przedmiotu operacji gospodarczej,
  • podpis stron, które zawarły umowę wraz z numerem, który umożliwia powiązanie wystawionego dokumentu z dokumentem księgowym.

Polisa OC w kosztach firmowych

Sposób ujęcia polisy w KPiR zależny jest od przyjętej metody rozliczania kosztów - kasowej lub memoriałowej. Zakładamy tutaj, że przedsiębiorca wykupił polisę obowiązkową OC dla samochodu firmowego.

Jeśli wybrana została metoda kasowa, wydatek księgowany jest do kosztów w dniu zawarcia polisy w całości. Nieistotny w tym przypadku jest okres, na jaki została zawarta polisa.

Przykład 1.

Przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o metodę kasową rozliczania kosztów. 10 stycznia 2018 roku podpisana została z ubezpieczycielem polisa OC. Polisa ubezpieczeniowa została podpisana na rok. Stąd pytanie przedsiębiorcy: Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Polisa powinna zostać ujęta w kosztach na dzień 10 stycznia 2018 roku w całości. Bez znaczenia jest fakt, że polisa częściowo obejmuje rok 2018 i 2019.

Jeśli do rozliczeń kosztów została wybrana metoda memoriałowa, przedsiębiorca powinien wiedzieć, że jest ona bardziej wymagająca niż metoda kasowa. Przy rozliczeniu metodą memoriałową wydatki ujmuje się w ewidencji w dacie poniesienia wydatku, jednak kluczowe znaczenie ma okres, na jaki polisa została zawarta. Jeśli polisa obejmuje przełom roku, konieczne jest podzielenie wydatku proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o metodę memoriałową rozliczania kosztów. Dnia 1 lutego 2018 roku podpisana została z ubezpieczycielem polisa OC na kwotę 1 200 zł. Polisa ubezpieczeniowa została podpisana na rok. Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Przedsiębiorca powinien dokonać przyporządkowania długości okresów obowiązywania polisy w danym roku.

11 miesięcy w roku 2018 oraz 1 miesiąc w roku 2019.

1 200 zł / 12 miesięcy = 100 zł

100 zł * 11 miesięcy = 1 100 zł - tyle do kosztów może zostać zaliczone w roku 2018

100 zł * 1 miesiąc = 100 zł - suma ta zaliczona będzie do kosztów w roku 2019

Wydatek związany z zakupem polisy księguje się do kolumny 13 KPiR.

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu prywatnego użytkowanego w działalności?

Ubezpieczenie OC samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności, rozliczanego w ramach kilometrówki, może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale podlega ograniczeniu wynikającemu z kilometrówki.

Konieczne jest spisanie wszystkich przejechanych tras w danym miesiącu. Następnie długość tras należy przemnożyć przez odpowiednią stawkę za 1 km, która zależna jest od pojemności pojazdu.

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu - samochodu osobowego wynosi:

  1. dla auta o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  2. ale auta o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

W ten sposób wyliczona wartość będzie maksymalną kwotą, która może zostać w danym miesiącu zaliczona do kosztów firmowych. Jeśli koszty poniesione w danym miesiącu przekroczą wyliczony limit, środki nadprogramowe’ przenoszone są na następny miesiąc.

Przykład 3.

Przedsiębiorca wykorzystuje w firmie pojazd prywatny o pojemności powyżej 900 cm3, który rozliczany jest w ramach kilometrówki dla celów PIT.

W marcu w związku z działalnością przedsiębiorca przejechał 400 km, faktury związane z pojazdem opiewały na kwotę 1 200 zł w tym polisa za 800 zł.

Do kosztów można zaliczyć: 400 km x 0,8358 zł/km = 334,32 zł

Zatem na kolejny miesiąc przeniesiona zostaje nadwyżka kosztów na kwotę 865,68 zł (1200 zł - 334,32 zł = 865,68 zł)

W kwietniu przedsiębiorca przejechał 500 km, faktury związane z użytkowaniem pojazdu opiewały na kwotę 300 zł

Zatem do kosztów w kwietniu można zaliczyć maksymalnie wartość 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł/km = 417,90 zł)

Do przeniesienia na kolejny okres pozostaje kwota wydatków w wysokości 747,78 zł (865,68 zł + 300 zł - 417,90 zł = 747,78 zł).

Jak zaksięgować polisę dodatkową samochodu firmowego?

Polisy obowiązkowe (OC) w przypadku pojazdów firmowych mogły w całości zostać zaliczone do kosztów podatkowych. W przypadku ubezpieczenia dobrowolnego, jakim jest ubezpieczenie AC lub Assistance, istnieje ograniczenie w postaci limitu 20 000 euro. Limit ten dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. Kwota ubezpieczenia dobrowolnego, jaka może zostać zaliczona do kosztów firmowych, zależna jest od wartości pojazdu, która została przyjęta do ubezpieczenia. Jeśli wartość pojazdu jest niższa niż 20 000 euro w przeliczeniu na PLN, (przeliczenia dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień podpisania umowy ubezpieczeniowej) taka polisa może zostać zaliczona do kosztów w całości. Jeśli wartość pojazdu jest wyższa niż 20 000 euro, konieczne jest wyliczenie proporcji wydatku, który może zostać zaliczony do kosztów firmowych. Proporcję wylicza się według schematu:

(20 000 euro w przeliczeniu na złotówki / wartość pojazdu) * wartość polisy = kwota, która może zostać zaliczona do kosztów.

Przykład 4.

10 stycznia 2018 została podpisana umowa ubezpieczenia AC firmowego pojazdu osobowego, którego wartość w dniu podpisania umowy wynosi 100 000 zł. Polisa kosztowała 2 000 zł. Podatnik zwraca się z pytaniem, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

W pierwszej kolejności należy dokonać przeliczenia wartości 20 000 euro na złotówki.

20 000 euro * 4,1784 = 83 568 zł. W związku z tym, że wartość pojazdu jest wyższa od limitu 20 000 euro, konieczne jest wyliczenie proporcji kwoty, która może zostać zaliczona do kosztów.

(83 568 / 100 000) * 2 000 = 1 671,36 zł.

Do kosztów firmowych można zatem zaliczyć tylko 1 671,36 złotych.

Jak zaksięgować polisę dodatkową samochodu prywatnego?

Polisy dobrowolne wykupione dla osobowego pojazdu prywatnego, który jest rozliczany w ramach kilometrówki, będą podlegać pewnym limitom. Pojazd, którego wartość nie przekracza 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, podlegać będzie wyłącznie limitowi wynikającemu z kilometrówki.

Jeśli zaś jego wartość przekracza 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, oprócz ograniczenia wynikającemu z kilometrówki podlegać on będzie limitowi do 20 000 euro. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień zawarcia polisy. W pierwszej kolejności konieczne jest wyliczenie proporcji, aby ustalić wysokość wydatku, która może zostać zaliczona do kosztów firmowych. Limit wylicza się według schematu:

(20 000 euro w przeliczeniu na złotówki / wartość pojazdu) * wartość polisy = kwota, jaka może zostać zaliczona do kosztów

Ponadto wyliczona w ten sposób kwota podlegać będzie dodatkowo limitowi kosztów wynikającemu z kilometrówki.

Przykład 5.

10 stycznia 2018 została podpisana umowa ubezpieczenia AC osobowego pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności, który rozliczany jest w ramach kilometrówki. Wartość pojazdu wynosi 100 000 zł, polisa kosztowała 1 800 zł. Podatnik zwraca się z zapytaniem, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

W pierwszej kolejności należy dokonać przeliczenia wartości 20 000 euro na złotówki.

20 000 euro * 4,1784 = 83 568 zł.

W związku z tym, że wartość pojazdu jest wyższa niż 20 000 euro, konieczne jest wyliczenie proporcji, która może zostać zaliczona do kosztów.

(20 000 euro w przeliczeniu na złotówki / wartość pojazdu) * wartość polisy = kwota, jaka może zostać zaliczona do kosztów

(83 568 / 100 000) * 1 800 = 1 504,22 zł.

Wyliczona kwota podlega również ograniczeniu wynikającemu z kilometrówki.

Zatem trzeba dokonać kolejnych obliczeń:

Przedsiębiorca wykorzystuje w firmie osobowy pojazd prywatny o pojemności poniżej 900 cm3, który rozliczany jest w ramach kilometrówki dla celów PIT.

W styczniu 2018 w związku z prowadzoną działalnością przedsiębiorca przejechał 550 km, faktury związane z pojazdem opiewały na kwotę 2 000 zł w tym polisa za 1 504,22 zł.

Do kosztów miesiąca 01/2018 można zaliczyć: 550 km x 0,5214 zł/km = 286,77 zł

Zatem na następny miesiąc przeniesiona zostaje kwota 2 000 zł - 286,77 zł = 1713,23 zł.