Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu w KPiR?

Wielu przedsiębiorców nie potrafi sobie wyobrazić prowadzenia działalności bez korzystania z samochodu. Możliwe jest używanie pojazdu prywatnego, który rozliczany jest w ramach kilometrówki (obowiązek prowadzenia kilometrówki występuje wyłącznie w odniesieniu do samochodu osobowego), oraz pojazdu firmowego, czyli wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Ponadto, wprowadzając samochód osobowy do majątku firmowego, należy określić sposób korzystania z niego, czyli zaznaczyć, czy będzie on wykorzystywany wyłącznie w działalności czy też w sposób mieszany (firmowo i prywatnie). Wybór ten ma wpływ na sposób odliczania podatku VAT od faktur dotyczących eksploatacji tego pojazdu (50% lub 100%). Do kosztów podatkowych można zaliczać wiele wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, jednym z nich jest ubezpieczenie. Czy wiesz, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu? Sprawdź!

Polisa ubezpieczeniowa w kosztach firmowych

Jednym z podstawowych i koniecznych wydatków, jakie ponosi przedsiębiorca w związku z użytkowaniem pojazdu, jest opłacenie polisy ubezpieczeniowej.

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W związku z powyższym wydatek związany z zakupem polisy ubezpieczeniowej pojazdu wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zaliczony do kosztów firmowych. 

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową OC samochodu w KPiR?

Podstawą do ujęcia wydatku w kosztach firmowych jest zawarta z ubezpieczycielem polisa ubezpieczeniowa.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawowym dokumentem do ujęcia wydatku jest faktura VAT. Zawierając z ubezpieczycielem umowę, przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu, dlatego też dopuszczalne jest księgowanie wydatku na podstawie polisy.

Wspomniane rozporządzenie dopuszcza również ujmowanie wydatków do kosztów firmowych na podstawie innych dokumentów księgowych. Należy pamiętać, aby dokument taki posiadał:

  • informację o stronach biorących udział w operacji gospodarczej,
  • datę wystawienia dokumentu oraz datę dokonania operacji, chyba że daty te są takie same - w takim wypadku możliwe jest podanie jednej z dat,
  • informację na temat przedmiotu operacji gospodarczej,
  • podpis stron, które zawarły umowę wraz z numerem, który umożliwia powiązanie wystawionego dokumentu z dokumentem księgowym.

Polisa OC w kosztach firmowych

Sposób ujęcia polisy w KPiR zależny jest od przyjętej metody rozliczania kosztów - kasowej lub memoriałowej. Zakładamy tutaj, że przedsiębiorca wykupił polisę obowiązkową OC dla samochodu firmowego.

Jeśli wybrana została metoda kasowa, wydatek księgowany jest do kosztów w dniu zawarcia polisy w całości. Nieistotny w tym przypadku jest okres, na jaki została zawarta polisa.

Przykład 1.

Przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o metodę kasową rozliczania kosztów. 10 stycznia 2021 roku podpisana została z ubezpieczycielem polisa OC. Polisa ubezpieczeniowa została podpisana na rok. Stąd pytanie przedsiębiorcy: Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Polisa powinna zostać ujęta w kosztach na dzień 10 stycznia 2021 roku w całości. Bez znaczenia jest fakt, że polisa częściowo obejmuje rok 2021 i 2022.

Jeśli do rozliczeń kosztów została wybrana metoda memoriałowa, przedsiębiorca powinien wiedzieć, że jest ona bardziej wymagająca niż metoda kasowa. Przy rozliczeniu metodą memoriałową wydatki ujmuje się w ewidencji w dacie poniesienia wydatku, jednak kluczowe znaczenie ma okres, na jaki polisa została zawarta. Jeśli polisa obejmuje przełom roku, konieczne jest podzielenie wydatku proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o metodę memoriałową rozliczania kosztów. Dnia 1 lutego 2021 roku podpisana została z ubezpieczycielem polisa OC na kwotę 1 200 zł. Polisa ubezpieczeniowa została podpisana na rok. Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

Przedsiębiorca powinien dokonać przyporządkowania długości okresów obowiązywania polisy w danym roku.

11 miesięcy w roku 2021 oraz 1 miesiąc w roku 2022.

1 200 zł / 12 miesięcy = 100 zł

100 zł * 11 miesięcy = 1 100 zł - tyle do kosztów może zostać zaliczone w roku 2021

100 zł * 1 miesiąc = 100 zł - suma ta zaliczona będzie do kosztów w roku 2022

Wydatek związany z zakupem polisy księguje się do kolumny 13 KPiR.

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu prywatnego użytkowanego w działalności?

Ubezpieczenie OC prywatnego samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności, a niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale podlega ograniczeniu.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu wykorzystywanego w prowadzonej działalność gospodarczej, który jednocześnie jest własnością podatnika, stanowią koszt uzyskania przychodu wyłącznie w wysokości 20% ich wartości. Ograniczenie te dotyczy również składek na ubezpieczenie tego rodzaju samochodu, bez względu na to, czy jest to polisa AC czy OC. W związku z czym podatnik może zaksięgować koszt ubezpieczenia OC i AC prywatnego samochodu w 20% jej wartości w 13. kolumnie KPiR - pozostałe wydatki.

Jak zaksięgować polisę dodatkową samochodu firmowego?

Polisy obowiązkowe (OC) w przypadku pojazdów firmowych mogły w całości zostać zaliczone do kosztów podatkowych. W przypadku ubezpieczenia dobrowolnego, jakim jest ubezpieczenie AC, istnieje ograniczenie w postaci limitu 20 000 euro. Limit ten dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. Kwota ubezpieczenia dobrowolnego, jaka może zostać zaliczona do kosztów firmowych, zależna jest od wartości pojazdu, która została przyjęta do ubezpieczenia. Jeśli wartość pojazdu jest niższa niż 20 000 euro w przeliczeniu na PLN, (przeliczenia dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień podpisania umowy ubezpieczeniowej) taka polisa może zostać zaliczona do kosztów w całości. Jeśli wartość pojazdu jest wyższa niż 20 000 euro, konieczne jest wyliczenie proporcji wydatku, który może zostać zaliczony do kosztów firmowych. Proporcję wylicza się według schematu:

(20 000 euro w przeliczeniu na złotówki / wartość pojazdu) * wartość polisy = kwota, która może zostać zaliczona do kosztów.

Przykład 4.

10 stycznia 2021 została podpisana umowa ubezpieczenia AC firmowego pojazdu osobowego, którego wartość w dniu podpisania umowy wynosi 190 000 zł. Polisa kosztowała 2 000 zł. Podatnik zwraca się z pytaniem, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

W związku z tym, że wartość pojazdu jest wyższa od limitu 150 000 zł, konieczne jest wyliczenie proporcji kwoty, która może zostać zaliczona do kosztów.

(150 000 / 190 000) * 2 000 = 1 578,95 zł.

Do kosztów firmowych można zatem zaliczyć tylko 1 578,95 złotych.

Jak zaksięgować polisę dodatkową samochodu prywatnego?

Polisy dobrowolne wykupione dla osobowego pojazdu prywatnego, który jest rozliczany w ramach kilometrówki, będą podlegać pewnym limitom. Pojazd, którego wartość nie przekracza 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, podlegać będzie wyłącznie limitowi wynikającemu z kilometrówki.

Jeśli zaś jego wartość przekracza 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, oprócz ograniczenia wynikającemu z kilometrówki podlegać on będzie limitowi do 20 000 euro. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień zawarcia polisy. W pierwszej kolejności konieczne jest wyliczenie proporcji, aby ustalić wysokość wydatku, która może zostać zaliczona do kosztów firmowych. Limit wylicza się według schematu:

(wartość pojazdu / 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki) * wartość polisy = kwota, jaka może zostać zaliczona do kosztów

Ponadto wyliczona w ten sposób kwota podlegać będzie dodatkowo limitowi kosztów wynikającemu z kilometrówki.

Przykład 5.

10 stycznia 2021 została podpisana umowa ubezpieczenia AC osobowego pojazdu prywatnego wykorzystywanego w działalności. Wartość pojazdu wynosi 180 000 zł, polisa kosztowała 1 800 zł. Podatnik zwraca się z zapytaniem, jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?

W związku z tym, że wartość pojazdu jest wyższa niż 150 000 zł, konieczne jest wyliczenie proporcji, która może zostać zaliczona do kosztów.

(150 000 / wartość pojazdu) * wartość polisy * 20% = kwota, jaka może zostać zaliczona do kosztów

(150 000 / 180 000) * 1 800 * 20% = 300 zł.