Poradnik Przedsiębiorcy

System rekrutacji pracowników - kto powinien z niego skorzystać?

Korzystanie z systemów ATS stało się bardzo popularne w związku z upowszechnieniem się pracy hybrydowej. Jego wdrożenie to znakomita inwestycja, bez względu na obszar działania naszej firmy, z uwagi na liczne zalety związane z automatyzacją przetwarzania danych. Czym dokładnie jest ATS i kto szczególnie skorzysta na jego wprowadzeniu?

Rekrutacja to proces, który wymaga doskonałej koordynacji. W dużych firmach często wiąże się z koniecznością przetwarzania danych pochodzących od setek lub nawet tysięcy osób. Tak duża ilość wymaga sprawdzonego filtrowania i kategoryzowania informacji celem uzyskania pożądanych rezultatów. Jest to czynność żmudna i obarczona ryzykiem błędu. Na pomoc przychodzi system rekrutacyjny, który automatyzuje proces elektronicznej rekrutacji, usprawniając wiele czynności i odciążając tym samym dział HR.

Co to jest ATS?

ATS (applicant tracking system) to oprogramowanie najczęściej dostępne w chmurze w wariancie SaaS, które usprawnia i porządkuje proces rekrutacyjny poprzez gromadzenie i przetwarzanie danych w ramach jednej platformy. To rozwiązanie zyskujące coraz większą popularność na całym świecie, również w Polsce. Dostęp do takiej usługi oferuje między innymi rodzima firma ElevatoSoftware - https://www.elevatosoftware.com/.

Gdzie sprawdzi się ATS?

Korzystanie z systemu rekrutacyjnego stanowi szczególne ułatwienie dla dużych firm, zatrudniających setki osób — zwłaszcza z tych branż, w których rotacja pracowników jest dość duża. W takim wypadku usprawnienie procesu rekrutacyjnego to sprawa kluczowa, a ATS może w tym pomóc.

Narzędzie może okazać się pomocne również wśród agencji tłumaczeniowych, zatrudniających dużą liczbę osób z uwagi na różnorodność projektów czy firm współpracujących z freelancerami, którzy chcą uniknąć rozwiązań outsourcingowych. W ich przypadku system rekrutacji pracowników automatyzujący procesy przetwarzania danych to ogromne odciążenie.

Praktyka pokazuje, że oprogramowanie rekrutacyjne sprawdzi się w zasadzie w każdej branży i w firmach o różnej wielkości. Swobodę w projektowaniu procesu rekrutacyjnego i łatwą dystrybucję formularzy aplikacyjnych, oraz inne zalety takiego rozwiązania, docenią przedsiębiorstwa każdego szczebla.

W jaki sposób ATS ułatwia działowi HR pracę?

-Internet dał nam możliwość dokładnego określania źródła, bez względu na to, czy była to reklama na Facebooku, Google ADS, portal ogłoszeniowy czy wiadomość e-maili, a systemy ATS jak Elevato rejestrują źródła, skąd przychodzą do nas kandydaci. Z ich wykorzystaniem możemy w dość prosty sposób określić najbardziej efektywne kanały - mówi Krzysztof Ogoniewski, CEO Elevato, polskiego systemu ATS wspierającego proces rekrutacji pracowników.

Dlaczego warto zainwestować w program do rekrutacji?

Wprowadzenie do firmy ATS to inwestycja w efektywność i szansa na pozyskanie nowych talentów dzięki przejrzystemu systemowi rekrutacji, który zapewnia wiele rozbudowanych funkcji. Można dzięki niemu dotrzeć do większej liczby zainteresowanych i pozyskać wartościowych pracowników, którzy w tradycyjnej rekrutacji mogliby o naszej ofercie po prostu nie usłyszeć. 

Zwiększone zasięgi równają się oczywiście większej ilości danych do przetworzenia. Tutaj również system ATS jest niezastąpiony, umożliwiając gromadzenie ich w jednym miejscu. Narzędzie zapewnia też łatwe przetwarzanie i kategoryzowanie tych informacji.

Warto wskazać też na szybki dostęp do ważnych mierników, które są wykorzystywane w rekrutacji przez liderów rynku. Im więcej zmiennych będziemy w stanie przeanalizować, tym większe szanse na znalezienie kandydata, który szybko zaadoptuje się w nowej pracy. 

Dobre systemy ATS powinny umożliwiać dynamiczną analizę takich wskaźników, jak:

  • Candidate Experience - ocenę, jaką pracownik zatrudniony w firmie wystawia procesowi rekrutacji;

  • liczbę umów przedłużonych po okresie próbnym - ten wskaźnik pozwoli ocenić jakość zakończonych naborów i ocenić pracę managera;

  • wskaźnik awansów - to kluczowa dana, która pozwala ocenić, czy osoby, które ukończyły proces rekrutacji w firmie, wciąż zwiększają swoje kompetencje;

  • koszty onboardingu - informacje o koszcie wdrożenia pracownika zatrudnionego z polecenia z tymi, którzy przeszli cały proces rekrutacji w firmie. 

Po wprowadzeniu regulacji RODO niezwykle istotne stało się dbanie o właściwe przetwarzanie danych osobowych. Każdy kandydat musi zostać poinformowany o tym, kto będzie ich administratorem oraz w jaki sposób będą przetwarzane. Musi wyrazić na to zgodę za pośrednictwem specjalnej klauzuli, która powinna znaleźć się w CV bądź w formularzu aplikacyjnym. System do rekrutacji umożliwia wykorzystanie gotowych klauzul i wygodne zarządzanie zgodami, dzięki czemu można uniknąć przypadkowych nadużyć związanych z przetwarzaniem danych.

Wprowadzenie systemu ATS do struktur firmy może być znaczącym odciążeniem dla działu HR i przynieść firmie wymierne zyski.

Tekst zewnętrzny, artykuł partnera