Poradnik Przedsiębiorcy

Zakupy służbowe opłacone przez pracownika - jak rozliczyć?

Dość częstym przypadkiem po zatrudnieniu pracowników jest zakup przez nich różnego rodzaju towarów i usług wykorzystywanych do prowadzonej działalności. Zdarza się, że za takie zakupy płacą oni prywatnymi środkami pieniężnymi. Sprawdźmy zatem, w jaki sposób rozliczyć zakupy służbowe opłacone przez pracownika!

Zakupy służbowe opłacone przez pracownika - rozliczenie 

Finansowanie zakupów służbowych z prywatnych pieniędzy pracownika nie jest zabronione. Otrzymuje on wówczas zwrot pieniędzy na podstawie dostarczonych faktur, wystawionych oczywiście na dane firmowe. Taka operacja gospodarcza powinna zostać udokumentowana stosownym oświadczeniem pracownika potwierdzającym otrzymany zwrot środków lub drukiem KW – kasa wyda.

Zaliczka na poczet poniesionych przez pracownika wydatków

Drugą opcją często stosowaną w przedsiębiorstwach zatrudniających pracowników jest wcześniejsza wypłata zaliczki w postaci gotówki na zakup produktów lub usług. Taka zaliczka wypłacana jest np. przed delegacją służbową, dzięki czemu pracownik nie musi wydawać swoich pieniędzy. Po powrocie następuje wówczas rozliczenie z otrzymanej zaliczki oraz ewentualny zwrot pozostałych środków.

W jaki sposób należy udokumentować wydatki?

Trzeba mieć na uwadze, że nie tylko przedsiębiorca dokonujący firmowych zakupów zobowiązany jest do właściwego udokumentowania poniesionych wydatków. Pracownik przebywający w podróży służbowej także powinien zadbać o prawidłowo wystawione faktury.

Zgodnie z art. 12 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak np.:

  • faktury,
  • faktury VAT RR,
  • rachunki,
  • dokumenty celne,
  • inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające wszystkie elementy wskazane w tym rozporządzeniu.

W szczególnych sytuacjach w celu zakwalifikowania danego wydatku do kosztów podatkowych wystarczające będą paragony lub bilety. Przykładem może być paliwo kupione za granicą – nie ma wówczas przeciwwskazań, aby taki wydatek zewidencjonować w KPiR na podstawie paragonu.

Sfinansowanie zakupu firmowego z pieniędzy pracownika na przykładzie

Rozliczenie wydatków firmowych poniesionych przez pracownika w imieniu przedsiębiorstwa jest różne na gruncie podatku PIT i CIT. Na przykładach przedstawmy zatem oba rozliczenia.

Rozliczenie wydatków firmowych poniesionych przez pracownika w KPiR

Przykład 1.

Pracownik przebywający w podróży służbowej zapłacił ze swoich środków za hotel, w którym firma zapewniła mu nocleg. Po powrocie przekazał do działu księgowości fakturę dokumentującą pobyt w hotelu, a następnie dział finansowy zwrócił mu pieniądze.

  1. W jaki sposób należy udokumentować transakcję zwrotu pieniędzy?
  2. Jak rozliczyć zakup sfinansowany z prywatnych środków pracownika i zwrot pieniędzy na podstawie dostarczonej faktury? Pracodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Ad. 1. Przy zwrocie pieniędzy powinien zostać wystawiony dokument KW – kasa wyda. Można również sporządzić oświadczenie potwierdzające przekazanie wskazanej kwoty pracownikowi za poniesiony w imieniu przedsiębiorstwa koszt.

Ad. 2. Zakup sfinansowany z prywatnych pieniędzy pracownika należy rozliczyć analogicznie jak każdy inny zakup firmowy ponoszony bezpośrednio przez przedsiębiorcę. W zależności od rodzaju poniesionego wydatku koszt ewidencjonujemy następująco:
kolumna 10 – zakup towarów i materiałów,
kolumna 11 – koszty uboczne zakupu towarów i materiałów,
kolumna 13 – pozostałe wydatki.

Rozliczenie wydatków poniesionych przez pracownika w imieniu przedsiębiorstwa na pełnych księgach

Przykład 2.

Załóżmy teraz, że firma prowadzi pełną księgowość. W jaki sposób należy zaksięgować wówczas transakcję?

W opisanym przypadku mamy do czynienia z następującymi zdarzeniami gospodarczymi (dla uproszczenia załóżmy, że firma korzysta ze zwolnienia z VAT):
1. Faktura VAT za nocleg

  1. wartość zakupionej usługi: 200 zł
    Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto konkretnego dostawcy usługi)
  2. wartość zakupionej usługi: 200 zł
    Wn konto 402 „Usługi obce” (w analityce: usługi noclegowe)
  3. Rozliczenie kosztów: 200 zł
    Wn konto 550 „Koszty ogólne zarządu”
    Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”

2. Uznanie zobowiązania wobec pracownika – faktura VAT: 200 zł

Wn konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto konkretnego dostawcy usługi)
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto konkretnego pracownika)

3. Zwrot wydatków pracownikowi – kasa wypłaci (KW): 200 zł

Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto konkretnego pracownika)
Ma konto 100 „Kasa”

Zwrot wydatków na rachunek bankowy pracownika

W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ma znaczenia, czy zwrot pieniędzy za zakup firmowy sfinansowany z prywatnych środków pracownika nastąpi w formie gotówkowej, czy przelewem. Rozliczenie obu transakcji jest takie samo.W razie prowadzenia pełnych ksiąg, jeżeli zwrot pieniędzy nastąpi na rachunek bankowy pracownika, operację należy rozliczyć przez konto 130 „Rachunek bieżący”.Przykład 3.

Odnośnie do poprzedniego przykładu, w razie gdyby zwrot pieniędzy dla pracownika został dokonany na jego rachunek bankowy, w przypadku prowadzenia KPiR księgowanie będzie identyczne, natomiast w razie stosowania pełnej księgowości należałoby dokonać następującego księgowania ostatniego zdarzenia gospodarczego:

3. Zwrot wydatków pracownikowi – polecenie przelewu: 200 zł

Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto konkretnego pracownika)
Ma konto 130 „Rachunek bieżący”

Reasumując, rozliczenie zakupów służbowych opłaconych prywatnymi pieniędzmi pracownika różni się w zależności od tego, czy pracodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, czy księgi handlowe. W pierwszym przypadku istotą rozliczenia wydatku jest jedynie zwrot środków pracownikowi oraz posiadanie odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesiony koszt. W razie prowadzenia pełnej księgowości wszystkie dokonane operacje gospodarcze należy odpowiednio zewidencjonować.