Wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika – zasady i procedury

Śmierć pracownika to dla firmy spore wyzwanie formalno-prawne. Nagłe wygaśnięcie stosunku pracy nie zwalnia bowiem pracodawcy z dopełnienia obowiązków. Jednym z najważniejszych zadań jest prawidłowe i terminowe wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika. Komu przekazać ten dokument, z jaką datą go wystawić i co zrobić w sytuacji, gdy nikt się po niego nie zgłasza? Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych precyzyjnie regulują tę procedurę, chroniąc prawa następców prawnych zmarłego.

Ustanie stosunku pracy z uwagi na śmierć pracownika

Jedną z podstaw wygaśnięcia stosunku pracy jest śmierć pracownika. W takiej sytuacji prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a gdy takich osób nie ma, wchodzą do spadku.

Wydanie świadectwa pracy w wypadku ustania stosunku pracy

Zakończenie stosunku pracy zawsze wymaga wydania świadectwa pracy, co wynika z art. 97 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. 

Świadectwo pracy dotyczy okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Obowiązkowe elementy świadectwa pracy

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia;
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która złożyła wypowiedzenie;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
• zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy w okresie urlopu wychowawczego,
• zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w związku z niezdolnością do pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Postępowanie i wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika

W § 5 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy określono, że w razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. 

Świadectwo takie wydaje się na wniosek wskazanych osób złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od dnia jego złożenia.

Przykład 1. 

Pan Damian, zatrudniony w firmie budowlanej, zmarł nagle 20 lipca 2026 roku. Kadrowa natychmiast sporządziła świadectwo pracy z datą 20 marca 2026 roku i włożyła je do jego akt osobowych. 24 lipca 2026 roku do firmy przyszła żona pana Damiana i złożyła papierowy wniosek o wydanie dokumentu, dołączając akt zgonu oraz akt małżeństwa. 

Co w tym wypadku powinien zrobić pracodawca? 

Pracodawca ma czas do 31 lipca 2026 roku, tj. 7 dni od złożenia wniosku, aby wydać kobiecie świadectwo pracy męża.

Przykład 2. 

Pani Anna była rozwiedziona i samotnie wychowywała 19-letniego syna, który studiuje. Po jej śmierci w maju 2026 roku syn – jako osoba uprawniona do renty rodzinnej po zmarłym rodzicu – wysłał do pracodawcy elektroniczny wniosek o wydanie świadectwa pracy matki, załączając skan zaświadczenia ze studiów. 

Czy pracodawca może odmówić wydania mu świadectwa pracy zmarłej matki? 

Pracodawca powinien zweryfikować uprawnienie i w ciągu 7 dni wydać dokument.

Czynność formalnego potwierdzenia prawa do spadku może odbyć się w dwojaki sposób. Po pierwsze można złożyć do sądu właściwego dla ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy wniosek o stwierdzenie nabycia spadku. Po drugie istnieje możliwość sporządzenia przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia. 

Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia wymaga umówienia terminu spotkania u notariusza, a co najważniejsze – stawiennictwa wszystkich osób mogących być spadkobiercami. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia przez notariusza pozwoli szybciej uzyskać dokument potwierdzający prawo do spadku, jednak jest droższe od postępowania przed sądem, opłata za czynności notariusza ustalana jest bowiem indywidualnie. 

Przykład 3. 

Pan Jan był kawalerem, nie miał dzieci, a jego rodzice już nie żyli. Po jego śmierci jedynym bliskim był jego brat. Brat nie ma prawa do renty rodzinnej po panu Janie. 

Kiedy może on wystąpić o świadectwo pracy zmarłego brata? 

Brat pana Jana musi poczekać na sądowe stwierdzenie nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia. Dopiero gdy uzyska dokument potwierdzający, że jest spadkobiercą, może złożyć wniosek do byłego pracodawcy brata. Firma na tej podstawie wyda mu świadectwo pracy w ciągu 7 dni.

Brak uprawnionych do odbioru a wydanie świadectwa pracy zmarłego pracownika

Świadectwo pracy pozostaje w aktach osobowych zmarłego pracownika do czasu, aż ktoś się po nie zgłosi. Gdyby to nie nastąpiło, pracodawca i tak ma obowiązek przechowywać ten dokument w aktach.

Przykład 4. 

Pani Maria zmarła, nie pozostawiając żadnej bliskiej rodziny. Pracodawca zgodnie z przepisami sporządził świadectwo pracy i włączył je do jej akt osobowych. W ciągu kolejnych miesięcy ani lat nikt nie złożył wniosku o jego wydanie, gdyż brak jest małżonka, osób do renty czy zgłaszających się spadkobierców. 

Co w tej sytuacji? 

Dokument pozostaje w aktach osobowych pani Marii na stałe. Pracodawca nie ma prawa wysłać go sam z urzędu na jej dawny adres.

Przechowywanie świadectwa pracy zmarłego pracownika do czasu wydania go uprawnionym

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej części C akt osobowych zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: 

1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę; 
2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy; 
3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy; 
4. kopię wydanego świadectwa pracy; 
5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym; 
6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę; 
7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. 

Podsumowanie

Podsumowując, formalności związane z odejściem zmarłego pracownika wymagają, aby pamiętać, że świadectwa pracy nie wysyła się na adres domowy, lecz czeka się na wniosek uprawnionych osób. Wystawienie dokumentu z datą śmierci i pozostawienie go w aktach osobowych aż do momentu zgłoszenia się bliskich to jedyne bezpieczne i zgodne z prawem rozwiązanie, które pozwala zamknąć historię zatrudnienia, bez narażania się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.