Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów - warto wiedzieć

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy ponoszą różnego rodzaju wydatki. Niektóre z nich mają pośredni lub bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Co za tym idzie, nie wszystkie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Jak rozpoznać wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów? Sprawdźmy.

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Z definicji kosztu uzyskania przychodów wynika, że powinien to być koszt, którego celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Oznacza to, że koszty, które zostały poniesione w innym celu, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Zakwestionowanie kosztu jako kosztu uzyskania przychodu będzie miało miejsce również wówczas, gdy będzie on miał charakter pozorny. Kolejną przyczyną nieuznania kosztu za koszt podatkowy może być uwzględnienie kosztu w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. W tym zamkniętym katalogu kosztów zostały ujęte wydatki, które niezależnie od celu, w jakim zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki mogą również zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na okres przejściowy lub trwały w związku z niedopełnieniem pewnych warunków, od których zależy uznanie za koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to przede wszystkim kosztów, które są rozliczane na zasadzie kasowej. Ostatnia grupa wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów to koszty, które są związane z przychodami zwolnionymi z podatku.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

Zasadniczo wydatki na nabycie majątku trwałego nie mogą być zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Kosztem są natomiast odpisy amortyzacyjne dokonywane od tych składników. Odpisów dokonuje się dopiero po ujęciu tych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w ewidencji środków trwałych oraz WNiP. Koszty nabycia środka trwałego czy WNiP stanowią więc koszty podatkowe, ale ich wartość podlega stopniowemu rozliczeniu, rozłożonemu w czasie, poprzez odpisy amortyzacyjne. W przypadku nabycia środka trwałego na kredyt, odsetki oraz prowizje naliczone do czasu oddania środka do używania zwiększają wartość początkową środka trwałego.

Wytworzenie środka trwałego

Jeżeli środek trwały nie jest przedmiotem nabycia, lecz jest wytwarzany przez podatnika, to odpisy amortyzacyjne zaliczane są do kosztów podatkowych dopiero po zakończeniu danej inwestycji i oddaniu jej do użytku. W przypadku prowadzenia KPiR, koszty inwestycji nie będą uwzględnianie w ewidencji w trakcie jej realizacji, lecz dopiero po jej zakończeniu zostaną ujęte w ewidencji środków trwałych. Koszty te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem, że mają one związek z przychodami.

Nie należy zaliczać do kosztów wytworzenia środka trwałego:

  • wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci;
  • kosztów ogólnych zarządu;
  • kosztów sprzedaży;
  • pozostałych kosztów operacyjnych i operacji finansowych, z wyjątkiem wyżej wymienionych kosztów odsetek, prowizji i różnic kursowych.

Środki trwałe o wartości nieprzekraczającej 10.000 zł

W przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych kwotą graniczną jest wartość 10.000 zł, która została zwiększona od 1 stycznia 2018 r. z kwoty 3.500 zł. Składniki majątku o wartości powyżej tej kwoty użytkowane dłużej niż rok mamy obowiązek zaliczyć do środków trwałych czy WNiP. Gdy wartość początkowa składnika nie przekracza 10.000 zł, wydatki poniesione na jego nabycie podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania bezpośrednio w miesiącu oddania go do używania.

Drugą możliwością w sytuacji nabycia składnika o wartości równej 10.000 zł lub niższej jest zaliczenie danego przedmiotu do środków trwałych i dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. W takim przypadku podatnik wprowadza składnik do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jednorazowego odpisu amortyzacyjnego podatnik dokonuje w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym.

W przypadku składnika o wartości równej 10.000 zł lub niższej podatnik może również wprowadzić składnik do ewidencji środków trwałych oraz WNiP i dokonywać jego amortyzacji według zasad ogólnych. Środek trwały może być amortyzowany metodą liniową bądź przy zastosowaniu innych metod dopuszczalnych przez przepisy. Podatnik dokonuje amortyzacji począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość przyjęto do używania.

Koszty przystosowania środka trwałego do użytku

Środek trwały, który został nabyty, ale do czasu oddania go do użytku poniesiono jeszcze koszty, które wiązały się z tym nabyciem lub były konieczne, aby środek mógł zacząć funkcjonować, należy doliczyć do wartości początkowej. Koszty związane z utrzymaniem takiego środka w stanie gotowości do użytku mogą stanowić bezpośrednio koszty uzyskania przychodu - celem jest bowiem osiąganie przychodów w przyszłości z racji wykorzystania środka. Można je także uznać za koszty ponoszone w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Ulepszenie środka trwałego

Wartość początkową środka trwałego powinny również powiększyć koszty jego ulepszenia. Ulepszenie składnika majątku może polegać na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji. Powiększenia wartości początkowej o wartość ulepszenia dokonuje się po zakończeniu danej inwestycji. Odpisów amortyzacyjnych od powiększonej wartości początkowej należy dokonywać od miesiąca następującego po dokonaniu ulepszenia. W przypadku gdy wartość wydatków poniesionych na ulepszenie nie przekracza w danym roku podatkowym kwoty 10.000 zł, wydatki te można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Odpłatne zbycie składnika majątku trwałego

Niezamortyzowaną część środka trwałego czy wartości niematerialnej i prawnej podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w przypadku jego odpłatnego zbycia. Dochodem ze zbycia środków trwałych jest bowiem różnica między uzyskanym przychodem a wartością początkową wykazaną w ewidencji środków trwałych, powiększona o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych.

Zwrot kosztów nabycia/wytworzenia środka trwałego

Nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości środka trwałego, która została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie albo odliczona od podstawy opodatkowania podatku dochodowego. Dotyczy to sytuacji, gdy podatnik otrzymał bezzwrotne środki na zakup środków trwałych w formie dotacji, subwencji, dopłaty lub innej, która jednocześnie nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Przykład 1.

Jan Kowalski, prowadzący firmę XYZ, zakupił samochód osobowy który będzie wykorzystywany wyłącznie w celu prowadzenia działalności przez okres powyżej 1 roku. Pan Jan sfinansował zakup samochodu uzyskaną dotacją. Czy w związku z tym, może ująć w kosztach wydatki poniesione na zakup pojazdu?

Co do zasady, w przypadku zakupu środków trwałych finansowanych w całości dotacją, odpisy amortyzacyjne nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Jednak mimo to, Pan Jan powinien wykazać zakupiony samochód w ewidencji środków trwałych.

Straty w środkach trwałych

Nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej odpisami amortyzacyjnymi. W przypadku ustalania straty pod uwagę należy wziąć całość odpisów, również tych, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli środek trwały był ubezpieczony, to otrzymane odszkodowanie z tytułu poniesionej szkody podatnicy wykażą jako przychód. Przychód ten zostanie wykazany w momencie otrzymania odszkodowania. Jednak jeżeli strata powstała w wyniku utraty lub likwidacji samochodów, a samochody nie były objęte dobrowolnym ubezpieczeniem AC to zarówno straty te, jak i koszt powypadkowej naprawy to wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.