Czy sygnalista może zgłaszać naruszenia regulacji wewnętrznych danego podmiotu?

Wejście w życie przepisów Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów budzi emocje i wątpliwości. W tym artykule wyjaśniamy, czy i kiedy sygnalista może zgłaszać naruszenia związane z regulacjami wewnętrznymi danego podmiotu. 

Jakie podmioty mogą być sygnalistami?

Zgłoszenia naruszenia prawa stanowiącego działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa jako sygnalista może dokonać: 

1. pracownik;

2. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

3. pracownik tymczasowy;

4. przedsiębiorca;

5. akcjonariusz;

6. wspólnik;

7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9. stażysta;

10. wolontariusz;

11. prokurent;

12. praktykant;

13. funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej;

14. żołnierz pełniący czynną służbę wojskową.

Zakres naruszeń, co do których można dokonywać zgłoszeń naruszenia prawa przez sygnalistów

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów wskazuje, jakie naruszenia zgłaszać może sygnalista. Wśród nich wymieniono w tym akcie naruszenia prawa stanowiące działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, a dotyczące:

1. korupcji;

2. zamówień publicznych;

3. usług, produktów i rynków finansowych;

4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6. bezpieczeństwa transportu;

7. ochrony środowiska;

8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11. zdrowia publicznego;

12. ochrony konsumentów;

13. ochrony prywatności i danych osobowych;

14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w wyżej.

Jak można dokonać zgłoszenia jako sygnalista?

Sygnaliści mogą zgłaszać powyższe nieprawidłowości w następujący sposób:

1. w procedurze zgłoszeń zewnętrznych;

2. w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, jeśli została ustanowiona w danym podmiocie;

3. w drodze ujawnienia publicznego. 

Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane jest do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Sygnalista może to zrobić bez uprzedniego zrealizowania zgłoszenia wewnętrznego.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich organ ten dokonuje wstępnej weryfikacji, ustalając, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rzecznik Praw Obywatelskich powinien niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazać zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę. 

Gdyby zgłoszenie sygnalisty nie dotyczyło naruszenia prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od jego przekazania i informuje o tym sygnalistę, jednocześnie podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. W tym wypadku może on poinformować sygnalistę o możliwych krokach prawnych.

Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę do organu publicznego przedstawia się w ten sposób, że po przyjęciu go organ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Gdy zgłoszenie należy do kompetencji danego organu, podmiot ten rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne oraz podejmuje działania następcze i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

Zgłoszenia wewnętrzne

Procedura wewnętrznych zgłoszeń sygnalistów obejmuje procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jest ona ustalana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa, z zastrzeżeniem, że konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

Określona procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

O jakie naruszenia może zostać rozszerzona procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Naruszenia prawa, o które można dokonać rozszerzenia procedury wewnętrznej zgłoszeń sygnalistów, nie muszą mieć związku z dziedzinami określonymi w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. 

Przykład 1. 

Pan Rafał dowiedział się o naruszeniach regulaminu pracy przez określone osoby wykonujące zadania na rzecz pracodawcy w firmie. Jest to mała 10-osobowa firma. Czy w tym przypadku może on podjąć jakiekolwiek działania jako sygnalista? 

W firmie, w której pracuje pan Jan, nie ma obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli takiej procedury nie wprowadzono, nie ma możliwości podjęcia działań jako sygnalista. Gdyby procedura została w firmie wprowadzona, wówczas pan Rafał mógłby zostać sygnalistą, jeśli w procedurze tej ujęto naruszenia, o których zamierzałby sygnalizować. 

Przykład 2. 

Pan Piotr ma wiedzę na temat dyskryminacji mającej miejsce w firmie, w której pracuje. Firma ta jako duża korporacja miała obowiązek wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych i poszerzyła ją o naruszenia związane z obowiązującymi w niej regulacjami wewnętrznymi, jednak nie została w nich ujęta dyskryminacja. Czy w tym przypadku pan Piotr może zostać sygnalistą i zgłosić dyskryminację w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych? 

Pan Piotr nie ma możliwości dokonać zgłoszenia w tym przypadku, procedura zgłoszeń wewnętrznych tej firmy nie przewiduje bowiem takich działań jako objętych zakresem procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów. 

Ujawnienie publiczne – kiedy jest dopuszczalne?

Ujawnienie publiczne możliwe jest przez sygnalistę w przypadku, gdy:

• dokona on zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zewnętrznego, a podmiot prawny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację, lub

• sygnalista dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Podsumowanie

Podsumowując i odpowiadając na pytanie postawione w tytule, sygnalista może zgłaszać naruszenia regulacji wewnętrznych danego podmiotu, jeżeli wprowadzona została w nim procedura zgłoszeń wewnętrznych, a zgłaszane przez niego naruszenia związane są z obowiązującymi w tym podmiocie regulacjami wewnętrznymi lub standardami etycznymi, które zostały ustanowione przez dany podmiot na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.