Decydując się na zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, mamy świadomość, że pracodawca będzie musiał odprowadzać za nas składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Co jednak, jeśli tego nie zrobi lub gdy prześle zgłoszenie pracownika do ZUS-u po terminie?
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS-u
Wykonywanie pracy w ramach stosunku pracy zawsze rodzi obowiązek odprowadzania składek do ZUS-u za zatrudnioną osobę. Dotyczy to nie tylko umowy o pracę, lecz także zatrudnienia w ramach powołania, mianowania, wyboru lub na podstawie spółdzielczej umowy o pracę. Rodzaj podpisanej umowy, podobnie jak wymiar etatu oraz czas trwania umowy nie odgrywają znaczenia, jeśli chodzi o konieczność odprowadzania składek do ZUS-u. W przypadku umowy zlecenia sytuacja jest bardzo podobna, co do zasady podpisanie takiego zobowiązania rodzi obowiązek odprowadzania składek ubezpieczeniowych za zleceniobiorcę. Wyjątkiem jest jednak umowa zlecenia:
- zleceniobiorcy posiadającego inny tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (np. pracującego w ramach umowy o pracę);
- ucznia lub studenta, który nie ukończył 26 lat.
Umowa zlecenia podpisana ze zleceniobiorcą, który jest jednocześnie pracownikiem zleceniodawcy, skutkuje koniecznością odprowadzania składek do ZUS-u.
Zgłoszenia do ZUS-u można dokonać na jednym z dwóch formularzy:
- poprzez wykorzystanie druku ZUS ZUA – gdy zgłaszamy pracownika do pełnego ubezpieczenia;
- poprzez wykorzystanie druku ZUS ZZA – gdy zgłaszamy pracownika wyłącznie do ubezpieczeń zdrowotnych.
Ubezpieczeniu społecznemu podlega osoba pozostająca w stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku pracy. Aby zatem wskazać precyzyjnie okres podlegania ubezpieczeniom społecznym należy zbadać okres trwania stosunku pracy. Dokumenty rozliczeniowe, o ile są środkiem dowodowym, to nie przesądzają o faktycznym istnieniu takiego stosunku. Pozwalają jedynie ustalić, czy pracodawca dopełniał swojego obowiązku i odpowiednio rozliczał się ze składek, jednak nie świadczą o wykonywaniu bądź niewykonywaniu pracy czy też trwaniu stosunku pracy.
Stosunek pracy trwa mimo niewykonywania pracy w sytuacji, gdy pracownik wykazuje gotowość do jej podjęcia. Należy przez to rozumieć sytuację, w której pracownik niezwłocznie, na wezwanie pracodawcy może podjąć pracę w razie powstania przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy w określonym w umowie czasie i miejscu pracy, jednocześnie pozostając zgodnie z art. 128 § 1 kp do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym umówionym z nim miejscu. Gotowość do podjęcia pracy pracownik może wyrazić w każdy możliwy sposób, w tym przez czynności konkludentne i przez sformułowanie odpowiedniego żądania w cywilnym postępowaniu sądowym prowadzonym przeciwko pracodawcy.
Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS-u
Każdy pracodawca i co do zasady każdy zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnionego do ZUS-u w terminie 7 dni od chwili nawiązania z nim stosunku pracy albo stosunku cywilnoprawnego, którego podstawą jest ozusowana umowa zlecenia. Termin ten liczymy w dniach kalendarzowych, a nie roboczych. Pamiętajmy jednak, że data podpisania umowy lub data wskazana w kontrakcie nie zawsze jest tożsama z chwilą nawiązania stosunku pracy. Decydujące znaczenie ma tutaj przede wszystkim treść zawartej umowy, a dokładnej postanowienie wskazujące, od kiedy zatrudniony faktycznie rozpoczyna wykonywanie swoich obowiązków.
Przykład 1.
Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę 12 stycznia 2024 roku. Strony wskazały jednak w umowie, że pracownik rozpocznie wykonywanie swoich obowiązków od 15 stycznia 2024 roku. Do kiedy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnionego do ZUS-u?
Najpóźniej 22 stycznia 2024 roku, a więc po upływie 7 dni kalendarzowych, począwszy od 15 stycznia 2024 roku.
Przykład 2.
Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę 12 stycznia 2024 roku. Obie strony określiły w niej, że dniem powstania stosunku pracy jest data podpisania umowy. Ze względu na prośbę nowego pracownika zatrudniający wyjątkowo pozwolił, aby pojawił się on w pracy dopiero po weekendzie, tj. 15 stycznia 2024 roku. Do kiedy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnionego do ZUS-u?
Najpóźniej 19 stycznia 2024 roku, a więc po upływie 7 dni kalendarzowych, począwszy od 12 stycznia 2024 roku. W tym przypadku decydujące znaczenie ma zapis umowny, który wyraźnie wskazuje, jaka jest data nawiązania stosunku pracy.
Przykład 3.
Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę 12 stycznia 2024 roku. Strony nie wskazały w niej, kiedy zatrudniony ma rozpocząć wykonywanie swojej pracy. Pracodawca i pracownik umówili się jednak ustnie, że nastąpi to 17 stycznia 2024 roku. Do kiedy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnionego do ZUS-u?
Najpóźniej 19 stycznia 2024 roku, a więc po upływie 7 dni kalendarzowych, począwszy od 12 stycznia 2024 roku. W tym przypadku brak zapisu umownego odnoszącego się do daty faktycznego rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego powoduje, że decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy, a więc 12 stycznia 2024 roku.
Przykład 4.
Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę 12 stycznia 2024 roku. Strony wskazały w umowie, że zatrudniony ma rozpocząć pracę 15 stycznia 2024 roku. Ze względu na niegroźny wypadek pracownik ostatecznie podjął pracę 18 stycznia 2024 roku. Do kiedy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnionego do ZUS-u?
Najpóźniej 25 stycznia 2024 roku, a więc po upływie 7 dni kalendarzowych, począwszy od 18 stycznia 2024 roku, czyli od daty faktycznego rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego.
Zgłoszenie pracownika do ZUS-u po terminie
Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS-u jest dosyć krótki, co w praktyce może powodować pewne problemy po stronie pracodawców. Szczególnie gdy przedsiębiorcy zatrudniają dużą liczbę osób i nie są w stanie wyrobić się z załatwieniem formalności w ustawowym terminie. Uchybienie 7-dniowemu terminowi na zgłoszenie do ZUS-u musi być naprawione jak najszybciej. W praktyce będzie się to jednak wiązało z koniecznością zapłaty odsetek od nieterminowej płatności za składki na ubezpieczenia społeczne pracownika. Co więcej, pracodawca musi liczyć się z kara grzywny w wysokości do 5 tys. zł.
Niezależnie od powyższego brak zgłoszenia pracownika do ZUS-u może rodzić odpowiedzialność karną po stronie pracodawcy. Zgodnie bowiem z treścią art. 219 Kodeksu karnego, kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
W postępowaniu karnym, którego przedmiotem jest czyn polegający na zaniechaniu odprowadzenia przez pracodawcę – wbrew obowiązkowi wynikającemu z Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 ze zm.) – składki na ubezpieczenie społeczne, status pokrzywdzonego przysługuje także Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.
W przypadku jednorazowego spóźnienia w terminowym zgłoszeniu pracownika do ZUS-u pracodawca nie powinien ponieść odpowiedzialności karnej. Jeśli jednak taka sytuacja będzie się powtarzać (względem każdej nowej zatrudnionej osoby) lub zgłoszenie do ZUS-u będzie bardzo mocno opóźnione, musi liczyć się on z taką odpowiedzialnością.
Przykład 5.
Pracodawca zmienia swoich pracowników średnio co kilka miesięcy – robi to w sposób legalny przy zachowaniu obowiązujących przepisów. Dopuszcza się jednak zwłoki w zgłaszaniu nowych pracowników do ZUS-u. Z reguły zgłasza ich do ubezpieczeń społecznych po upływie ok. miesiąca od dnia nawiązania stosunku pracy. Do tej pory ZUS nakładał na niego grzywny, sytuacja dotyczy już bowiem kilkudziesięciu pracowników. Pracodawca opłaca grzywny, jednak nie zamierza zmienić swojego postępowania. Obecnie 10 dni temu zatrudnił nową osobę do pracy i do tej pory nie zgłosił jej do ZUS-u. Czy w takim przypadku pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej? Czy jest ona niezależna od odpowiedzialności względem ZUS-u?
Tak, ponieważ zachowanie pracodawcy powtarza się od dłuższego czasu. ZUS może nałożyć na pracodawcę kolejną grzywnę i niezależnie od tego zgłosić podejrzenie popełnienia przestępstwa z art. 219 kk.
Czy spóźnione zgłoszenie pracownika do ZUS-u świadczy o pozorności podpisanej umowy? Niekoniecznie i dotyczy to także umowy zlecenia. Wypowiedział się na ten temat m.in. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 13 grudnia 2021 roku (sygn. akt VII U 778/21), w którym stwierdził, że istotne znaczenie ma przede wszystkim to, czy strona umowy faktycznie wykonywała czynności odpłatne, jak również, jaki był realny cel przyświecający stronom przy zawiązywaniu danego stosunku cywilnoprawnego.
Podsumowanie
Pracodawca ma obowiązek zgłosić do ZUS-u każdego pracownika w terminie 7 dni od chwili powstania stosunku pracy, tj. od daty faktycznego rozpoczęcia pracy lub daty wskazanej w umowie. Jeśli tego nie zrobi, naraża się nie tylko na odpowiedzialność pieniężną względem ZUS-u, lecz także odpowiedzialność karną.
