Wraz ze zmieniającymi się przepisami prawa pracy, a także wprowadzaniem nowych rozwiązań prawnych, modyfikacji ulega zakres obowiązku informacyjnego pracodawcy, jaki należy spełnić przy zatrudnianiu pracownika. Ostatnie zmiany zakresu tego obowiązku wynikały z faktu wejścia w życie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Zakres obowiązku informacyjnego pracodawcy
Poniżej przedstawiamy aktualny zakres obowiązku informacyjnego ciążącego na pracodawcy przy nawiązaniu stosunku pracy.
Kodeks pracy nakazuje mu przekazać przy nawiązaniu stosunku pracy co najmniej informacje o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
- obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
- przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
- przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
- zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
- zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę w przypadku pracy zmianowej;
- zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
- innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
- wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
- obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
- prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
- układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
- terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
Ponadto pracodawca w ramach obowiązku informacyjnego nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy musi przekazać pracownikowi co najmniej informacje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
- określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
- wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Rozszerzenie obowiązku informacyjnego w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów nakazuje przekazać przez pracodawcę, u którego wprowadzona została procedura zgłoszeń zewnętrznych, informację o niej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług bądź pełnienia funkcji lub służby.
Przykład 1.
Czy pan Roman zatrudniający 15 pracowników ma obowiązek poinformować ich o procedurze zgłoszeń wewnętrznych?
Jeśli w firmie nie zostanie dobrowolnie wprowadzona procedura zgłoszeń wewnętrznych, nie ma takiego obowiązku.
Zgłoszenia wewnętrzne – kiedy są możliwe i czego mogą dotyczyć?
Przepisy prawa nakładają na podmioty, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Mniejsze podmioty również mogą ją wdrożyć u siebie. Procedura wewnętrznych zgłoszeń sygnalistów obejmuje procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jest ona ustalana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa, z zastrzeżeniem, że konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Określona procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Naruszenia prawa, o które można dokonać rozszerzenia procedury wewnętrznej zgłoszeń sygnalistów, nie muszą mieć związku działaniami lub zaniechaniami niezgodnymi z prawem lub mającymi na celu obejście prawa, a dotyczącymi:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w wyżej.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może być rozszerzona o m.in.:
- mobbing,
- dyskryminację,
- bezpieczne i higieniczne warunki pracy wynikające z działalności danego podmiotu prawnego, które są ujęte w regulacjach wewnętrznych.
Forma obowiązku informacyjnego
Pracodawca może spełnić obowiązek informacyjny w formie papierowej lub elektronicznej.
Przekazanie tych informacji w formie elektronicznej jest dopuszczalne, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.
- informacji o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
- informacji o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje o nazwie takich organów lub instytucji;
- informacji o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia oraz na podstawie polecenia pracodawcy przekazuje on pracownikowi wymagane przy tego rodzaju pracy informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Informacje te mogą być przekazane pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej.
Informacja o zmianie siedziby, zmianie warunków zatrudnienia i inne
Pracodawca, który dokonuje zmiany adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, informuje o tym pracownika. Powinno to nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu, w formie papierowej lub elektronicznej.
W przypadku zmiany warunków zatrudnienia lub objęcia pracownika układem zbiorowym pracy bądź innym porozumieniem zbiorowym pracodawca informuje go o tym w postaci papierowej lub elektronicznej. Informacja ta powinna być przekazana pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Naruszenie obowiązków informacyjnych – sankcje
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca lub działający w jego imieniu, którzy nie informują pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych - podsumowanie
Podsumowując, po wejściu w życie ustawy o sygnalistach, w firmach, gdzie wprowadzona została procedura zgłoszeń wewnętrznych, konieczne jest dopełnienie obowiązku informacyjnego ciążącego w tym zakresie na pracodawcy. Bagatelizowanie obowiązków informacyjnych przez pracodawcę może skutkować ukaraniem go za wykroczenie.
