Wejście w życie regulacji dotyczących sygnalistów oznacza dla niektórych firm konieczność wdrożenia dodatkowych procedur. Określone podmioty mają obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Możliwe jest także dobrowolne jej uchwalenie w firmie. Wymaga to konsultacji. O tym, czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów i jak należy dokonać wyboru przedstawicieli pracowników do konsultacji, piszemy w artykule.
Konsultacje w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedurę wewnętrzną muszą wdrożyć te podmioty, w których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Mniejsze podmioty mogą to zrobić, ale nie muszą.
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w tym podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja.
Konsultacje dotyczące wdrożenia w firmie procedury zgłoszeń wewnętrznych trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Uwagi zgłoszone w toku konsultacji przez przedstawicieli pracowników nie są wiążące dla podmiotu ustalającego procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Zakładowa organizacja związkowa
Zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca co najmniej 10 członków będących pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji lub innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.
Zakładowa organizacja związkowa zajmuje się w szczególności:
- zajmowaniem stanowiska w indywidualnych sprawach pracowniczych w zakresie unormowanym w przepisach prawa pracy oraz w indywidualnych sprawach osób wykonujących pracę zarobkową w zakresie związanym z wykonywaniem tej pracy;
- zajmowaniem stanowiska wobec pracodawcy lub organu samorządu załogi w sprawach dotyczących zbiorowych interesów i praw osób wykonujących pracę zarobkową;
- sprawowaniem kontroli nad przestrzeganiem w zakładzie pracy przepisów prawa pracy, a w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
- kierowaniem działalnością społecznej inspekcji pracy i współdziałaniem z państwową inspekcją pracy;
- zajmowaniem się warunkami życia emerytów i rencistów.
Wyłonienie przedstawicieli pracowników
Gdy w firmie nie działają związki zawodowe, wówczas dotychczasowi przedstawiciele pracowników mogą brać udział w procedurze konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli przedstawiciele pracowników nie zostali oni wyłonieni u danego pracodawcy, powstanie konieczność ich powołania. Gdyby jednak w filmie funkcjonowała stała reprezentacja pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale pracowały także osoby na podstawie innych form zatrudnienia, to konieczne jest wyłonienie na potrzeby procedury zgłoszeń wewnętrznych nowych reprezentantów obejmujących także reprezentantów osób pracujących w danym podmiocie na podstawie innych form zatrudnienia. Przedstawiciele osób zatrudnionych to nie tylko przedstawiciele pracowników, a zatem wpływ na ich wybór nie mogą mieć tylko osoby związane stosunkiem pracy. Odstąpienie od nowych wyborów w tym wypadku będzie możliwe, gdy osoby pracujące na podstawie innych form zatrudnienia zgodzą się na wcześniej wyłonionych przedstawicieli przez pracowników zatrudnionych na umowie o pracę.
Wybór przedstawicieli do konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych może nastąpić w drodze głosowania, w tym głosowania elektronicznego.
Przykład 1.
W podmiocie, w którym musi być wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych, wszyscy pracownicy zatrudnieni są na podstawie umowy o pracę. W firmie wyłoniona jest stała reprezentacja pracowników do ich reprezentowania, gdy wynika to z przepisów prawa pracy. Czy reprezentanci mogą reprezentować pracowników przy konsultacjach procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Na to pytanie należy odpowiedzieć twierdząco, nie ma żadnych przeciwwskazań, aby w konsultacjach tych uczestniczyli wybrani wcześniej stali przedstawiciele pracowników.
Przykład 2.
W podmiocie, w którym musi być wdrożona procedura zgłoszeń wewnętrznych, pracownicy zatrudnieni są na podstawie umowy o pracę, umów zlecenie, kontraktów B2B. W firmie jest wyłoniona stała reprezentacja pracowników zatrudnionych na umowie o pracę do ich reprezentowania, gdy wynika to z przepisów prawa pracy. Czy reprezentanci mogą reprezentować wszystkich pracowników bez względu na formę zatrudnienia przy konsultacjach procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Przedstawiciele mogliby reprezentować zatrudnionych w danym podmiocie, gdyby osoby zatrudnione w innej formie niż umowa o pracę wyraziły na to zgodę. W przeciwnym wypadku konieczne jest wyłonienie nowej reprezentacji do tej szczególnej procedury.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co powinna obejmować?
Ustawa o ochronie sygnalistów nie precyzuje, jak powinny wyglądać konsultacje. O ich kształcie decyduje podmiot prawny i strona społeczna, czyli przedstawiciele pracowników.
Określona procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
- wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, które są upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązku potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązku podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez uprawnionych do tego;
- maksymalnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Co dodatkowo może zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Poza powyższym dopuszcza się dodatkowe regulacje, o które może zostać poszerzona procedura wewnętrzna, w tym w szczególności o:
- wskazanie naruszeń wewnętrznych, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
- wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – co powinien zawierać?
Pamiętać należy, że wdrażając procedurę zgłoszeń wewnętrznych, konieczne jest prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot, który wdrożył tę procedurę, jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
Zawarte w rejestrze dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych musi uniemożliwić nieupoważnionym dostęp do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniać ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Wobec tego istotne jest, aby przyjmować czy weryfikować zgłoszenia wewnętrzne, podejmować działania następcze oraz przetwarzać dane osobowe mogły wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie przez dany podmiot.
Jak można dokonywać zgłoszeń w ramach procedury wewnętrznej?
W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych sygnalista może dokonać zgłoszenia:
- ustnie, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;
- pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgłoszenie ustne może nastąpić za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej. Jest ono udokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy.
Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o zastosowanie tej formy. Zgłoszenie na takim spotkaniu za zgodą sygnalisty jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy lub
- protokołu spotkania odtwarzającego jego dokładny przebieg, który sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić przez jego podpisanie.
Podsumowanie
Podsumowując, wybór przedstawicieli do konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych jest z reguły każdorazowo konieczny. Można od tego odstąpić, jeśli u pracodawcy jest wybrana stała reprezentacja pracowników zatrudnionych na mocy umowy o pracy do działania w sprawach zakresu prawa pracy, jeśli nie ma osób pracujących na innej podstawie.
